Az elm\u00falt t\u00f6bb mint h\u00e1rom \u00e9vben a Semmelweis Egyetem t\u00f6bbek k\u00f6z\u00f6tt egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si rendszert, egy elektronikus iktat\u00f3k\u00f6nyv haszn\u00e1lat\u00e1t, elektronikus felad\u00f3jegyz\u00e9ket, valamint az iratok digitaliz\u00e1l\u00e1s\u00e1t vezette be, tov\u00e1bb\u00e1 racionaliz\u00e1l\u00f3dott a k\u00f6rpostarendszer is. Mindezeknek k\u00f6sz\u00f6nhet\u0151en mostanra az egyetem a jogszab\u00e1lyokhoz \u00e9s a jelent\u0151s iratforgalomhoz igazod\u00f3, egys\u00e9ges gyakorlat alkalmaz\u00e1s\u00e1val l\u00e1tja el az iratkezel\u00e9si feladatait.<\/p>\n
A Semmelweis Egyetem irat- \u00e9s k\u00fcldem\u00e9nykezel\u00e9si gyakorlat\u00e1nak teljes fel\u00fclvizsg\u00e1lat\u00e1ra 2015. \u00e9v m\u00e1sodik fel\u00e9ben ker\u00fclt sor. Ezt a jogszab\u00e1lyoknak val\u00f3 megfelel\u00e9s mellett az is indokolta, hogy a szervezeti egys\u00e9gek elt\u00e9r\u0151 iratkezel\u00e9si gyakorlattal rendelkeztek, ez\u00e9rt sz\u00fcks\u00e9ges volt az egyetem \u00fcgyviteli folyamatainak korszer\u0171s\u00edt\u00e9se \u00e9s egys\u00e9ges\u00edt\u00e9se \u2013 t\u00e1j\u00e9koztatott M\u00e1rton No\u00e9mi, a Jog \u00e9s Igazgat\u00e1si F\u0151igazgat\u00f3s\u00e1gon (JIF) bel\u00fcl m\u0171k\u00f6d\u0151 Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g vezet\u0151je.<\/p>\n
Mint az igazgat\u00f3 elmondta, a 2016. janu\u00e1r 1-j\u00e9vel bevezetett \u00faj, egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si rendszer mind a k\u00fcldem\u00e9ny-, mind az iratkezel\u00e9s tekintet\u00e9ben jelent\u0151s el\u0151rel\u00e9p\u00e9st \u00e9s eredm\u00e9nyeket mutat; a k\u00fcldem\u00e9nyek egyetemen bel\u00fcli tov\u00e1bb\u00edt\u00e1sa szervezetten, nyomon k\u00f6vethet\u0151en t\u00f6rt\u00e9nik.<\/p>\n
Az egyetemi k\u00f6zponti levelez\u00e9si c\u00edm (1085 Budapest, \u00dcll\u0151i \u00fat 26.) bevezet\u00e9s\u00e9vel a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3ba \u00e9rkez\u0151 \u00e9s onnan kimen\u0151 lev\u00e9lk\u00fcldem\u00e9nyek egyetemi k\u00f6rpostarendszeren kereszt\u00fcl jutnak el a be\u00e9rkez\u00e9s\u00fck napj\u00e1n napi k\u00e9tszeri k\u00f6rj\u00e1rattal a c\u00edmzett szervezeti egys\u00e9gekhez, a k\u00e9zbes\u00edt\u00e9st v\u00e9gz\u0151 Magyar Posta Zrt.-hez pedig k\u00f6zpontos\u00edtottan ker\u00fclnek \u2013 ismertette a folyamatot M\u00e1rton No\u00e9mi. Hozz\u00e1tette: a be\u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyek k\u00f6zponti \u00e9rkeztet\u00e9s\u00e9nek k\u00f6sz\u00f6nhet\u0151en \u00e1tl\u00e1that\u00f3bb\u00e1 \u00e9s nyomon k\u00f6vethet\u0151v\u00e9 v\u00e1lt az egyetemi k\u00fcldem\u00e9nyforgalom meghat\u00e1roz\u00f3 r\u00e9sze, \u00e9s cs\u00f6kkent annak kock\u00e1zata is, hogy a k\u00fcldem\u00e9nyek elvesszenek.<\/p>\n
