Az egyetem munkatársai által beadott védőoltások száma - 2022. június 27.
532799 Összes oltás

RKE/2/2021. (VII.30.) számú rektori – kancellári – Klinikai Központ elnöki utasítás

Semmelweis Egyetem szabályzataival kapcsolatosan a 2021. augusztus 1-től az átmeneti időszakban azok alkalmazására vonatkozó egyes szabályokról, továbbá a szabályzatok felülvizsgálatával összefüggő feladatokról

(Egységes szerkezetben a 42/2022. (VI.09.) számú szenátusi határozat 8.§ módosításával)

 

Preambulum

A Semmelweis Egyetem jogi formája 2021. augusztus 1-től állami felsőoktatási intézményről közfeladatot ellátó közérdekű alapítványi fenntartású közhasznú felsőoktatási intézményre változik, az alapítói, tulajdonosi, fenntartói jogok gyakorlója a Nemzeti Egészségügyi és Orvosképzésért Alapítvány.

A modellváltás következtében az Egyetem működését szabályozó egyes jogszabályok köre is módosul.

A változás miatt indokolt az Egyetem eljárásainak és szabályozó dokumentumainak a felülvizsgálata, és azoknak az átmeneti szabályoknak a meghatározása, amelyeket 2021. augusztus 1-től a szabályzatok teljes felülvizsgálatáig tartó átmeneti időszak alatt alkalmazni szükséges.

Jelen rektori-kancellári-Klinikai Központ elnöki utasítás a Szenátus 75/2021. (VII.14.) számú határozatának 3. §-ban foglalt felhatalmazás alapján kerül kiadásra.

I. Átmeneti rendelkezések

(1) Az Egyetem szabályzatai továbbra is hatályban maradnak a szabályzatok felülvizsgálatáig, de legkésőbb 2021. november 1-ig (a továbbiakban: átmeneti időszak) azzal, hogy a szabályozó dokumentumok közalkalmazottakra vonatkozó előírását az Egyetemmel munkaviszonyban, egészségügyi szolgálati jogviszonyban álló személyekre kell alkalmazni. Amennyiben a szabályzat előírása a szakmai tevékenység végzésében közreműködő hallgatókra is releváns, azt rájuk vonatkozóan is alkalmazni kell.

(2) A Klinikai Központ Elnöke az egészségügyi szolgáltatás irányítása körében a Klinikai Központ képviselőjeként jár el.

(3) Jelen utasítás alapján a szabályozó dokumentumok aktualizálását 2021. augusztus 1-től számított 90 napon belül kell végrehajtani.

(4) Hatályban maradnak a rektori, kancellári és együttes utasítások, körlevelek, és az SZMSZ szerinti további belső szabályozók, azok soron következő felülvizsgálatáig, az abban foglaltak értelemszerű alkalmazásával.

(5) A szervezeti ügyrendek felülvizsgálatáról később történik részletes rendelkezés azzal, hogy a mellékletek közül az un. kontrolldokumentációt a továbbiakban nem kell elkészíteni.

II. A folyamatban lévő ügyek kezelése

 

(1) Szerződések kezelése

a) Az Egyetem korábban megkötött szerződései továbbra is hatályban maradnak, az alapítványi fenntartásban működő egyetem általános és teljes körű jogutódja a költségvetési szervként működő egyetemnek.

b) A szerződéses partnereket tájékoztatni szükséges a modellváltás miatti, technikai jellegű változásokról, mint például a bankszámlaszám, adószám, KSH statisztikai számjel módosulásáról.

Felelős: Pénzügyi Igazgatóság, Jogi és Igazgatási Főigazgatóság

Határidő: 2021.07.30.

c) Az új szerződések megkötésénél a Szerződéskötési Szabályzat előírásai alapján kell továbbra is eljárni azzal, hogy a szabályzat rendelkezéseit a kötelezettségvállalási szabályzattal és a jelen utasításban foglalt, kötelezettségvállalásra irányadó szabályok figyelembevételével kell értelmezni. Amennyiben az Egyetem bármely egyéb szabályzata kötelezettségvállalásra vonatkozó előírást tartalmaz, azt a jelen utasítás és a hatályos Kötelezettségvállalási Szabályzat előírása figyelembevételével kell értelmezni.

d) A Tudományos és Innovációs Rektorhelyettes a KFI területet érintő ipari, partneri megkeresések esetén a tárgyalások elindításához szükséges titoktartási megállapodás megkötéséhez az aláírási jogát az adott ügyben érintett/eljáró KFI szervezeti egység vezetőjére delegálja.

