Miről szól az „IKGR” informatikai projekt?

A Semmelweis Egyetemen 2005. január 1-én kezdetét vette az Integrált Klinikai és Gazdasági Rendszer (IKGR) projektje, melynek bevezetése mára már előrehaladott stádiumba került. Az IKGR projekt elnevezésében a hangsúly az „integrált”-on van, mely tulajdonképpen végső célkitűzésként az egyetem tevékenységeit kiszolgáló különféle szoftverek egymással összekapcsolódó informatikai rendszerének létrehozását, tehát a meghatározott célokat kiszolgáló teljes rendszerközi adatáramoltatást fogalmazza meg. Az integráció magában foglalja az egészségügyi tevékenységet kiszolgáló – az IKGR projekt másik jelentős szoftvereként bevezetendő – ún. „MedSolution”, az oktatási tevékenységet kiszolgáló ún. „Neptun”, és a gazdálkodási tevékenység számára szintén az IKGR keretében bevezetendő ún. „SAP” rendszer egymással történő informatikai összekötését. Természetesen az integrációban más szakterületek által használt szoftverek is helyt kapnak – mint például élelmezési tevékenységet támogató program –, melyek részben kiváltással (más szoftverre történő cserével), részben „interfészeléssel” (adatcsere-folyamat informatikai megoldásával) vagy más módon fognak az egyetem informatikai vérkeringésébe bekapcsolódni.

A szoftver-bevezetéseken (az egyetemre történő paraméterezéseken) túl az IKGR projekt általános informatikai eszközfejlesztést is magában foglal. Az infrastruktúra-fejlesztés csak részben szolgálja a bevezetendő programok működtethetőségét, és jelentősen hozzájárul az egyetem informatikai színvonalának fejlesztéséhez. Ezeket a számítástechnikai fejlesztéseket már sokan tapasztalhatták is új, korszerű számítógépek és tartozékok egyes klinikákra, szervezeti egységekhez történő telepítésekor. A hardverfejlesztések sokak által nem látható részei a szerver- és hálózatfejlesztések, melyek az adatfeldolgozás és adatáramlás gyorsaságát és az adattárolás biztonságát hivatottak növelni.

Az IKGR projekt tehát 2 új program meghonosítását tartalmazza: a „MedSolution” nevű program az egészségügyi tevékenység, az SAP nevű program a gazdálkodás adminisztrációs-adatrögzítési és információs folyamatait fogja kiszolgálni. Az IKGR szoftverei közül jelen cikkben az SAP rendszerről és annak az egyetem hétköznapjaira gyakorolt várható leglényegesebb hatásairól lesz szó.

Az „SAP”-ról általánosságban

Az SAP mozaikszó a német „Systeme Anwendungen Produkte in der Datenverarbeitung” elnevezésből fakad, ami magyarul „rendszerek, alkalmazások, termékek az adat folyamatokban”-t jelent. Az SAP rendszert világszerte nagyon sok szervezet alkalmazza, túlnyomórészt üzleti vállalkozások, de szép számmal közintézmények, a közszféra szereplői is. Az SAP-t 1975-ben kezdték fejleszteni, míg mára elérte aktuális funkcionalitását. Az SAP-t előszeretettel alkalmazza mind több hazai vállalkozás és költségvetési intézmény is, mert rendkívül rugalmas tulajdonságai miatt jórészben képes a vevő nem ritkán egyedi kívánságait is kiszolgálni, továbbá tapasztalat, hogy egy jól megválasztott szakmai stratégia mellett képes egyszerűsíteni és ésszerűsíteni az ügyviteli folyamatokat.

Miért SAP?

Az SAP mindezek mellett egy olyan jövőbe tekintő üzleti kultúrát képvisel, mely az Európai Unióban elfogadott mindennapi gyakorlat, és ezáltal ötvözi az egyes funkciók területén jelentkező „legjobb gyakorlatot”, ami jelentős hozzáadott értékként jelenhet meg az egyetem életében. Az SAP egyike a világon leginkább elterjedt gazdasági folyamatokat segítő rendszereknek, és többek között emiatt meglehetősen biztosnak látszik hosszú távon vett fejleszthetősége, követhetősége, aktualizálása. Mivel a rendszer modulokból épül fel, így terjedelmét tekintve szabadon szűkíthető vagy bővíthető. Ennek megfelelően a rendszer bármikor kiegészíthető további funkciókkal is. Maga a szoftver egy váz, mely előre programozott adatkezelési algoritmusokat tartalmaz, beégetve az alapfunkciókat. A legtöbb standard folyamat egyetemi igényekhez alakítása – figyelembe véve a rendszer által képviselt üzleti kultúrát és logikát – rugalmasan megoldható. Az időközben keletkező változási igények a rendszeren könnyen keresztülvihetők, hiszen az informatikus szakemberek számára a rendszerre vonatkozó minden szükséges tudnivaló írott formában megtalálható, továbbá szakmai háttértámogatás a forgalmazó részéről folyamatosan biztosított.

