Kis Róbert

Túljutott az SAP-rendszer bevezetése a legkritikusabb három hónapon. (Az „SAP” mozaikszó a német „Systeme Anwendungen Produkte in der Datenverarbeitung” elnevezésből fakad, ami magyarul „rendszerek, alkalmazások, termékek az adat folyamatokban”-t jelent.) Egyre kevesebb lesz a váratlan szoftverhiba vagy felhasználói nehézség. Ebben bízik a Gazdasági-Műszaki Főigazgatóságon belül működő Kontrolling Főosztály vezetője, Kis Róbert, akitől megtudtuk, koránt sincs még kész a rendszer, de alapvető funkciói már működnek.

– Senki sem vitatja, hogy vannak még problémák az SAP-rendszerrel, de ez nem csoda, mert tulajdonképpen még a bevezetés feladatainál járunk. Az elmúlt hónapokban a „használva tapasztalás” időszakát éltük át. Hibák bármikor felmerülhetnek, ezeket orvosolni kell, és természetesen mindent megtenni megelőzésükért – mondja Kis Róbert. – Az egyetem munkatársai által leginkább tapasztalt problémát az első (februári) bérszámfejtésnél előforduló hibák jelentették. A fellépő problémákat igyekeztünk azonnal orvosolni, és azóta is tökéletesítjük a rendszert. A márciusi bérszámfejtéssel kapcsolatban már lényegesen kevesebb észrevétel érkezett a Munkaerő- és Bérgazdálkodási Főosztályra. Közülük szerencsére egy sem volt munkatársainkra anyagilag jelentősen kiható hiba. Természetesen az észrevételeket márciusban is azonnal kivizsgáltuk és megoldottuk.

– Megoldható-e, hogy ne vonjanak le év elején olyan sok adóelőleget a dolgozóktól?

– A gondot az okozta, hogy a 13. havi fizetés adójogilag a tárgyévre esett, ennek személyi jövedelemadó-tartalmát a jövedelem keletkezésének pillanatában vonták le, nem pedig éves szinten, azaz 12 hónapra szétterítve. Kivált abban az esetben volt jelentős mértékű a levonás, amikor a 13. havi kereset összege miatt a közalkalmazott egy magasabb adósávba került. Kértük az adóhatóságot, hagyja jóvá azt a gyakorlatot – amelyet a Közalkalmazotti Tanács és a SOTESZ is támogat –, hogy azon esetekben, amikor a nem rendszeres jövedelem kifizetése adósáv-ugrást eredményezne, ezt a levonandó adótöbbletet szétteríthessük az év hátralévő hónapjaira. Még nem ismerjük az APEH hivatalos állásfoglalását, de úgy gondolom, eséllyel bizakodhatunk. A márciusi bérjegyzék mellé a dolgozók tájékoztatót kaptak arról, hogyan értelmezzék azt. Javaslom, hogy figyelmesen nézzék át minden hónapban. Bármilyen kérdés vagy tapasztalt összegszerű eltérés esetén a kollégák lépjenek kapcsolatba a Munkaerő- és Bérgazdálkodási Főosztály munkatársaival, akik a problémát minél hamarabb megoldják.

– Kezd már tisztulni, világosodni a kép? Könnyebb megbirkózni az SAP-val?

– Úgy indult el ez a méreteinél fogva is hatalmas informatikai projekt az egyetemen, hogy a belső szakember-gárda korábban még sosem látott SAP-t. Itt, a központban irányítottuk tartalmi összeállítását, mely mondhatni mozaikokból épül fel. Főosztályvezető kollégáim vezetésével és sok-sok munkatársunk segítségével, odaadó munkájával terveztük meg, hogy mi legyen a rendszerben, s hogyan működjön. Ugyanakkor az SAP-nak van egy sajátos logikája, amelyet követnünk kellett, mert, ha bárhol belenyúlunk, akkor pont azt az előnyét vesztheti el, amitől vonzó lehet: a tartós fejleszthetőséget és követhetőséget, valamint az átlátható logikus működési elvet. Ha minden egyes egykor létező egyetemi gyakorlatnak érvényt kívánnánk szerezni, és ennek érdekében túlfejlesztenénk a rendszert, akkor annyira különböznénk a standardoktól, hogy a verziókövetés nem lenne lehetséges. Minden egyes újabb, korszerűsítő beavatkozást drága külső tanácsadói fejlesztésekkel lehetne csak véghezvinni. A jogszabályi vagy egyéb változásokat természetesen mindig újra kell programozni. Az egyetem vezetői azért vásárolták meg ezt a szoftvert, mert a lehető legrészletesebb adatokat kívánják megkapni döntéseik előkészítéséhez, alátámasztásához – és ezt a határozottságot és igényt ma is tapasztalom.