Az egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si rendszerrel egy id\u0151ben az egyetem k\u00f6zponti iktat\u00f3k\u00f6nyv haszn\u00e1lat\u00e1t vezette be. Az iratok egyetlen azonos\u00edt\u00f3val rendelkeznek, amelyeket \u2013 pap\u00edr alap\u00fa iratok eset\u00e9n \u2013 az iratkezel\u0151 rendszerben nyilv\u00e1ntart\u00e1sba kell venni \u2013 magyar\u00e1zta az igazgat\u00f3. \u00cdgy az egyetem \u00fcgyviteli folyamatai ellen\u0151rizhet\u0151v\u00e9 v\u00e1ltak, a kor\u00e1bbi \u00fcgyek pedig visszakereshet\u0151ek, az ezzel p\u00e1rhuzamosan bevezetett egys\u00e9ges oktat\u00e1si m\u00f3dszertan pedig el\u0151seg\u00edti a szervezeti egys\u00e9gek egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si gyakorlat\u00e1t \u2013 vil\u00e1g\u00edtott r\u00e1 M\u00e1rton No\u00e9mi.<\/p>\n
Az \u00faj iratkezel\u00e9si rendszerrel egyidej\u0171leg lehet\u0151s\u00e9g ny\u00edlt az e-mailek iktat\u00e1s\u00e1ra is, \u00edgy a bels\u0151 e-mailek a pap\u00edr alap\u00fa iratokkal egyen\u00e9rt\u00e9k\u0171v\u00e9 v\u00e1ltak, a szervezeti egys\u00e9gek bels\u0151 megkeres\u00e9sein\u00e9l a pap\u00edr alap\u00fa levelez\u00e9st jelent\u0151s ar\u00e1nyban felv\u00e1ltotta az elektronikus megkeres\u00e9s.<\/p>\n
M\u00e1rton No\u00e9mi besz\u00e1molt r\u00f3la, hogy 2017-ben saj\u00e1t fejleszt\u00e9sk\u00e9nt az Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g elk\u00e9sz\u00edtette \u00e9s bevezette a Magyar Posta Zrt. \u00e1ltal tan\u00fas\u00edtott elektronikus felad\u00f3jegyz\u00e9ket. Ennek alkalmaz\u00e1s\u00e1val cs\u00f6kkentek az egyetemi postai szolg\u00e1ltat\u00e1sok k\u00f6lts\u00e9gei, a feladott k\u00fcldem\u00e9nyek forgalma szervezeti egys\u00e9gek szintj\u00e9n is m\u00e9rhet\u0151v\u00e9 v\u00e1lt, \u00e9s a k\u00fcldem\u00e9nyfelad\u00e1sok nyomon k\u00f6vet\u00e9s\u00e9re is lehet\u0151s\u00e9g ny\u00edlt.<\/p>\n
2017-t\u0151l \u00e1ltal\u00e1nos gyakorlatt\u00e1 v\u00e1lt a vonalk\u00f3d haszn\u00e1lata, amely az iratkezel\u00e9s tov\u00e1bbi fejleszt\u00e9s\u00e9t tette lehet\u0151v\u00e9. Ebben az \u00e9vben megkezd\u0151d\u00f6tt a pap\u00edr alap\u00fa \u00fcgyviteli iratok digitaliz\u00e1l\u00e1s\u00e1nak el\u0151k\u00e9sz\u00edt\u00e9se. A K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3ban kialak\u00edtott digitaliz\u00e1l\u00f3 m\u0171hely 2017 \u00e9v v\u00e9g\u00e9n teszt jelleggel megkezdte a levelez\u00e9si c\u00edmre \u00e9rkez\u0151 lev\u00e9lk\u00fcldem\u00e9nyek digitaliz\u00e1l\u00e1s\u00e1t. A szervezeti egys\u00e9gekn\u00e9l k\u00f6zponti keretb\u0151l telep\u00edtett k\u00f6zel 300 multifunkcion\u00e1lis digitaliz\u00e1l\u00f3 eszk\u00f6z pedig k\u00f6zvetlen\u00fcl az elektronikus iratkezel\u0151 rendszerrel kommunik\u00e1lva, felhaszn\u00e1l\u00f3i k\u00f6zrem\u0171k\u00f6d\u00e9s n\u00e9lk\u00fcl csatolja fel a pap\u00edr alap\u00fa dokumentumok digit\u00e1lis k\u00e9p\u00e9t.<\/p>\n