Milyen változások várhatók?

Számos változás nem azért következik be, mert egy jelentős esemény kiváltja, hanem mert a dinamikusan változó környezet az idő előrehaladtával kikényszeríti. Magát az SAP rendszert is a megváltozó gazdálkodási környezet hívta életre annak érdekében, hogy az egyetem reakcióképessége a külső környezeti változásokra gyorsabb és hatékonyabb legyen. Az egyetem méreteit és reakcióképességét egy hatalmas csatahajó navigációs példáján keresztül lehet érzékeltetni. Alap esetben – mint ami az egyetem jelenlegi adottsága – ha a kapitány a tengeri csatában kiadja a parancsot, hogy „90 fokkal forduljunk jobbra”, akkor a kormányos elforgatja a kormányt, de a hajó teste csak 15 perc múlva áll be irányba. Addigra pedig más irányzékot diktálhat a kapitány, vagy a célpont már elúszott, vagy a torpedó eltalálta a hajót. A lassú reakció tehát ezt jelenti. Gyorsabb reakcióhoz egy ilyen nagy hajó esetén nagyobb kormánylapát, vagy fejlettebb irányváltoztatási rendszer szükséges. Szimbolikusan az SAP egy fejlettebb irányváltoztatási rendszer, és feltétlenül elvárható tőle a gyorsabb reakcióidő.

A változások értelme és lényege az előbbi példán keresztül érthető meg igazán. Az SAP egy modernizáló eszköz a változások folyamatában, és ezt is, mint a csatahajó modernebb irányváltoztatási rendszerét, meg kell tanulni kezelni.

Grafikai megjelenítés

A grafikai megjelenítés nem képezi lényeges elemét a változásoknak, de bárki, aki eddig más szoftverrel dolgozott, először ezt fogja észrevenni. 2006. január 2-tól a megszokott „DOS”-os kék-fehér karakteres képernyő helyett egy „Windows”-os grafikai stílusjegyeket magában hordozó színes felület jelenik meg ott, ahol ezt már használatba vehetik. Az adatmezők ablakok lesznek, elrendezésük más logikát követ majd, és számuk lényegesen több lesz az eddig megszokottaknál. Részben emiatt is helyeződik komoly hangsúly az oktatásokra, mely a rendszert a jövőben kezelő kollégáknál megalapozott számítástechnikai ismereteket és az oktatáson hallottak sikeres elsajátítását feltételezi. Az oktatásokról a későbbiekben még szó lesz.

Gazdasági kimutatások és nyilvántartások

Egyik legfontosabb változás, hogy az eddigi pénzforgalmi szemlélet helyett az egyetem üzemgazdasági szemléletre tér át belső gazdálkodási eredményekre vonatkozó kimutatásaiban. A könyvelés elsődlegesen üzemgazdasági számlatükörbe történik, melyet egy speciális, könyvvizsgáló által tanúsítandó „átforgató” program könyvel be automatikusan a pénzforgalmi főkönyvbe. Tehát a könyvelési feladatokat ellátó munkatársaknak ez jelentős kihívást okoz majd. A jogszabályok által megkövetelt adatszolgáltatások és kimutatások alapja továbbra is a pénzforgalmi főkönyv lesz, tehát ebben nem várható változás. Az üzemgazdasági és pénzforgalmi szemlélet közti különbséget legjobban egy mosógép részletre történő megvásárlása példáján keresztül lehet érzékeltetni. Ha valaki részletre vesz egy mosógépet, ami 60 000 Ft-ba kerül, csak az indulórészletet fizeti ki. Tehát pénzforgalmilag nagyon jó a családi kassza adott havi mérlege, hiszen csak 10 000 forintot költ a mosógépre. Üzemgazdaságilag viszont tudható, hogy hiába csak 10 000 forintot fizetett ki a család, valójában ebben a hónapban 60 000 forint kötelezettséget vállalt, amit valahonnan ki kell fizetni. Tehát a családi kasszában maradó mondjuk 30 ezer forint abban az esetben nem szívderítő, ha más jövedelem a továbbiakban nem keletkezik. Az üzemgazdasági szemlélet nem kiadásokat, hanem költségeket vesz figyelembe. Tehát azt, hogy az adott hónapban a működéshez mit használtak fel és milyen értékben. Mellékes, ha ezt a fizetési határidők miatt egy későbbi időpontba ellentételezi csak az egyetem. Ennek megfelelően természetesen a bevételeket is ebben a meggondolásban mutatják ki és rendelik össze a költségekkel. A likviditási és pénzkiáramlási (cash-flow) helyzet megítélése más kérdés: abban továbbra is jelentős szerepet játszanak a pénzforgalmi kimutatások adatai.