Klinikaszintű adatok

– A klinikák vezetőit pedig az a jogos igény vezérelte, hogy szeretnének minél ésszerűbben gazdálkodni, naprakész, pontos adatokat kapni. Szeretnék tudni előbb-utóbb azt is, hogy mennyibe kerül egy-egy beteg ellátása.

– Ezt sajnos ma még nem lehet megmondani a rendszerből, de folyamatosan haladunk efelé, s talán a közeljövőben lehetségessé válik. Ehhez adatok százait – tehát az eddigi adatmennyiségnél jóval többet kell a rendszerrel dolgozóknak az SAP-ba rögzíteniük. És ezzel elérkeztem a munkatársaink által megtapasztalt másik lényeges nehézséghez: az adatrögzítés részletességéhez. Ugyanakkor ez nem hiba, hanem a bevezetés céljait szolgálja, és hamarosan könnyebbé teszi valamennyiünk munkáját.

– Mikorra érhetünk el oda, hogy valaki beírja a gépbe a beteg nevét, és máris látja a kezelésével, ápolásával kapcsolatos összeget?

– Ha teljesen tényadatokra építve szeretném ezt látni, kissé utópisztikusnak tűnhet a válaszomban foglalt megoldás: majd akkor, amikor a betegágy mellett dolgozók minden egyes tevékenységét rávezetik az elektronikus jegyzettömbre, ami vezeték nélküli kommunikációval kapcsolódik a szerverhez, melyen keresztül az SAP az adatokat megkapja. Másként fogalmazva: ha tisztázódik a betegellátással kapcsolatos összes komponens. Ha megelégszünk nem mért, hanem kalkulált vagy becsült adatokkal, akkor nyilván ez időben hamarabb realizálódhat. Az egyes beteg szintjén 2007-nél korábban semmiképpen. A felmerülő ellátási költségek között egyébként vannak a beteghez köthető, mérhető adatok, és olyan költségrészek, amelyeket direkten sehol sem lehet figyelembe venni. Ilyen például az igazgatás, a takarítás vagy például a parkfenntartás. Vannak továbbá a tevékenységek közt nehezen felosztható költségek is. Erre is mondok egy példát: a professzor a hallgatók előtt végez el egy műtétet – amit egyébként az OEP finanszíroz – akkor az minek számit: betegellátásnak vagy oktatásnak? Vagy milyen arányban kell ezt a költséget a két tevékenység közt felosztani? Ezt csak becsülni lehet. Az efféle részleteket tisztázni kell, de ezeket innen, a főosztályról nem mondhatjuk meg. Esetenként ez szélesebb körű szakmai egyeztetést vagy vezetői szintű elfogadást igényel.

– A klinikai vezetők érthetően azt kérik, hogy ne csak klinika, hanem osztályszintig kapják meg a kontrolling modulban a költségkimutatást.

– Ez a kérés részükről teljesen elfogadható, és jövőbe mutató, ezt én nagyban támogatom. Ellenben az erőforrásokat az SAP csapatban is szükséges beosztani, és sorrendben a most legfontosabb dolgokra összpontosítani. Amit elmondtam a költségek felosztásának nehézségével kapcsolatban, tovább árnyalja a képet, és nehezíti, de legalább is időben távolabbra helyez egy ideálisnak tekinthető megoldást.

– Ezek szerint a jövőben tételesen meg tudják majd mondani például azt is, hogy egy adott osztály vezetőjének mivel volna érdemes spórolnia?

– Ütemesen haladunk előre, először a nagyobb, aztán a részletesebb kimutatás felé. Nyár elejére klinikaszintű adatok – a szolgáltatások egységekre történő kiterhelése, különféle felosztandó költségek – már biztosan lesznek, de mint mondtam, az osztályszintű adatok megadása csak hosszabb egyeztetést követően lehetséges. Az adatrögzítést (költséghelyi adat elkülönítést) klinikánként kell megoldani az után, hogy a rendszert felkészítettük fogadásukra. El kell dönteniük például, hogy az igazgató bérét négyzetméter- vagy betegforgalom arányosan, netán más módon osszák-e föl az egyes osztályok között. Ennek rendezését legjobb esetben is csak 2007. január elsejére képzeltük el. Ám a feszített tempó és az ezzel kapcsolatos teendők részletezettsége miatt nem garantálható ezen határidő tarthatósága.

Gazdálkodási feltételek

– Addig is a szervezeti egységek gazdasági vezetőinek végezniük kell aktuális teendőiket, méghozzá ebben a számukra is merőben új rendszerben. Hozzászoktak már az új rendszer használatához?

– Az Egyetemi Tanács február végén elfogadta a végleges költségvetést. Ezt az éves költségvetési kötelezettségvállalási keretet – megosztva az összeget személy jellegű, dologi és gazdasági-műszaki szolgáltatásra fordítható „alkeretek” közt – a Kontrolling Főosztály munkatársai április elején már betöltötték az SAP-ba. Ez azt jelenti, hogy a rendszerben létező ideiglenes (tavalyi keretekből képzett) keretek helyére áprilistól már a végleges keretszámok kerültek. Májustól reményeim szerint az egyes alkeretek is véglegesen beállításra kerülnek. Forrásonként megnyitottuk a pályázati kereteket is, valamint ezek tavalyi maradványkereteit. Minden klinika csak a rá vonatkozó adatokat láthatja. E kikötésnek megfelelően alakítjuk át az egyébként centralizált gazdálkodásra épített SAP rendszert. A lekérdezés még nem teljesen egyszerű, de működik, és igyekszünk felhasználó-barátibbá tenni. Dolgozunk azon, hogy az egyes felhasználók minél egyszerűbb formában juthassanak hozzá az őket érintő adatokhoz. Ez némi fejlesztést igényel. Ha bármelyik felhasználónak bármikor valamilyen nehézsége támad, nem tudja kereteit és felhasználásait megnézni, vagy például elakad a számla kifizetési célú rendszerbe rögzítése során, munkatársaim telefonon segítenek, illetve előzetes egyeztetést követően személyesen is rendelkezésre állnak. Oly módon, hogy az érintett dolgozó eljön a Kontrolling Főosztály számítógéptermébe, ahol szakembereinkkel közösen megoldják a problémákat. Ezen kívül az SAP szakértői csapat előre ütemezetten minden szervezeti egységhez kimegy. A főosztályunk által készített első SAP rendszerből származó kontrolling-VIR tablók, az egységeknek szóló gazdálkodási kimutatások ezzel együtt – vagy talán emiatt – viszont csak májusban remélhetők. Addig minden felhasználó maga szedheti le a szükséges adatokat az SAP-ból és a MedSol-ból, illetve fordulhat kérdéssel hozzánk. El kell mondanom, hogy nagy dicséret illeti az új rendszer alkalmazóit, amiért ilyen hamar elfogadtak egy ekkora mérvű változást. Egyre gyorsabban és pontosabban dolgoznak. Már nem ugyanazok a problémák, mint az elején.

– Ezek szerint a képzés sikeresnek mondható?

– Igen, föltétlen. Nagy igény van iránta, úgyhogy nem is akarjuk abbahagyni. Egyelőre úgy tervezem, hogy kéthavonta tartunk utóképzéseket, részint a fluktuáció miatt, másrészt szükség lesz erre, mert a felhasználói igényekhez igazodva egyre finomítjuk a rendszert. Jólesik, hogy jött már néhány dicsérő levél is. Az adósságállományt április elejére lényegesen lecsökkentettük, és megteremtettük a zavartalan gazdálkodás feltételeit. Azt gondolom, hogy a rendszer fejlesztésével és egyre rutinosabb, elmélyültebb használatával fokozatosan fejlődünk mi magunk és a végfelhasználók is.

Tolnai Kata – Tóth Andrea