Ikt.szám: 4096/KSGFI/2017.

K/1/2017. (II.03) számú
KANCELLÁRI UTASÍTÁS

A Semmelweis Egyetem közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek megvalósításával, dokumentálásával és ellenőrzésével kapcsolatos eljárásokról

A Semmelweis Egyetem a nettó egymillió forintot elérő vagy meghaladó, de a 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 15. § (1) bekezdés b) pontja szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű, árubeszerzés, szolgáltatás vagy építési beruházás tárgyú (egyszerű) beszerzésének1 megvalósításakor – a Kbt. 4. § (3) bekezdése alapján – a 2017. január 1. napjától hatályos módosítás szerint köteles legalább három árajánlatot bekérni.

Az Egyetem közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek megvalósítása során a 2017. január 1. napjától hatályos 459/2016. (XII.23.) számú Korm. rendeletben (a továbbiakban: Korm. rendelet) foglaltak szerint köteles eljárni.

A kormányrendelet alapján az Egyetemnek adatszolgáltatási kötelezettsége van évente kétszer (a január 1-től június 30-ig, valamint a július 1-től december 31-ig terjedő időszakra vonatkozóan) az egyszerű beszerzések tekintetében. Az adatszolgáltatás alapdokumentumai a BML és mellékletei (különös tekintettel a Regisztrációs Lapra), valamint az SAP-ban rögzített szerződés.

A közbeszerzésekért felelős miniszter megkeresésére az Egyetem, a megkeresésben megjelölt egyszerű beszerzésekkel kapcsolatos teljes iratanyagot öt munkanapon belül teljeskörűen a közbeszerzésekért felelős miniszter rendelkezésére bocsátja ellenőrzés céljából.

Az összegyetemi adatszolgáltatás felelőse a Beszerzési Igazgatóság, de az információk és dokumentumok valódiságáért és rendelkezésre állásáért, valamint az eljárás során ezen utasítás betartásáért a lebonyolító szervezeti egység vezetője és gazdasági vezetője a felelős.

Az eljárások dokumentálásával kapcsolatos adminisztráció:

– Az eljárás előkészítését és lefolytatását a lefolytató szervezeti egység köteles dokumentálni és a keletkező dokumentumokat 5 évig megőrizni. (1. sz. melléklet)
– Az eljárás eredményeképpen megkötött szerződések SAP-ba történő rögzítésének felelősségét az eljárás típusa, lefolytatója, és a kedvezményezettje határozza meg. (1. sz. melléklet)
– A szerződés SAP-ban való rögzítésekor, a minősített BML azonosítóját (2. sz. melléklet) a fejszövegek között a „BML_azonosító” mezőben kell rögzíteni. (3. sz. melléklet)
– A több BML alapján lefolytatott eljárás eredményeképpen megkötött szerződéshez, az összes BML azonosítójának rögzítése kötelező. A BML azonosítókat vesszővel elválasztva folyamatosan – szóköz nélkül – kell rögzíteni.
– Abban az esetben, ha az eredményes eljárás során több szerződés kerül megkötésre, akkor mindegyik szerződéshez rögzíteni kell a megalapozó BML azonosítókat.

Az eljárások lefolytatásának szabályai a Korm. rendelet 2. §-a alapján:

– „Az ajánlatkérő az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplők kiválasztásakor diszkriminációmentesen, az egyenlő bánásmód elvének megfelelően jár el. Az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplőket lehetőség szerint az ajánlatkérő székhelye (telephelye), vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás, árubeszerzés, vagy építési beruházás teljesítésének helye szerinti mikro-, kis- vagy középvállalkozások közül választja ki.”
– „Az ajánlatkérő az e rendelet szerinti egyes beszerzések esetében ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők személyét lehetőség szerint változtatja.”
– „Az ajánlatkérő az e rendelet szerinti egyes beszerzések megvalósításakor különös körültekintéssel veszi figyelembe a Kbt. 19. § (2)-(3) bekezdése szerinti részekre bontás tilalmát.”