Gazdálkodás elvei

A 2005-ben már ismertté vált keretgazdálkodás 2006-ban is folytatódik, ellenben jelentős változással. A leglényegesebb változás az lesz, hogy a meghatározott kiadási keretek nem lesznek túlkölthetők. Ezt a szoftverbe épített automatikus letiltó szisztéma garantálja, amely ha nem érzékel megfelelő nagyságú fedezetet az adott kereten, akkor nem engedélyezi a kötelezettségvállalást. Másik garanciális elem erre vonatkozóan – egyben a másik leglényegesebb változás –, hogy a keretek már a megrendelés pillanatában lekötésre kerülnek az adott összeggel, így tehát minden egyes megrendelési szándékot előzetesen rögzíteni szükséges a rendszerbe. A be nem rögzített megrendelésre beérkező, tehát ebből a szempontból előzmény nélküli számla a rendszerbe nem lesz berögzíthető, így kifizethető sem. Emiatt jelentős felelősség hárul majd a decentralizált gazdálkodást végző egységek gazdasági vezetőire, mely azonban nem idegen a gazdaságvezetői munkakörtől és felelősségi elvárásoktól. Ezekkel a változásokkal az egyetem szigorú fedezetelvű gazdálkodása középtávon megteremthető, és ami a leglényegesebb: a túlköltéseknek gátat lehet szabni. A szigorú intézkedések – ha úgy tetszik – ellensúlyozásaként a keretek meghatározási módszerében szintén változás várható. A keretek meghatározásának kiinduló alapjai a 2005. év módosított kiadási keretei lesznek, melyek azonban egy az érintett szervezeti egységgel közösen folytatott egyeztetés során bizonyos szempontok szerint – és természetesen az egyetem likviditási helyzetét alapul véve – módosulhat. Ilyen figyelembe vehető szempont pl.: a tényköltségek és ténybevételek különbözete, az egyik évről másikra történő gazdálkodási hatékonyság változása (dinamika), a tevékenységi körben beállt változás, a költségstruktúrában tapasztalható változás, a bevételi tervek és tények, stb. Erről az Egyetemi Tanács határoz. Tehát optimális esetben – noha a keretek nem lesznek túlkölthetők, és minden beszerzésnek előzményesnek kell lennie – egy kölcsönösen elfogadott keretszám a kiegyensúlyozott működésre garanciát jelenthet.