(2) Kötelezettségvállalások rendje

a) A K/4/2020 (IV.29.) számú szenátusi határozat alapján elfogadott és 2021.07.22. napjától hatályos Kötelezettségvállalási Szabályzat 2.3 Kancellári egyetértési jog gyakorlása bekezdése 2021.07.31. napján hatályát veszti, az erre vonatkozó előírást utoljára 2021.07.31. napján szükséges alkalmazni. A folyamatban lévő, de még kötelezettségvállalással nem rendelkező dokumentumok esetében a jelen rendelkezés alkalmazására a pénzügyi ellenjegyzés, a kancellári egyetértési jog, továbbá a kötelezettségvállalás tényleges aláírásának napja az irányadó, azzal, hogy 2021. 08.01.-től a kancellári egyetértési jog nem érvényességi kelléke a kötelezettségvállalásnak.

b) A kancellári egyetértési jogkörre kiadott aláírási felhatalmazások 2021.07.31. napjával visszavonásra kerülnek.

c) A kancellár 2021. 08. 01-től pénzügyi ellenjegyzési jogot gyakorol, ami a pénzügyi feltételek biztosítása érdekében a Szenátusnak, a rektornak, valamint a klinikai központ elnökének, valamint az általuk átadott hatáskörben eljáró vezetőknek az intézmény gazdálkodását,  működését érintő gazdasági következménnyel járó döntései/kötelezettségvállalásai tekintetében, ezen intézkedések érvényességének kelléke. A pénzügyi ellenjegyzés írásban átruházható.

d) A kötelezettségvállalás dokumentumait, amennyiben annak aláírására vonatkozó eljárás 2021.08.01.-t követően indul, csak az arra feljogosított kötelezettségvállalói és pénzügyi ellenjegyzői jogkörrel rendelkező felhatalmazott jogosult aláírni.

e) A folyamatok egyszerűsítése érdekében bevezetésre kerülő új eljárások és fogalmak:

ea) Funkcionális kötelezettségvállalás:

Az érintett szervezeti egység kötelezettségvállalással rendelkező vezetőjének az arra jogosult személy pénzügyi ellenjegyzésével ellátott írásbeli kérelme alapján indított, munkaügyi folyamatokban a munkáltatói jogkörhöz kapcsolódó kötelezettségvállalások esetén az emberierőforrás-gazdálkodási főigazgató, beszerzési eljárás keretében indított beszerzési folyamatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások esetén a beszerzési igazgató gyakorolja átruházott hatáskörben a kötelezettségvállaló aláírási jogkörét, amennyiben a kötelezettségvállalás tartalmilag megegyezik a folyamatot kezdeményező kérelemben foglaltakkal. Ezen folyamatok esetében a Gazdasági Főigazgatóság ezzel a jogkörrel megbízott munkatársa gyakorolja a pénzügyi ellenjegyzést a végleges munkajogi és beszerzési dokumentumokon.

eb) Szakmai teljesítésigazolás delegálása:

Készletbeszerzéshez és szolgáltatás igénybevételhez kötődő, szállítólevélen, illetve egyéb, a teljesítés igazolására alkalmas dokumentumon történő szakmai teljesítésigazolás esetében a teljesítésigazolásra jogosult kötelezettségvállaló által meghatározott mértékig és az általa meghatározott készletek és szolgáltatások körére vonatkozóan, de legfeljebb egymillió forint értékhatárig a kötelezettségvállaló a teljesítésigazolásra irányuló jogkörét saját hatáskörben írásbeli felhatalmazás alapján a beszerzett és leszállított készlet, illetve az elvégzett szolgáltatás tényleges átvevőjére delegálhatja, azzal, hogy ez nem érinti a kötelezettségvállaló teljesítésigazolás keretében fennálló felelősségének mértékét.

ec) Kettős minőségben történő aláírás:

Amennyiben a rektor és a kancellár közösen gyakorolja a kötelezettségvállalási jogkörét, a kötelezettségvállalás dokumentumán a kancellár aláírása egyben a pénzügyi ellenjegyzést is magában foglalja.  A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását az előkészítés során az illetékes gazdálkodási feladatokat ellátó szervezeti egységnek vizsgálnia kell.

ed) A kancellár kötelezettségvállalása esetében is az érvényesség feltétele a pénzügyi ellenjegyzés, amelyet erre felhatalmazott személy gyakorol, aki ebben a hatáskörében nem utasítható, és a kötelezettségvállalás során nem lehet a kötelezettségvállalóval azonos személy.

