A tervek szerint 2017. janu\u00e1r 1-t\u0151l \u00fctemezetten vezeti be a digit\u00e1lis iratkezel\u00e9st az egyetem: a folyamat leghamarabb 2018. janu\u00e1r 1-re fejez\u0151dhet be. A teljes k\u00f6r\u0171 digit\u00e1lis iratkezel\u00e9st az \u00e9v elej\u00e9n bevezetett \u00faj iratkezel\u00e9si folyamatok m\u00e9g hat\u00e9konyabb\u00e1, gyorsabb\u00e1 t\u00e9tele, valamint a pap\u00edrfelhaszn\u00e1l\u00e1s visszaszor\u00edt\u00e1s\u00e1nak a c\u00e9lja indokolja.<\/p>\n
A Projekt Ir\u00e1ny\u00edt\u00f3 Bizotts\u00e1g (PIB) \u00fcl\u00e9s\u00e9n elhangzott, hogy a tervezett \u00fctemez\u00e9s szerint 2017. janu\u00e1r 1-t\u0151l a K\u00f6zponti \u00c9rkeztet\u0151 \u00e9s Post\u00e1z\u00f3 megkezdi a be\u00e9rkez\u0151 \u00e9s az iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat alapj\u00e1n bonthat\u00f3 k\u00fcldem\u00e9nyek digitaliz\u00e1l\u00e1s\u00e1t. Ezt k\u00f6vet\u0151en az els\u0151 negyed\u00e9vben bevezetik a digitaliz\u00e1l\u00e1st a k\u00f6zponti szervezeti egys\u00e9gekn\u00e9l \u00e9s a d\u00e9k\u00e1ni hivatalokban, majd a m\u00e1sodik f\u00e9l\u00e9vben a tov\u00e1bbi szervezeti egys\u00e9gekn\u00e9l. Ezzel p\u00e1rhuzamosan az \u00e9v m\u00e1sodik fel\u00e9ben sor ker\u00fcl az elektronikus \u00fcgyiratoz\u00e1sra val\u00f3 \u00e1tt\u00e9r\u00e9s el\u0151k\u00e9sz\u00edt\u00e9s\u00e9re. Ez\u00e1ltal, v\u00e1rhat\u00f3an 2018 janu\u00e1rj\u00e1ra val\u00f3sul meg az eg\u00e9sz egyetemen a teljes k\u00f6r\u0171 digitaliz\u00e1l\u00e1s \u00e9s az elektronikus \u00fcgyiratoz\u00e1s bevezet\u00e9se. Csak azokn\u00e1l az iratokn\u00e1l marad meg a pap\u00edrok haszn\u00e1lata, ahol jogi vagy m\u00e1s saj\u00e1toss\u00e1gok miatt nincsen lehet\u0151s\u00e9g a digitaliz\u00e1l\u00e1sra.<\/p>\n
A rendszer haszn\u00e1lat\u00e1hoz elengedhetetlen, hogy a munkat\u00e1rsaknak stabil iratkezel\u00e9si ismeretei legyenek, ez\u00e9rt az Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g id\u00e9n \u00e9s j\u00f6v\u0151re kiemelten foglalkozik a rendszer m\u0171k\u00f6d\u00e9s\u00e9nek t\u00e1mogat\u00e1s\u00e1val \u00e9s a felhaszn\u00e1l\u00f3k megszerzett tud\u00e1s\u00e1nak az elm\u00e9ly\u00edt\u00e9s\u00e9vel. Ezzel \u00f6sszef\u00fcgg\u00e9sben visszam\u00e9rik az iratkezel\u00e9si gyakorlatot is. Az Igazgat\u00e1si \u00e9s Iratkezel\u00e9si Igazgat\u00f3s\u00e1g az egyetem valamennyi iktat\u00e1si helye r\u00e9sz\u00e9re \u00f6sszevontan f\u00f3rumokat szervez a napi iratkezel\u00e9sben esetlegesen neh\u00e9zs\u00e9get, probl\u00e9m\u00e1t jelent\u0151 k\u00e9rd\u00e9sek megismer\u00e9se, a munkat\u00e1rsak munk\u00e1j\u00e1nak megk\u00f6nny\u00edt\u00e9se, a munkafolyamatok g\u00f6rd\u00fcl\u00e9kenyebb\u00e9 v\u00e1l\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben. A f\u00f3rumokon lehet\u0151s\u00e9ge ny\u00edlik a szervezeti egys\u00e9geknek az egyedi munkafolyamataik sor\u00e1n jelentkez\u0151 k\u00e9rd\u00e9sek k\u00f6zvetlen feltev\u00e9s\u00e9re \u00e9s megvitat\u00e1s\u00e1ra.<\/p>\n
Az iratkezel\u00e9si ismeretek \u00e9s a rendszer m\u0171k\u00f6d\u00e9s\u00e9nek stabiliz\u00e1l\u00e1sa \u00e9rdek\u00e9ben az oktat\u00e1sok szervez\u00e9se, szem\u00e9lyes konzult\u00e1ci\u00f3s lehet\u0151s\u00e9gek biztos\u00edt\u00e1sa mellett a gyakorlati \u00e9s elm\u00e9leti ismeretek elsaj\u00e1t\u00edt\u00e1s\u00e1ra, elm\u00e9ly\u00edt\u00e9s\u00e9re a munkat\u00e1rsak sz\u00e1m\u00e1ra \u00fajabb lehet\u0151s\u00e9g ny\u00edlik v\u00e1rhat\u00f3an ez \u00e9v m\u00e1sodik f\u00e9l\u00e9v\u00e9t\u0151l az e-learning haszn\u00e1lat\u00e1nak bevezet\u00e9s\u00e9vel.<\/p>\n