A k\u00f6zponti levelez\u00e9si c\u00edmre \u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyek digitaliz\u00e1l\u00e1sa sor\u00e1n a nem bonthat\u00f3 (teh\u00e1t z\u00e1rt kezel\u00e9s\u0171) k\u00fcldem\u00e9nyeknek csak a bor\u00edt\u00e9kk\u00e9pe ker\u00fcl r\u00f6gz\u00edt\u00e9sre az elektronikus iratkezel\u0151 rendszerben. A nyitottan kezelt k\u00fcldem\u00e9nyekn\u00e9l a bor\u00edt\u00e9kkal egy\u00fctt az irat k\u00e9pe is el\u00e9rhet\u0151 az iratkezel\u0151 rendszerben, de az elektronikus iratkezel\u0151 rendszerb\u0151l a bor\u00edt\u00e9k k\u00e9pe, illetve az iratk\u00e9p csak az arra jogosults\u00e1ggal rendelkez\u0151 szervezeti egys\u00e9g r\u00e9sz\u00e9re v\u00e1lik hozz\u00e1f\u00e9rhet\u0151v\u00e9 \u2013 hangs\u00falyozta az igazgat\u00f3.<\/p>\n
A digitaliz\u00e1l\u00e1s alkalmaz\u00e1sa szab\u00e1lyzati szinten 2018 elej\u00e9n kezd\u0151d\u00f6tt meg. \u00c9v v\u00e9g\u00e9re az arra jogosult munkat\u00e1rsak az iktatott pap\u00edr alap\u00fa iratok mintegy 72 sz\u00e1zal\u00e9k\u00e1t, a csak digit\u00e1lisan l\u00e9tez\u0151 iratok 10 sz\u00e1zal\u00e9k\u00e1t \u00e9rhetik el k\u00f6zvetlen\u00fcl az iratkezel\u0151 rendszerb\u0151l, amely nagyban megk\u00f6nny\u00edti a mindennapi munkav\u00e9gz\u00e9st \u2013 mondta el M\u00e1rton No\u00e9mi.<\/p>\n
2018-ban megt\u00f6rt\u00e9nt az egyetemi k\u00f6rpostarendszer m\u0171k\u00f6d\u00e9s\u00e9nek racionaliz\u00e1l\u00e1sa. A m\u00e1r kor\u00e1bban (2016-ban) bevezetett, \u00fagynevezett eloszt\u00e1si pont alap\u00fa k\u00fcldem\u00e9nykezel\u00e9s alapj\u00e1n a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 k\u00f6rj\u00e1rattal tov\u00e1bb\u00edtja a k\u00fcldem\u00e9nyeket az eloszt\u00e1si pontokra \u2013 ismertette a folyamatot az igazgat\u00f3. Ezt k\u00f6vet\u0151en az eloszt\u00e1si pontok adj\u00e1k \u00e1t a k\u00fcldem\u00e9nyeket a szervezeti egys\u00e9gek r\u00e9sz\u00e9re, \u00e9s \u0151k gy\u0171jtik be a kimen\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyeket is. A k\u00f6rpostarendszer hat\u00e9konys\u00e1g\u00e1nak n\u00f6vel\u00e9se \u00e9rdek\u00e9ben a budai \u00e9s pesti oldalra tagol\u00f3d\u00f3 egyetemi strukt\u00far\u00e1hoz igazodva a K\u00fatv\u00f6lgyi \u00faton kialak\u00edtott Budai \u00c9rkeztet\u0151ben a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 fel\u00fcgyelet\u00e9vel, az egyetemi bels\u0151 szab\u00e1lyoz\u00f3knak megfelel\u0151en k\u00f6zvetlen\u00fcl t\u00f6rt\u00e9nik a budai oldalon m\u0171k\u00f6d\u0151 szervezeti egys\u00e9gek k\u00fcldem\u00e9nyeinek a kezel\u00e9se.<\/p>\n