Kimutatások, adatrögzítés

Az SAP fokozatosan kerül bevezetésre 2006. január 1-jétől. Ennek megfelelően számos részterület kidolgozása még a jövő év feladata marad. Nem véletlen, hiszen az intézményvezetők jelentős részéről rendkívül kedvező az SAP kínálta lehetőségek fogadtatása, és élni is kívánnak vele. Mit lehet érteni ez alatt? Az SAP sokkal bonyolultabb összefüggésben, sokkal átláthatóbban és egyszerűbben képes nagy tömegű adatot kezelni, mint amit eddig megszokhattunk, ezáltal lehetőség nyílik részletesebb kimutatások megalkotására is. A szervezeti egységek vezetői joggal fogalmazzák meg igényeiket a lehető legrészletesebb, legpontosabb, ugyanakkor gazdaságossági vonzatát tekintve még elviselhető többletráfordítással előállítható kimutatásokra, adatokra vonatkozóan. Ennek megfelelően a jövő év feladata lesz például a kimutatásokban a „klinikai” szint tovább bontása „osztályszintre”, amely beállításait és a mögötte húzódó döntéseket tekintve nagyon komoly munka. Amennyiben azonban pontosabb, jobban bontott adatokat, kimutatásokat szeretnénk, azt valakinek valahol be is kell rögzítenie a rendszerbe. Ez a feladat logikusan ott jelentkezik, ahol az adatok keletkeznek. Ugyanakkor látni kell azt is, hogy a rendszer számos funkciót automatizál, párhuzamos adatrögzítési tevékenységeket tesz feleslegessé, az „egy adatot egyszer kell berögzíteni” elv mentén rengeteg energiát felszabadít. Ez az energia kell hogy átfordítható legyen idővel egy magasabb minőségű munkavégzésbe, mely minden kollégának biztosítja a kibontakozás lehetőségét és szakmai ismereteinek maximális kihasználását. Az adatrögzítés területén is jelentős változás várható: informatikai megoldásokkal élve, míg be nem lesz rögzítve az adott gazdasági esemény utolsó kötelezően kitöltendő adata is, addig a számítógép nem enged ablakot bezárni, vagy továbbmenni. Ez az intézkedés az adatok megbízhatóságát és teljes körűségét hivatott garantálni, mely lehetővé teszi a párhuzamos, ún. „ellenőrző” helyi kimutatások vezetésének megszűntetését, ezáltal megalapozza az erőforrások felszabadítását és átcsoportosíthatóságát.

Információáramlás

Gyorsabbá válik a kommunikáció. Bár számos tekintetben ma is megvannak ennek lehetőségei, a jövőben még inkább helyben elérhető lesz minden adat. Nemcsak az alapadatok és az előre szerkesztett kimutatások, hanem a keretgazdálkodás adatai is. Mivel ez a lehetőség ma is a birtokolt ismeretek színvonalától függően adott, emiatt jelentős hangsúly helyeződik az oktatásokra. Tekintettel arra, hogy egyfajta törzsadatbázis karbantartásának egy felelőse (egy szervezeti egység) lesz a jövőben, az adat-megbízhatóság e területen is biztosíthatóvá válik, így a korábban megszokott adategyeztetés a „központ” és a szervezeti egységek között jelentősen visszaszorulhat, mely ismételten energiákat szabadíthat fel a magasabb minőségű munkavégzés érdekében.

Ügyviteli folyamatok

2006. január másodikán a legjelentősebb folyamatokban senki nem tapasztal majd nagy változást, jószerével a megszokott munkavégzés folytatódik, és majd csak ütemezetten, folyamatában alakul át az ügyviteli rendszer, lekövetve a rendszer ütemezett bevezetésével kínált használatba vehető megoldásokat. Az oktatásokon résztvevőknek ezek az aktuális ismeretek a szoftverhasználat megismertetésébe kódolva átadásra kerülnek. Fontos tudni, hogy az SAP teljes funkcionalitásának bevezetését követően is maradnak papír alapú folyamatok, melyeket jogszabály, belső szabályzat, vagy a racionalitás indokol. Azonban részben emiatt, részben az ésszerűség okán korlátozott licencszámok miatt jelentősebb munkamegosztás kialakítására lesz szükség a gazdálkodási területen, melynek megvalósítására folyamatában kerülhet sor.

Változás a munkavégzésben

Az SAP rendszertől nem csak a pontosság, gyorsaság és egyszerűség az elvárás, hanem a hatékonyabb gazdálkodás elősegítése is. Egy gazdálkodás annál hatékonyabb lehet, minél több az abban dolgozók munkájának hozzáadott értéke. Adott munkakörben a hozzáadott érték a munkakörnyezettől, tehát a munkafeltételektől, így a végzett munka minőségétől függ. Az SAP jelentős manuális munkát takarít meg annak érdekében, hogy az más, minőségibb folyamatokba befordítható legyen. Számos esetben fogják tapasztalni a gazdasági területen dolgozó munkatársak azt, hogy bizonyos feladatokra nincs, vagy nem úgy van szükség, más feladat viszont újként jelentkezik. Összességében tehát leginkább feladatváltozásról lehet beszélni, melyben egyszerre nőhet, csökkenhet és változhat a végzendő munka. Amiért nőnek feladataink: megkövetelt teljes körű és azonnali adatrögzítés, napi eseményfigyelés, helyzetértékelés, reagálás. Sok, egyre részletesebb adat lerögzítése, a változó ügyviteli folyamatok megszokása. Ami miatt kevesebb munka várható: az informatikai háttértámogatás megerősödése miatt, a többszörös adatrögzítések megszűnése miatt egyszerűsödő, párhuzamosságokat és „hurkokat” megszűntető ügyviteli folyamatok miatt, helyből elérhető adatbázisok miatt és az egységes adatkarbantartás miatt. Ami miatt a munkánk megváltozhat: új rendszer, új logika, új képernyő, licencek hatékony kihasználása és munkamegosztás, új ügyviteli folyamatok, gazdaságvezetői felelősség és szerep erősödése.

A projektről

Az SAP projekt 2005. március végén kezdődött. A projektben dolgozó szakértők először az egyetem jelenleg aktuális folyamatait térképezték fel, és tanácsadók segítségével próbálták az SAP-t is támogatóvá átdolgozni. Következő lépésként, inkább már ezzel a folyamattal párhuzamosan, megkezdődött a rendszer paraméterezése, vagyis egy ún. beállítási célokat szolgáló „finomkoncepció” megalkotása. A finomkoncepció mára olyan szintűvé összeállt, hogy alapjául szolgálhat a 2006. év eleji adott terjedelemben történő éles indulásnak. Az idáig vezető út sok nehéz kérdéssel és a rájuk adott válaszokkal van kikövezve. Jelentős mérföldkő volt a kulcsfelhasználók oktatása, mely mára lezárult. Ezek a kollégáink lesznek azok, akik az egyes modulok legrészletesebb ismerőiként segítségünkre siethetnek a rendszer használata folyamán, illetve jelenleg is közülük kerülnek ki azok, akik az egyetem végfelhasználóinak a szükséges oktatásokat megtartják. Pillanatnyilag tehát végfelhasználói oktatások zajlanak, és felkészülés a 2006-os indulásra. Az oktatások mellett a törzsadat összeállítások és áttöltések a legfontosabb feladat. Szintén folyamatban van még az SAP licencszámok szervezeti egységek számára történő felosztása, illetve az erről történő kiértesítések.

Projektvezetői döntéshelyzet

Az oktatásokról

Az oktatásokról fontos annyit elmondani, hogy mint maga a rendszer bevezetése, ez is gördülő formában képzelhető el. Ez azt jelenti, hogy január végéig minden szervezeti egység adott szakembereinek a felhasználói oktatások megtörténnek, ezt követően számukra az újabb rendszerfunkciók életbe lépését követően tömbösített oktatások még többször lesznek. Ugyanakkor nemcsak a licencszámnak megfelelő számú munkatárs oktatását tervezi a projektvezetés, hanem gondolva az esetenkénti helyettesítésekre és a nem ismeretlen fluktuációra, lehetőséghez mérten több kollégát fokozatosan kíván bevonni az oktatásokba.

Kérdések az indulás körül

A projekt ütemezését elejétől a végéig feszített határidők jellemezték. Ennek megfelelően nem csupán az időtényező, de más erőforrások is roppant szűkösen álltak rendelkezésre. A gördülő bevezetés az ezekből adódó hibalehetőségeket kívánja felszámolni, egyúttal lehetőséget ad a használat közbeni felismerésből fakadó észrevételek lehetőségekhez mért figyelembe vételére a rendszerfunkciók véglegesítése során.

A licencszám-politika egy olyan előrevivő specializációt tesz lehetővé mindenki számára, melyben a munkamegosztás következtében az SAP kezeléssel megbízott munkatársak – ebben a magas informatikai és szakmai ismereteket igénylő területen – kimagasló szintre fejleszthetik fel rutinjukat. Ezáltal az SAP-ba történő adatberögzítés és az abból történő adatkinyerés magasabb szakmai szinten lesz kialakítható egyetem-szerte, továbbá az összegyetemi adatkezelési folyamatok minősége emelkedni fog.

Sok munkatársban a változás egyfajta félelmet is kialakít majd, az ismeretlentől való félelmet, de remélhetőleg rövid időn belül mindenki világosan látni fogja a rendszer hozadékait is, és akár egy év múlva elégedett felhasználójává vagy elfogadójává válik a rendszernek. Lényeges az a tény, hogy minden változást feszültségteli időszak követ, míg a változás eredményei érzékelhetően ki nem forrják magukat. Emiatt kérünk minden kedves munkatársunktól türelmet, megértést és támogatást egy nagyszabású közös munka eredményes befejezéséhez.

Kis Róbert SAP projektvezető