A PIB \u00fcl\u00e9sen elhangzott tov\u00e1bb\u00e1, hogy m\u00e1jus elej\u00e9n m\u00f3dosult az Iratkezel\u00e9si Szab\u00e1lyzat: friss\u00fclt egyebek mellett az iktat\u00f3helyek \u00e9s a k\u00e9zbes\u00edt\u00e9si helyek list\u00e1ja, pontos\u00edtott\u00e1k az Iratt\u00e1ri tervet, valamint a nem bontand\u00f3 k\u00fcldem\u00e9nyek k\u00f6r\u00e9nek meghat\u00e1roz\u00e1s\u00e1t. A szab\u00e1lyzat m\u00f3dos\u00edt\u00e1sa legink\u00e1bb az Iratt\u00e1ri tervet \u00e9rintette, amelyben a szervezeti egys\u00e9gek gyakorlati tapasztalati alapj\u00e1n 82 db \u00faj iratt\u00e1ri t\u00e9telt r\u00f6gz\u00edtettek, ugyanakkor 35 f\u00f6l\u00f6sleges, illetve duplik\u00e1ltan szerepl\u0151 t\u00e9telt vezettek ki bel\u0151le. 29 t\u00e9teln\u00e9l a megnevez\u00e9s vagy \u0151rz\u00e9si id\u0151 v\u00e1ltozott. A m\u00f3dos\u00edt\u00e1ssal a nem bontand\u00f3 k\u00fcldem\u00e9nyek k\u00f6re kieg\u00e9sz\u00fclt az \u201eeg\u00e9szs\u00e9g\u00fcgyi adat\u201d megjel\u00f6l\u00e9s\u0171 k\u00fcldem\u00e9nyekkel, valamint a szab\u00e1lyzat r\u00f6gz\u00edti, hogy a t\u00e9vesen felbontott k\u00fcldem\u00e9nyeket minden esetben visszaz\u00e1rtan kell kezelni.<\/p>\n
Az elm\u00falt h\u00f3napok \u00f6sszegz\u00e9se alapj\u00e1n a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 janu\u00e1r elej\u00e9t\u0151l \u00e1prilis v\u00e9g\u00e9ig t\u00f6bb mint 26 ezer k\u00fcldem\u00e9ny \u00e9rkeztet\u00e9s\u00e9t v\u00e9gezte el, ami naponta \u00e1tlagosan 313 db k\u00fcldem\u00e9nyt jelent.<\/p>\n
\u00a0Visszatekintve az eddig t\u00f6rt\u00e9ntekre: a Semmelweis Egyetemen egys\u00e9ges irat- \u00e9s dokumentumkezel\u00e9si rendszert vezettek be 2016. janu\u00e1r 1-t\u0151l. Ez mag\u00e1ban foglalja az egyetemre \u00e9rkez\u0151 iratok, dokumentumok \u00e1tv\u00e9tel\u00e9t, be\u00e9rkeztet\u00e9s\u00e9t, azok megfelel\u0151 szervezeti egys\u00e9ghez t\u00f6rt\u00e9n\u0151 tov\u00e1bb\u00edt\u00e1s\u00e1t, valamint iktat\u00e1s\u00e1t. Az egys\u00e9ges kezel\u00e9ssel nyomon k\u00f6vethet\u0151v\u00e9 v\u00e1ltak az egyes feladatok, azok st\u00e1tusza, a felel\u0151s\u00f6k szem\u00e9lye, tov\u00e1bb\u00e1 biztos\u00edtott az ugyanazon \u00fcgyben keletkezett iratok k\u00e9s\u0151bbi visszakereshet\u0151s\u00e9ge is. Az \u00faj rendszer biztos\u00edtja az egy \u00fcgyben keletkezett irat teljes \u00e9let\u00fatj\u00e1nak nyomon k\u00f6vet\u00e9s\u00e9t, cs\u00f6kkentve az iratelveszt\u00e9sek kock\u00e1zat\u00e1t \u00e9s el\u0151seg\u00edtve az iratok fellelhet\u0151s\u00e9g\u00e9t.<\/p>\n
Az \u00faj iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyok r\u00e9szek\u00e9nt az addigi – szervezeti egys\u00e9genk\u00e9nt vezetett iktat\u00f3k\u00f6nyvek helyett – az egyetem eg\u00e9sz szervezet\u00e9re\u00a0vonatkoz\u00f3an egyetlen egys\u00e9ges iktat\u00f3k\u00f6nyvet kell \u00a0haszn\u00e1lni\u00a0a Poszeidon rendszer fel\u00fclet\u00e9n. Az egy \u00fcgyben keletkez\u0151 iratokat egy f\u0151sz\u00e1m alatt, alsz\u00e1mok alkalmaz\u00e1s\u00e1val kell iktatni. Az iktat\u00f3rendszerben a szervezeti egys\u00e9gek k\u00f6z\u00f6tti iktatott levelez\u00e9s, valamint irat\u00e1tad\u00e1sok r\u00f6gz\u00edt\u00e9se is megt\u00f6rt\u00e9nik.<\/p>\n