(3) Beszerzési tevékenységek

a) Az eljárásokat befolyásoló jogszabályok és belső döntések

aa) Az általános értelemben vett közbeszerzések

Az Egyetemnek a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (Kbt.) személyi hatálya alá tartozása tekintetében nem történik változás. Az Egyetem eddig a Kbt. 5. § (1) bekezdése c) pontja, ezt követően az e) pontja alapján tartozik a törvény személyi hatálya alá.

ab) Központosított közbeszerzések

Megszűnik a kötelező központosított közbeszerzés az alábbi területeken:

    • Az informatikai tárgyú beszerzések (301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (DKÜ rendelet)),
    • Orvostechnikai eszközök, bútorok, irodatechnikai eszközök, gépjárművek, üzemanyagok (168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (KEF rendelet)),
    • Kommunikációs beszerzések (162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet (NKOH rendelet))

ac) A központosított közbeszerzési rendszerekhez való önként csatlakozás lehetősége

Mindhárom ab) pontban meghatározott Korm. rendelet lehetőséget biztosít a központosított közbeszerzési rendszerhez történő ún. önkéntes csatlakozásra.

Az NKOH rendelet esetében az Egyetem kommunikációs tárgyú beszerzési igényei ténylegesen nem érik el a közbeszerzési értékhatárt, így ez alapján az Egyetem ezen központosított közbeszerzési rendszerhez nem kíván csatlakozni.

A másik két esetben – DKÜ rendelet, KEF rendelet – az önként csatlakozás

    • lehetséges az adott közbeszerzési rendszer egészéhez, illetve egyes keretmegállapodásokhoz egyaránt,
    • csupán lehetőséget nyújt az adott keretmegállapodás használatára, kötelezettséget arra nem teremt,
    • az Egyetem tehát saját döntésének megfelelően, adott beszerzési igényének kielégítésére használhatja a keretmegállapodást, de más úton is megvalósíthatja a beszerzést, ehhez külön bejelentésre, vagy engedélykérésre nincsen szükség.

Az Egyetem a DKÜ és a KEF esetében a fentiek alapján biztosítani fogja a kötelezettségvállaló igényei szerint a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül történő beszerzést, amennyiben ennek előnyei fennállnak.

b) Változások a beszerzési eljárásokban

ba) A központosított közbeszerzési rendszerek (DKÜ rendelet, KEF rendelet) keretében történő beszerzések esetében a becsült értéktől függetlenül a beszerző továbbra is köteles BML-lel kezdeményezni a beszerzési folyamatot, amelyet az illetékes szakigazgatóság és a Beszerzési Igazgatóság véleményez, illetve minősít.

bb) A szervezeti egységek gazdálkodási feladatait ellátó munkatársai – a feltételes közbeszerzési eljárás kezdeményezése kivételével – valamennyi beszerzési igényt kötelesek rögzíteni az Egyetem SAP-rendszerében beszerzési megrendelési igényként (BMIG tranzakció).

(4) Bérszámfejtési rendszer változása

a) A fenntartóváltás a felsőoktatási intézmény költségvetési szervi jogállását is megszünteti, így a Semmelweis Egyetem bérszámfejtésének ellátása kikerül a Magyar Államkincstár feladatköréből, 2021. augusztus 1-jétől a Semmelweis Egyetem munkavállalóinak bérszámfejtése az új SAP HR rendszerben történik.

b) Az SAP HR rendszer a felhasználók oktatásáig (előreláthatólag 2021. augusztus 10-ig) kizárólag az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság (továbbiakban EGFI) munkatársai számára lesz elérhető. A régi SAP HR rendszer archív rendszerként továbbra is biztosított minden eddigi felhasználó számára.

c) Az augusztus havi munkabérek a megszokott módon, szeptember első napjaiban kerülnek kifizetésre. Az augusztusi számfejtéshez kapcsolódó határidők az EGFI honlapján lesznek elérhetőek.