A k\u00fcldem\u00e9nykezel\u00e9s fejleszt\u00e9s\u00e9t a lev\u00e9lk\u00fcldem\u00e9nyek sz\u00e1m\u00e1nak folyamatos n\u00f6veked\u00e9se indokolta. Az egyetemre k\u00fcls\u0151 partnert\u0151l \u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyek sz\u00e1m\u00e1ban 2016-2018 k\u00f6z\u00f6tt \u00e9ves szinten \u00e1tlagosan 10 sz\u00e1zal\u00e9kos n\u00f6veked\u00e9s tapasztalhat\u00f3, ami a tavalyi \u00e9vben m\u00e1r k\u00f6zel 120 ezer darab postai k\u00fcldem\u00e9ny kezel\u00e9s\u00e9t jelentette. A K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3ban post\u00e1n feladott (kimen\u0151) k\u00fcldem\u00e9nyek sz\u00e1ma 2018-ban is 13 sz\u00e1zal\u00e9kkal n\u0151tt az el\u0151z\u0151 \u00e9vhez k\u00e9pest, ami t\u00f6bb mint 110 ezer darab feladott lev\u00e9lk\u00fcldem\u00e9nyt jelent \u2013 sorolta az eredm\u00e9nyeket M\u00e1rton No\u00e9mi.<\/p>\n
Az iratkezel\u00e9si rendszer haszn\u00e1lat\u00e1nak k\u00f6sz\u00f6nhet\u0151en \u00e9vente \u00e1tlagosan 30 sz\u00e1zal\u00e9kos n\u00f6veked\u00e9s t\u00f6rt\u00e9nt, \u00edgy 2015-h\u00f6z k\u00e9pest az iktatott iratok sz\u00e1ma 2018 v\u00e9g\u00e9re k\u00f6zel megdupl\u00e1z\u00f3dott. 2018-ban k\u00f6zel 215 ezer darab \u00fcgyviteli irat keletkezett az egyetemen \u2013 tette hozz\u00e1.<\/p>\n
2018 els\u0151 negyed\u00e9v\u00e9ben \u2013 jogszab\u00e1lyi k\u00f6telezetts\u00e9gnek eleget t\u00e9ve \u2013 a Jogi \u00e9s Igazgat\u00e1si F\u0151igazgat\u00f3s\u00e1g koordin\u00e1l\u00e1s\u00e1val l\u00e9trej\u00f6tt az egyetem Hivatali Kapuja. Az elektronikus \u00fcgyint\u00e9z\u00e9st biztos\u00edt\u00f3 \u00e9s a korm\u00e1ny \u00e1ltal kijel\u00f6lt egy\u00fcttm\u0171k\u00f6d\u0151 szervekkel a Semmelweis Egyetem hivatali kapun kereszt\u00fcl tart kapcsolatot. Az \u00edgy be\u00e9rkez\u0151 \u00e9s feladott elektronikus k\u00fcldem\u00e9nyek kezel\u00e9se az Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g szakmai fel\u00fcgyelete mellett t\u00f6rt\u00e9nik. Egy \u00e9v alatt az igazgat\u00f3s\u00e1g 1117 darab elektronikus k\u00fcldem\u00e9ny \u00e9rkeztet\u00e9s\u00e9t \u00e9s 936 darab elektronikus k\u00fcldem\u00e9ny felad\u00e1s\u00e1t v\u00e9gezte el a Hivatali Kapun kereszt\u00fcl.<\/p>\n
A 2019. janu\u00e1rban tov\u00e1bbi fejleszt\u00e9sk\u00e9nt bevezetett \u00fagynevezett \u00fcgyirati iratkezel\u00e9si rendszerre val\u00f3 \u00e1t\u00e1ll\u00e1s az Iratkezel\u00e9si \u00e9s Igazgat\u00e1si Igazgat\u00f3s\u00e1g koordin\u00e1l\u00e1s\u00e1val lebonyol\u00edtott oktat\u00e1sok seg\u00edts\u00e9g\u00e9vel megt\u00f6rt\u00e9nt. (Az \u00e1t\u00e1ll\u00e1sra az\u00e9rt volt sz\u00fcks\u00e9g, mert az iratkezel\u0151 rendszer fejleszt\u0151je a kor\u00e1bban haszn\u00e1lt rendszer t\u00e1mogat\u00e1s\u00e1t 2018 v\u00e9g\u00e9n megsz\u0171ntette.) Az \u00faj iratkezel\u00e9si met\u00f3dusnak vannak m\u00e9g ugyan fejlesztend\u0151 ter\u00fcletei, ugyanakkor felhaszn\u00e1l\u00f3bar\u00e1t, egyszer\u0171bb \u00fcgyint\u00e9z\u00e9st tesz lehet\u0151v\u00e9, valamint tov\u00e1bbi lehet\u0151s\u00e9geket teremt a pap\u00edr alap\u00fa \u00fcgyint\u00e9z\u00e9s visszaszor\u00edt\u00e1s\u00e1ra, ez \u00e1ltal a 21. sz\u00e1zadnak megfelel\u0151 \u00fcgyviteli folyamatok kialak\u00edt\u00e1s\u00e1ra \u2013 sz\u00e1molt be M\u00e1rton No\u00e9mi.
