Halmos Péterné

Az SAP rendszer bevezetése próbára tette a Munkaerő- és Bérgazdálkodási Főosztály munkatársait is. Noha hibák elvétve még előfordulhatnak, a nehezén már túl vannak a dolgozók, és a bérszámfejtés nagyobb zökkenők nélkül zajlik. A kezdeti lépésekről Halmos Péterné főosztályvezető beszélt lapunknak.

Korábban a munkaügyi-bérszámfejtési feladatokat saját fejlesztésű rendszerrel végezték, a TB és családtámogatási elszámolások pedig vásárolt szoftverrel történtek. A munkához kapcsolódó informatikai és üzemeltetési támogatást a Gazdasági Informatikai Osztály adta.

Tárgyhavi bérszámfejtés

Az SAP HR (humán erőforrás) – melyet fejlesztésekkel alkalmassá kellett tenni az egyetemi sajátosságok befogadására – különösen összetett, bonyolult rendszer. A projekt során bevezetett négy almodul: a személyügyi adminisztráció (dolgozói adatok), az időgazdálkodás, a bérszámfejtés, a TB és a szervezet menedzsment, azaz a szervezeti hierarchia nyilvántartása és a változások követése. Az adatok módosításakor minden előzmény megmarad, nem íródik felül, így a változások visszamenőleg is láthatók. Papíralapon csak az eredeti aláírásokkal ellátott bizonylatot kell tárolni.

Az SAP HR bevezetése nagy változást jelentett, de nem csak a Munkaügyi Főosztályon, hanem a szervezeti egységeknél is, hiszen az időadatok rögzítésének – a rendszer filozófiájának megfelelően – napra pontosan kell megtörténnie, kivéve a klinikáink változóbér adatainál, ahol az összesített forma működik. Gyakorlatban ezért nem szükséges a naponkénti adatbevitel, ilyenformán a főosztály javasolta a hetenkénti rögzítést.

Az új rendszerrel kapcsolatban az egyik legfontosabb döntési pont az volt, hogy az úgynevezett csúsztatott bérszámfejtésről áttértek a tárgyhavi számfejtésre. Ez érzékenyen érintette az egyetem közalkalmazottait, hiszen az illetmények így a tárgyhónapot követően 6-án kerülnek az egyéni számlákra. Ha majd kevesebb problémával, javítandó tétellel tudnak számfejteni, s a főosztályvezető reményei szerint a bérutalás 1-2 nappal előbbre hozható.

Az SAP-ban általában már az adott havi számfejtést 25-28-án megkezdik. Ennek célja, hogy az eredményeket a végső számfejtés-utalás előtt ellenőrizni lehessen. Jelenleg még sok kezdeti hiba fordul elő, amely lehet rendszer-beállítási és adatbeviteli probléma is.

Többszörös ellenőrzés

A szervezeti egységek időrögzítési zárását követően ismét számfejtés, majd ellenőrzés következik és ezek után történhet meg az illetmények utalása.

Az SAP HR-ben bérkeret-nyilvántartás nincs, ez a Költségvetés Menedzsment Modul része. Amikor a modulok közötti kapcsolatok már működnek – ezen dolgoznak a társfőosztályokkal – a szervezeti egységek látni fogják a gazdálkodási adataikat és mód lesz az esetleges szükséges korrekciók, kiegészítések rendezésére is.

A HR-ben lévő személyes adatok, számfejtési eredmények és az adott szervezet összesített bérfelhasználási és járulék adatai már, néhány szervezeti egység kivételével, megtekinthetők. Ennek kezelését a főosztály félnapos oktatási program keretében mutatta be, és a delegált munkatársak ezután kaptak jogosultságot.

Derekas helytállás

Bár csaknem egy évvel ezelőtt kezdődött a létrehozási időszak, és öt hónapja éles üzemben dolgozik a rendszer, még mindig előfordul, hogy hétvégén is dolgoznak a főosztály munkatársai. Főleg a kulcsfelhasználók vállaltak sok plusz feladatot. A főosztályról heten elmentek azért, mert nem akarták vállalni az átképzést, de az itt maradottak derekasan helytálltak. Az idő haladtával a munkatársak egyre több gyakorlatra tesznek szert és amennyiben az üzemeltetési háttér is felállt, Halmos Péterné bízik abban, hogy a munkájuk eredménye jobb lesz, és hosszú idő után visszaállhat az eredeti munkarend.

A főosztályvezető ezúton is köszönetet mond mindazoknak, akik ebben a hatalmas munkában részt vettek, amiért szabadidejüket, sokszor hétvégéjüket áldozták azért, hogy mindenki rendben megkapja a fizetését.

Tolnai Kata–Pap Melinda