  •  

(5) 1

(6) Pályázatok kezelése

a) A pályázati eljárások, a modellváltást megelőzően megkötött támogatási szerződések változatlanul hatályban maradnak.

b) A szervezet jogállásában és adataiban bekövetkezett változásokról történő változásbejelentés benyújtásának határideje 8 naptári nap. A változásbejelentés menete és felelősei:

ba) Általános tájékoztatás a hazai támogatást kezelő szervezetek felé fenntartó valamint adat változásokról, GFO kód változásról, valamint bankszámlaszám változásról, előleg, támogatás fogadásáról

Felelős: Jogi Főigazgatóság, Innovációs Központ

Határidő: 2021.07.29.

bb) A jelenleg folyamatban lévő módosítási igények/változásbejelentések lezárása

Felelős: projektmenedzser/projektvezető/pénzügyi vezető

Határidő: 2021.07.31.

bc) A pályázatkezelő felületeken a módosítási igény/változás bejelentés rögzítése, beküldése központilag történik, a projektmegvalósító szervezetek segítséget nyújtanak:

    • csoportosan kezelt projektek (H2020/OTKA, egyéb)

Felelős: Innovációs Központ

Határidő: 2021.08.09.

    • egyedileg kezelt projektek (EPTK, stb)

Felelős: Innovációs Központ, Innovációs Központ Gazdasági Hivatal

Határidő: 2021.08.09.

    • fenntartási időszakban lévő projektekkel kapcsolatos szerződés módosítás kezdeményezése

Felelős: projektmenedzser/projektvezető/pénzügyi vezető/Innovációs Központ

Határidő: 2021.08.09.

bd) A pályázatok érintettjei, konzorciumvezetője, konzorciumi tagjai, egyéb partnerek tájékoztatása a JIF által készített tájékoztató levél megküldésével az SE adatainak változásáról

Felelős: Jogi Főigazgatóság, Központi Gazdasági Hivatal a projekt SE kapcsolattartóján keresztül

Határidő: 2021.08.09.

c) A modellváltással egyidejűleg megváltozik a pályázatok, támogatások számviteli elszámolása is. A könyveléshez kapcsolódó feladások elkészítéséhez az adatokat a továbbfejlesztett Pályázati Nyilvántartó Rendszer (PNYR) biztosítja. Feladatok:

  • A PNYR rendszer fejlesztésének véglegesítése, az éles rendszer kialakítása, jogosultságok beállítása:

Felelős: Innovációs Központ Gazdasági Hivatala és az Informatikai Igazgatóság

Határidő: 2021.07.28.

  • A szükséges oktatások, képzések lebonyolítása, segédletek kiadása

Felelős: Innovációs Központ Gazdasági Hivatala és az Informatikai Igazgatóság

Határidő: 2021.08.10.

  • A futó projektek rögzítése a PNYR rendszerben

Felelős: pályázatok menedzsmentje

Határidő: 2021.08.31.

  • Az adatok összerendelése, könyveléssel egyeztetése, könyvelési feladás elkészítése

Felelős: Központi Gazdasági Hálózatirányítási Igazgatóság, Pénzügyi Igazgatóság

Határidő: 2021.09.15.

d) A pályázatok külső ellenőrzéseiről a jövőben a JIF-et kell tájékoztatni a külső ellenőrző szerv értesítő levele, illetve az ellenőrzésről készült Jelentés megküldésével.

(7) Belső ellenőrzési tevékenység

a) A 2021. évi ellenőrzési terv szerint már megkezdett vizsgálatokat az Ellenőrzési Igazgatóság lefolytatja.

b) Új vizsgálatokra a 2021. 09. 01-ig felülvizsgált éves ellenőrzési terv alapján kerül sor.

(8) Hallgatói ügyek kezelése

a) A hallgatói ügyek kezelése változatlan eljárás szerint történik, nem módosul a hallgatói jogviszony, és az állami ösztöndíj rendszere sem.

b) Az ösztöndíj kifizetések utolsó határideje: 2021.07.26. A könyvelési rendszer átállása miatt előreláthatóan 2021.08.10. után kerül sor az ösztöndíj utalására.