A K/19/2016. (XI.30.) kancellári határozattal elfogadott Beszerzési Szabályzat az alábbiak szerint kiegészítésre kerül. A Beszerzési Szabályzat III. fejezet 2.6. pontjában felsoroltakon kívül – a Korm. rendelet 3. §-a értelmében – 2017. január 1. napjától nem szükséges a három árajánlat bekérése az alábbi egyszerű beszerzések esetében:

– „a beszerzés kivételesen kedvező feltételei dokumentáltan csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az ajánlatok bekérésére vonatkozó e rendelet szerinti szabályok alkalmazása esetén meghiúsulna;”
– „a beszerzés tárgya igazságügyi szakértői megbízás, vagy közbeszerzési eljárásokhoz, pályázatokhoz kapcsolódó szakmai bírálóbizottsági tag megbízása;”
– „a szerződés tárgya közüzemi szolgáltatások (különösen víz, gáz, villamos energia, hőenergia), vagy internet szolgáltatás megrendelése;”
– „az ajánlatkérő dokumentált piackutatás eredményeképpen igazolható módon meggyőződött arról, hogy az adott piacon háromnál kevesebb gazdasági szereplő lelhető fel, így potenciális versenyhelyzet nincs az adott beszerzési tárgy tekintetében;”
– „a szerződés tárgya egyedi gyártású áru beszerzése, feltéve, hogy az áru egyediségét a gyártó igazolja;”
– „a fizetési kötelezettség előzetesen meghirdetett tanfolyamra, képzésre, konferenciára történő jelentkezéssel kapcsolatos;” – „a szerződést külföldön kell megkötni vagy teljesíteni;”
– „a szerződés tárgya repülőjegy vásárlása, illetve utasbiztosítási szolgáltatás megrendelése;”
– „a beszerzés közfoglalkoztatási program keretében történik;”
– „a szerződés tárgya személyhez kötött, bizalmi jellegű szolgáltatás teljesítése;”
– „a szerződés tárgya veszélyes hulladék megsemmisítése,”
– „a szerződés tárgya emberi erőforrás kezelési tanácsadás,”

– „a szerződés tárgya olyan e rendelet hatálya alá tartozó korábbi szerződéshez kapcsolódó kiegészítő árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés vagy építési beruházás, amelynek értéke nem haladja meg az eredeti szerződés értékének ötven százalékát, és az alapszerződésben szerződő partnertől történő beszerzés szakmai vagy gazdaságossági szempontból indokolt, feltéve, hogy beszerzés teljes becsült értéke (az alapszerződés a kiegészítéssel együtt) nem éri el a nemzeti közbeszerzési értékhatárokat.”

„Az ajánlatkérő eltekinthet attól, hogy a szerződést a három ajánlatot benyújtó gazdasági szereplő valamelyikével kösse meg, ha a benyújtott árajánlatok magasabbak az interneten elérhető és összehasonlítható módon kiválasztható alacsonyabb vételárú, az ajánlatkérés tárgyával megegyező árunál, vagy szolgáltatásnál. Ebben az esetben az ajánlatkérő az interneten történt összehasonlító vizsgálat eredményét dokumentálja, a szerződést pedig az interneten történt összehasonlító vizsgálat eredményeként alacsonyabb árat ajánló gazdasági szereplővel köti meg.”

Jelen kancellári utasítás visszavonásig, vagy a K/19/2016. (XI.30.) kancellári határozattal elfogadott Beszerzési Szabályzat módosításáig marad hatályban.

Budapest, 2017. február 03.

Dr. Szász Károly
kancellár

1 E tárgykörbe tartozik a kiemelt termékek beszerzése abban az esetben, ha a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben (a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről), a 46/2012. (III. 28.) Korm. rendeletben (a fekvőbeteg szakellátást nyújtó intézmények részére történő gyógyszer-, orvostechnikai eszköz és fertőtlenítőszer beszerzések országos központosított rendszeréről) és a 247/2014. (X. 1.) Korm. rendeletben (a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről) meghatározottak szerint a beszerzés saját hatáskörben való lefolytatásának feltételei fennállnak.


A K/1/2017. számú kancellári utasítás a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések megvalósításával, dokumentálásával és ellenőrzésével kapcsolatos eljárásokról beszkennelt változata az alábbi linken megtekinthető, letölthető: K/1/2017. számú kancellári utasítás