\nAz igazgat\u00f3 t\u00e1j\u00e9koztat\u00e1sa szerint az egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si rendszer kialak\u00edt\u00e1sa \u00e9s bevezet\u00e9se \u00f3ta az Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g m\u00f3dszertani \u00e9s szakmai t\u00e1mogat\u00e1st biztos\u00edt valamennyi szervezeti egys\u00e9g, illetve az egyetem munkat\u00e1rsai r\u00e9sz\u00e9re az iratkezel\u00e9si \u00e9s iratt\u00e1rol\u00e1si feladatokban.<\/p>\n
Az igazgat\u00f3s\u00e1g a fejleszt\u00e9sek sor\u00e1n a felhaszn\u00e1l\u00f3k t\u00e1mogat\u00e1s\u00e1ra folyamatosan kiemelt hangs\u00falyt ford\u00edt \u2013 mondta el M\u00e1rton No\u00e9mi. A szem\u00e9lyes oktat\u00e1sok, konzult\u00e1ci\u00f3k mellett a JIF bels\u0151 h\u00e1l\u00f3zatb\u00f3l el\u00e9rhet\u0151 (intranet) \u201eIratkezel\u00e9s\u201d fel\u00fclete r\u00e9szletesen inform\u00e1lja \u00e9s seg\u00edti napi munk\u00e1jukban az iratkezel\u0151ket \u00e9s valamennyi egyetemi munkat\u00e1rsat.<\/p>\n
M\u00e1rton No\u00e9mi hangs\u00falyozta, hogy a szervezeti egys\u00e9gek iratkezel\u00e9si sz\u00ednvonala a bevezetett int\u00e9zked\u00e9sek alkalmaz\u00e1s\u00e1val az elm\u00falt id\u0151szakban l\u00e9nyegesen javult, ami a szervezeti egys\u00e9gek vezet\u0151i \u00e9s az iratkezel\u00e9sben \u00e9rintett munkat\u00e1rsak kedvez\u0151 hozz\u00e1\u00e1ll\u00e1s\u00e1nak is k\u00f6sz\u00f6nhet\u0151.<\/p>\n
Keresztes Eszter
\nFot\u00f3 (illusztr\u00e1ci\u00f3): Kov\u00e1cs Attila – Semmelweis Egyetem<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Az egyetem egys\u00e9ges gyakorlat alkalmaz\u00e1s\u00e1val l\u00e1tja el az iratkezel\u00e9si feladatait.<\/p>\n","protected":false},"author":101132,"featured_media":76296,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[157],"tags":[4234,4179,3365,2408],"class_list":["post-81595","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-semmelweis-vilag","tag-aktualitasok","tag-alhonlapokra","tag-kancellar-hirei","tag-mki-alairas"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/81595","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/users\/101132"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=81595"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/81595\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":81597,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/81595\/revisions\/81597"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/media\/76296"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=81595"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=81595"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=81595"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}