 (9) Ajándékok elfogadásának a rendje

2021.08.01-től az ingatlan ajándékozásnál már nem kell kikérni az MNV Zrt., termőföld és erdő ingatlan esetében a Nemzeti Földalapkezelő Szervezet véleményét.

III.  A 2021. augusztus 1-jét követő időszakban felmerülő, döntést igénylő kérdések

(1) Amennyiben olyan döntés meghozatala szükséges a feladatok teljesítése érdekében, amelyről a Semmelweis Egyetem hatályos szabályzatai nem rendelkeznek, azt jelezni kell az az alábbi elérhetőségen: jog@semmelweis-univ.hu

(2) Irányítási jogköre alapján fenti kérdésekben a Rektor, a Kancellár, illetve a Klinikai Központ Elnöke dönt.

IV. Szabályzatok felülvizsgálata

(1) A szabályozó dokumentumok felülvizsgálatára a rektori terület felkért szakértői bevonásával történik.

(2) A 2020-ban megkezdett szabályzat racionalizálási tevékenységet folytatva, továbbra is cél, hogy a működést a jelenleginél kevesebb számú, lehetőség szerint kevésbé terjedelmes, ugyanakkor közérthető szabályzat támogassa.

(3) A JIF fenti szempontok alapján javaslatot készített a szabályzatok körére, a felülvizsgálat ütemezett elvégzésére.

(4) A költségvetési szervre előírt szabályzatok megszüntetése mellett, több szabályzatnál javaslattal élünk összevonásokra, így a szabályzatok számát a jelenlegi 63 db-ról 49 db-ra javasoljuk csökkenteni.

(5) A felülvizsgálati terv alapján a szabályzatokat 2021. 11. 01-ig az új működési környezethez igazítjuk az alábbiak szerint:

a) A JIF felveszi a kapcsolatot a szabályzatok szakterületi felelőseivel, előkészíti az átdolgozást.

b) Az egyeztetést követően a JIF megküldi az előkészítőnek az egyes szabályzatok új jogszabályi környezetre vonatkozó, javasolt korrektúrás verzióját – a gazdálkodási, számviteli szabályzatokat ide nem értve -, amelyhez a felelős további egyszerűsítő javaslattal élhet a JIF részére megküldött válaszában.

c) A felülvizsgált szabályzatokhoz kapcsolódó formanyomtatványok a jövőben a szabályzatok mellékletében csak felsorolva jelennek meg, mivel a hivatkozott nyomtatványok szerkeszthető és pdf-es verzióit a formanyomtatványtár már tartalmazza. https://semmelweis.hu/jogigfoig/formanyomtatvanytar/

d) A szabályzat tervezetét a JIF véleményezteti a szervezeten belül, amennyiben az indokolt. Ahol folyamatot érintő egyszerűsítésre nem kerül sor, csak a jogszabályi környezet változásaiból adódó un. technikai módosításra, köröztetés sem kerül sor.

e) Az így elkészült, jóváhagyásra javasolt tervezetet a rektori szakértők véleményezik, a szabályzat elfogadója a Szenátus.

f) A szabályozók felülvizsgálatának lezárásáig az egyes ügyek kapcsán felmerült kérdések megválaszolásában a JIF segítséget nyújt.

 

Budapest, 2021. július 30.

 

Dr. Merkely Béla                               Dr. Pavlik Lívia                        Dr. Szabó Attila           

        rektor                                                 kancellár                                          elnök


1 A bekezdést hatályon kívül helyezte a 42/2022. (VI.09.) számú szenátusi határozat, hatályos:2022.VI.14-től.


RKE/2/2021. (VII.30.) számú rektori – kancellári – Klinikai Központ elnöki utasítás Semmelweis Egyetem szabályzataival kapcsolatosan a 2021. augusztus 1-től az átmeneti időszakban azok alkalmazására vonatkozó egyes szabályokról, továbbá a szabályzatok felülvizsgálatával összefüggő feladatokról  (Egységes szerkezetben a 42/2022. (VI.09.) számú szenátusi határozat 8.§ módosításával) aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető:
RKE/2/2021. (VII.30.) számú rektori – kancellári – Klinikai Központ elnöki utasítás

Módosította a 42/2022. (VI.09.) számú szenátusi határozat, amelynek aláírt és lepecsételt, beszkennelt változata az alábbi linkre kattintva letölthető: