Kis Róbert

Jóllehet a kontrolling viszonylag friss tudományág, nem új keletű egyetemünkön. Szerepe, jelentősége azonban megnőtt átalakulóban lévő gazdálkodásunkban. Ehhez igazodva jött létre 2004 őszén, a korábbi Közgazdasági Főosztály helyén, a Kontrolling Főosztály, amelynek vezetőjét, Kis Róbertet a küszöbönálló változásokról kérdeztük.

– Több mint egy éve kezdődött el annak a kontrolling koncepciónak a kialakítása, amelyet a bevezetés alatt álló Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszerben érvényesítünk majd – magyarázza a főosztályvezető. – Elsősorban a gazdasági teljesítmények tervhez képesti teljesülését kontrolláljuk, csatoljuk vissza a felső vezetőknek, illetve a szervezeti egységek irányítóinak.

– De a teljesítményeket nem csak a tervhez lehet viszonyítani, hanem a versenytársakhoz is.

– Ez a fajta összehasonlítás már elképzelésként természetesen létezik. Pillanatnyilag azonban minden erőnket leköti az informatikai projekt, amely nagy fordulópont lesz az egyetem életében. Akik valamilyen szinten számokkal dolgoznak, azoknak a gyors és pontos információ, visszacsatolás feltétlenül érték. Jó adatokra alapozva sokkal pontosabb döntések hozhatók. Az egyetemi közép- és felsővezetők nem csak megértették ennek a projektnek a lényegét, hanem élnek is a lehetőséggel. Számtalan észrevételt, kérést kapunk tőlük arról, hogy mit hogyan, milyen részletességgel kellene kimutatnunk.

Automatikus ügyletek

– És ilyen változásgeneráló tényező lesz ez a rendszer, másfajta szisztémát, gondolkodásmódot követel majd?

– Igen, a változások egyik legfőbb oka éppen az, hogy nyugat-európai üzleti kulturált próbálunk megvalósítani egy központi költségvetésű intézményben. Ennek egyik része a kimutatások rendszerével szemben támasztott elvárásokban érvényesül. A tárgyidőszaki gazdálkodás eredményének megállapításakor például a jelenlegi pénzforgalmi szemléletről áttérünk üzemgazdaságira. Mire gondolok? Jelenleg azt tudjuk kimutatni az egyetemen, amit elköltöttünk. Például: ha egy klinika a mennyiségből fakadó árkedvezmény miatt él egy három hónapra elegendő fecskendő megrendelésével, akkor ennek összegét egyben kell kifizetnie. Ezáltal túlzottan megterheli az adott hónap keretét, azét, amelyben kifizeti az egyébként 3 havi költséget jelentő árut, emiatt rossz lesz a pénzforgalmi eredménye. Holott olcsóbban szerzett be további két hónapra is elegendő mennyiséget, melyet később használ fel.

– Hogyan jelenik meg ez a rendszerben?

– A keretfelhasználás szabályozott, a kereten belül maradás továbbra is követelmény. Az, hogy a klinika milyen eredménnyel zárja az egyes hónapokat, ebből a szempontból irreveláns. Ennek likviditási szempontból van jelentősége. Példánknál maradva: a háromhavi fecskendő adag megrendelésekor a rendszer azonnal jelzi az adott hónap keretének lekötését. De a mennyiség csak akkor terheli majd a klinika eredményét, akkor jelentkezik az eredmény-kimutatásában negatívként, költségként, amikor a raktárból kiveszik a fecskendőt felhasználási céllal.

– Következésképp minden egyes tranzakció összes következményét követi, kezeli a rendszer.

– Pontosan ebben rejlik az integráltság lényege. Rendkívül széles körű tranzakciók, automatizált folyamatok jellemzik majd az elkövetkezendő gyakorlatot. Amikor valaki kivesz a raktárból öt fecskendőt, nem feltétlenül kell erről külön papíron jelentéseket, elszámolásokat készítenie, mert a rendszer érzékeli az ügyletet és előre beprogramozott módon eljuttatja az információt például a főkönyvbe, amely végrehajtja a készletcsökkentést.

Fokozatos fejlesztés

– Ki viszi be a szóban forgó adatot, a tényleges kivételt a gépbe: az ápolónő, vagy a gazdasági vezető?

– Ebben nem lesz lényeges változás. Nyilván egyes folyamatokat át kell majd gondolni azért, hogy megfelelő hatékonyságú munkamegosztás jöjjön létre a szervezeti egységekben. Lesz egy általános metódus, hogy milyen szinteken ki kezeli a rendszert. A különféle adatokhoz való hozzáférés és adatkezelés, adatrögzítés most is szabályozott, ennek szerepe a jövőben sem csökken, csak a gazdasági folyamatok és az integrált rendszer igényei szerint némileg módosulhat.

– Mennyire képes a rendszer figyelembe venni az egyes klinikák specialitásait?

– Három elvárható cél van vele szemben: pontosság, gyorsaság és átláthatóság. Utóbbi csak úgy képzelhető el, ha minél homogénebb folyamatok jellemezik a rendszert, az erre való törekvés érzékelhető lesz. A helyi specialitások az indokolt mértékig leképezhetők lesznek, de ez elsősorban a MedSol-t érinti.

Többkörös felkészítés

– Hol tartanak az érintett dolgozók felkészítésében?

– Már túl vagyunk a kulcsfelhasználók oktatásán. A több mint 40 kolléga között találhatók azok a szakértők, akikhez majd gond esetén fordulhatnak a végfelhasználók. De elkezdődött az ő képzésük is, az ötnapos tanfolyamokat úgy ütemezzük, hogy lehetőleg ne okozzanak zavart az egyetem életében. Az SAP modulokból épül föl, mindegyikben más-más szakma képviselteti magát, ennélfogva különböző képzettségűek a vele dolgozók. Ez a rendszer egy olyan fához hasonlatos, amelynek januártól még csak a törzse kezd „élni” – az idetartozó funkciókat oktatjuk jelenleg –, de idővel, ahogy az igények hozzák, ágakkal, hajtásokkal, ezáltal újabb átadandó ismeretekkel bővül, ezért többkörös oktatást tervezünk.

– Mikortól lesz könnyebb a gazdasági munka, az intézmények gazdálkodása?

– Nagyon hamar, de mint említettem, lesznek még később kikristályosodó, megoldásra váró teendők. Hosszú távon azonban ésszerűsödnek, egyszerűsödnek a gazdálkodással összefüggő feladatok. A kollégák megszabadulnak a papírhalmok könyvelésével, a folytonos adatrögzítéssel járó rabszolgamunkától, s végre az igazi érdemi, elemző alkotómunkára koncentrálhatnak. Azt hiszem, az emberek sosem tiltakoznak a jó ellen, főleg ha érzik, hogy ennek effektív haszna van.

Tolnai Kata–Tóth Andrea

Kis Róbert közgazdász diplomáját 1998-ban szerezte meg Debrecenben, majd Szegeden elvégezte az egészségügyi menedzserképző szakot. Jelenleg doktori képzésben vesz részt a Nyugat-Magyarországi Egyetem közösségi gazdálkodás szakán, s egészség-gazdaságtani témában készíti disszertációját. 2001-2003-ig a Hajdú-Bihar Megyei Önkormányzat Egészségügyi, Szociálpolitikai és Gyermekvédelmi Irodáját vezette. Ezután az anyagi gondokkal küzdő MÁV Kórház gazdasági igazgatója lett. Sikerült teljesítenie, ami elvállalt, ezért új kihívást keresett és talált egyetemünkön.