A Kommunikációs Szabályzat pályázati kommunikációt érintő pontjai:

A pályázati előírásoknak megfelelő kommunikációs vállalások teljesítésében a KRI segítséget nyújt a sajtóeseményekről, valamint az események bejelentéséről, feldolgozásáról és a cikkekről szóló rendelkezések szerint. Ezen felül minden érintett szervezeti egységnek az adott projektre vonatkozó kommunikációs útmutatót is figyelembe kell vennie.

Amennyiben a pályázathoz kommunikációs terv készül, azt a projektmenedzsment felelősének a beadást megelőzően 10 munkanappal véleményezésre meg kell küldenie a KRI felé véleményezésre.

 

A KRI Pályázati projekt kommunikáció során alkalmazott eljárásrendje

A pályázati előírásoknak megfelelő kommunikációs vállalások teljesítésének egy meghatározó részét a KRI a Kommunikációs Szabályzatban részletezett, valamint az alább leírt módon vállalja át. A leírt folyamat az egyetem belső kommunikációs eljárását szabályozza, ezen felül minden érintett szervezeti egységnek az adott projektre vonatkozó kommunikációs útmutatót is figyelembe kell vennie.

  • A KRI-nek az érintett szervezeti egység ad tájékoztatást arról, hogy milyen sajtómegjelenéseket ír elő a pályázat, továbbá a feltüntetendő logósort, egyéb kötelező arculat elemeket is a pályázati projektben érintett egység bocsátja a KRI rendelkezésére.
  • A sajtóanyagokon feltüntetett logók, pályázathoz szükséges hivatkozások és arculati elemek betartásáért a pályázatot lebonyolító projektmenedzsment csapat vagy szervezeti egység felel! 

Pályázati projektekkel összefüggő sajtóesemények bejelentése, sajtóanyagok közzététele

A pályázati projektek sajtóeseményeire és sajtóanyagaira is a Kommunikációs Szabályzat sajtóesemények bejelentésére és az ezzel kapcsolatos határidőkre vonatkozó közös rendelkezései az érvényesek:

  • A sajtóeseményt kezdeményező egység az eseményt megelőzően 15 munkanappal köteles írásban értesíteni a KRI igazgatót és/vagy a sajtóreferenst a szervezésről (1. sz. melléklet, online elérhető az egyetemi honlap Médiasarok oldalán, a Bejelentések menüpontban), valamint 5 munkanappal a rendezvény és/vagy a médiának való kiküldés előtt köteles megküldeni a sajtóanyagokat (sajtómeghívó, közlemény) jóváhagyásra a hirek@semmelweis-univ.hu címre. További részletek a szabályzatban.

Sajtóesemények, rendezvények szervezése 

  • Pályázati projekttel kapcsolatos sajtóeseményt ugyanazon szempontok mentén lehet központi sajtóeseménnyé nyilvánítani, mint bármilyen más rendezvényt. A központi sajtótájékoztatók szervezését és lebonyolítását minden esetben a kommunikációs igazgató, vagy az általa kijelölt személy koordinálja.
  • Ha a pályázatban az egyetem konzorciumvezetőként vesz részt, akkor a pályázatot lebonyolító projektmenedzsment csapat egyetemi vezetője vagy az illetékes szervezeti egység a sajtóesemény szervezésekor köteles jóváhagyásra megküldeni az esemény meghívó- és/vagy sajtóanyagtervét, a pályázati elemeket és a logókat 5 munkanappal a tervezett kiküldése előtt a KRI igazgatónak és a sajtóreferensnek a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címre. A sajtóeseményt a pályázatot lebonyolító projektmenedzsment csapat vagy szervezeti egység szervezi. Ha a projektben az egyetem konzorciumi partnerként vesz részt, akkor az említett sajtóeseményekről az egyetemi képviselő tájékoztatást ad a KRI-nek.
  • A különböző pályázati projektekhez kapcsolódó sajtóesemények megrendezésével kapcsolatban igény esetén a KRI konzultációs lehetőséget biztosít a pályázatot lebonyolító projektmenedzsment csapat vagy szervezeti egység számára, amelynek lehetősége van az elkészült meghívó- és forgatókönyv-tervezetről kikérni a KRI véleményét. A KRI igény esetén a pályázatra, és a tervezett sajtóeseményre vonatkozó információ birtokában teljes körű szakmai segítséget nyújt (hírérték megjelölése, sajtóanyagok nyelvezete, helyszín javaslat stb.). Ehhez a konzultációra vonatkozó igényt lehetőleg 20 nappal a sajtóesemény, rendezvény előtt a hirek@semmelweis-univ.hu címre kell megküldeni.

Pályázati projektek kommunikációja a Semmelweis Egyetem honlapján

Eseménynaptár: A pályázathoz kapcsolódó sajtóeseményekre szóló meghívót a KRI közzéteszi az egyetemi honlap eseménynaptárában.

Médiasarok: A KRI a pályázatot lebonyolító projektmenedzsment csapattól vagy szervezeti egységtől kapott és egyeztetett sajtóközleményt az egyetemi honlaprendszer Médiasarok oldalán közzéteszi, igény szerint – az egyetemi sajtóeseményekkel összehangoltan és a hírértéktől függően – kiküldi a közleményt a szerkesztőségekhez.

Semmelweis Hírek: Pályázatok esetében is alapvetően a Kommunikációs szabályzat Semmelweis Hírek hírportálról szóló pontjai érvényesek.

  • A KRI pályázatonként – az igazgatóság szabad kapacitása függvényében – 2 db sajtónyilvános eseményen részt vesz, az eseményről fotósorozatot készít, valamint minimum 2000 karakteres tudósítást ír a honlap számára. A tudósítást az eseményt követő legfeljebb 5 munkanapon belül közzéteszi a Semmelweis Hírek felületen és – a pályázótól kapott anyag alapján – ellátja a pályázathoz kapcsolódó logósorral.
  • A pályázathoz kapcsolódó további híreket és fotókat az KRI a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen fogadja. Amennyiben ezek a honlapon alkalmazott, Kommunikációs szabályzat Semmelweis Hírekról szóló pontjában részletezett formai és terjedelmi követelményeknek (folyó szöveg maximum 5000 karakter terjedelemben, képek és logósor) megfelelnek, úgy ezeket a megfelelő rovatban közzéteszi az érkezéstől számított 5 munkanapon belül.
  • Amennyiben a pályázatnak saját weboldalra van szüksége, úgy a központi egyetemi honlaprendszerben költségmentesen igényelhet honlapot a Honlap Szabályzatban leírtaknak megfelelően.

Projektinformációk megjelenítése a Semmelweis Egyetem Újságban

A Semmelweis Egyetem Újságban előzetes egyeztetés alapján (terjedelem, fotók, megjelenés dátuma), a tervezett havi tartalmak függvényében jelenik meg pályázati anyag.

Pályázati projektinformációkról szóló kiadványok

A különböző pályázatokhoz kapcsolódóan elkészülő szórólapokkal és egyéb kiadványokkal kapcsolatban egyszeri alkalommal lehetőség van konzultálni a KRI-vel, és kikérni az elkészült tematikáról a kiadványokkal foglalkozó munkatárs álláspontját 10 munkanapos határidővel. Amennyiben a KRI fotóarchívumában vannak a kiadvány témájához kapcsolódó, az egyetemen készült fotók (szabályzat 6.5. alpont) a KRI 10 darabot a kiadvány készítőinek rendelkezésére bocsát, amennyiben ezt 15 munkanappal korábban e-mail-ben (hirek@semmelweis-univ.hu) kérik. A képek megjelentetésekor minden esetben szükséges feltüntetni az archívumban látható hivatkozást.