A Poszeidon rendszerben a szervezeti egys\u00e9gek nev\u00e9ben csak az arra jogosultak iktathatnak \u2013 \u0151k a projekt bevezet\u00e9se keret\u00e9ben oktat\u00e1sokon vettek r\u00e9szt. Az \u00faj rendszer biztos\u00edtja azt is, hogy egy adott irathoz csak az arra jogosult f\u00e9rhessen hozz\u00e1.<\/p>\n
Az \u00faj rendszer bevezet\u00e9s\u00e9vel \u00e1talakult az egyetem k\u00e9zbes\u00edt\u00e9si \u00e9s post\u00e1z\u00e1si rendje: az egyetemnek jelenleg hivatalosan egy postai \u00e9s egy postafi\u00f3k c\u00edme van, minden lev\u00e9lk\u00fcldem\u00e9nynek ide kell \u00e9rkeznie (1085 Budapest, \u00dcll\u0151i \u00fat 26. vagy 1428 Budapest, Pf.2.). Ez nem vonatkozik a csomagokra, melyek tov\u00e1bbra is minden szervezeti egys\u00e9g a saj\u00e1t c\u00edm\u00e9re \u00e9rkezhetnek, \u00e9s a felad\u00e1sukr\u00f3l is maguk gondoskodnak.<\/p>\n
A k\u00f6zponti c\u00edmre \u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyeket az \u00faj rendszerben\u00a0a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 veszi \u00e1t, elv\u00e9gzi azok szort\u00edroz\u00e1s\u00e1t, bont\u00e1s\u00e1t \u00e9s \u00e9rkeztet\u00e9s\u00e9t, int\u00e9zi a lev\u00e9lpostai k\u00fcldem\u00e9nyek postai felad\u00e1s\u00e1t is. A be\u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyeket az Egyetemi K\u00f6rposta\u00a0tov\u00e1bb\u00edtja a szervezeti egys\u00e9geknek, illetve a munkat\u00e1rsaknak.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
A tervek szerint 2017. janu\u00e1r 1-t\u0151l \u00fctemezetten vezeti be a digit\u00e1lis iratkezel\u00e9st az egyetem: a folyamat leghamarabb 2018. janu\u00e1r 1-re fejez\u0151dhet be. A teljes k\u00f6r\u0171 digit\u00e1lis iratkezel\u00e9st az \u00e9v elej\u00e9n bevezetett \u00faj iratkezel\u00e9si folyamatok m\u00e9g hat\u00e9konyabb\u00e1, gyorsabb\u00e1 t\u00e9tele, valamint a pap\u00edrfelhaszn\u00e1l\u00e1s visszaszor\u00edt\u00e1s\u00e1nak a c\u00e9lja indokolja. A Projekt Ir\u00e1ny\u00edt\u00f3 Bizotts\u00e1g (PIB) \u00fcl\u00e9s\u00e9n elhangzott, hogy a tervezett …<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":50766,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[157,168],"tags":[4234,345,3365],"class_list":["post-51923","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-semmelweis-vilag","category-kiemelt","tag-aktualitasok","tag-esemenyek-es-beszamolok","tag-kancellar-hirei"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/51923","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=51923"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/51923\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":51948,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/51923\/revisions\/51948"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/media\/50766"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=51923"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=51923"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/semmelweis.hu\/hirek\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=51923"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}