2016. janu\u00e1r 1-j\u00e9t\u0151l az egyetemen \u00faj iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyok l\u00e9pnek \u00e9letbe, melynek r\u00e9szleteit az err\u0151l sz\u00f3l\u00f3 szab\u00e1lyzat r\u00f6gz\u00edt. A v\u00e1ltoztat\u00e1sra els\u0151sorban az\u00e9rt volt sz\u00fcks\u00e9g, mert az egyetem jelenlegi iratkezel\u00e9si rendszere nem felel meg a jogszab\u00e1lyoknak, elavult, nem el\u00e9g hat\u00e9kony \u00e9s pazarolja a pap\u00edrt. A cikk a legfontosabb v\u00e1ltoz\u00e1sokr\u00f3l ad \u00e1ttekint\u00e9st. Janu\u00e1r 1-t\u0151l a Poszeidon rendszerben a szervezeti egys\u00e9gek nev\u00e9ben csak az arra feljogos\u00edtott munkat\u00e1rsak rendelkeznek majd iktat\u00e1si jogosults\u00e1ggal. A szervezeti egys\u00e9g vezet\u0151i – mint a szervezeti egys\u00e9g\u00fck iratkezel\u00e9s\u00e9\u00e9rt is felel\u0151s vezet\u0151k – jel\u00f6lik ki azt a legal\u00e1bb k\u00e9t munkat\u00e1rsat, akik megkapj\u00e1k a jogosults\u00e1got (a jelenlegi iktat\u00e1si jogosults\u00e1gokat december 31-\u00e9n visszavonj\u00e1k). Nekik k\u00f6telez\u0151en r\u00e9szt kell venni\u00fck az \u00faj, egys\u00e9ges iratkezel\u00e9si rendszer alkalmaz\u00e1s\u00e1t ismertet\u0151 oktat\u00e1sokon, melyek m\u00e1r november eleje \u00f3ta zajlanak az egyetemen. A Poszeidon rendszerben a szervezeti egys\u00e9g vezet\u0151je lesz az adatgazda, aki jogosult rendelkezni a felt\u00f6lt\u00f6tt inform\u00e1ci\u00f3k felett. A szervezeti egys\u00e9gek munkat\u00e1rsai az \u0151 megb\u00edz\u00e1sa alapj\u00e1n tev\u00e9kenykednek majd az iratkezel\u0151 rendszerben. A rendszerben t\u00f6bb jogosults\u00e1gi szint lesz, az egyes munkak\u00f6r\u00f6k sz\u00e1m\u00e1ra sz\u00fcks\u00e9ges jogosults\u00e1gokkal. Az \u00faj iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyok r\u00e9szek\u00e9nt a jelenlegi – szervezeti egys\u00e9genk\u00e9nt vezetett iktat\u00f3k\u00f6nyvek helyett – az egyetem eg\u00e9sz szervezet\u00e9re vonatkoz\u00f3an egyetlen egys\u00e9ges iktat\u00f3k\u00f6nyv ker\u00fcl alkalmaz\u00e1sra a Poszeidon rendszer fel\u00fclet\u00e9n.<\/p>\n
Az iktat\u00f3sz\u00e1mokat a rendszer – ahogyan az most is t\u00f6rt\u00e9nik – automatikusan gener\u00e1lja, de \u00a0\u00a0megv\u00e1ltozik a jelenlegi form\u00e1tum. Az egyes szervezeti egys\u00e9gek azon iratokat fogj\u00e1k l\u00e1tni a rendszerben, amelyekhez jogosults\u00e1ggal rendelkeznek. Az \u00faj rendszerben az \u00fcgy gazd\u00e1ja az els\u0151 iktat\u00e1st v\u00e9gz\u0151 szervezeti egys\u00e9g lesz. Az \u00fcgyben \u00e9rintett tov\u00e1bbi szervezeti egys\u00e9gek r\u00e9sz\u00e9re a hozz\u00e1f\u00e9r\u00e9st az ind\u00edt\u00f3 szervezeti egys\u00e9g feladata lesz megadni. Az egy \u00fcgyben keletkez\u0151 iratokat egy f\u0151sz\u00e1m alatt, alsz\u00e1mok alkalmaz\u00e1s\u00e1val kell iktatni. Egy \u00fcgyben term\u00e9szetesen t\u00f6bb szervezeti egys\u00e9g is \u00e9rintett lehet, ez\u00e9rt kiemelten fontos a szervezeti egys\u00e9gek k\u00f6z\u00f6tti iktatott levelez\u00e9s, valamint irat\u00e1tad\u00e1sok r\u00f6gz\u00edt\u00e9se az iktat\u00f3rendszerben. (A t\u00f6bb \u00e9vre elh\u00faz\u00f3d\u00f3 \u00fcgyek eset\u00e9ben \u00faj \u00e9vben, \u00faj f\u0151sz\u00e1mon fog az \u00fcgy folytat\u00f3dni \u00e9s a kor\u00e1bbi iktat\u00f3sz\u00e1mokat az \u00fcgyh\u00f6z el\u0151zm\u00e9nyk\u00e9nt hozz\u00e1 kell szerelni. Ezzel biztos\u00edthat\u00f3 az \u00fcgy nyomon k\u00f6vet\u00e9se.) A Poszeidon rendszer alkalmas az elektronikus form\u00e1ban keletkezett iratok r\u00f6gz\u00edt\u00e9s\u00e9re is.<\/p>\n
A pap\u00edr alap\u00fa iratmennyis\u00e9g cs\u00f6kkent\u00e9se mellett az \u00fcgymenet egyszer\u0171s\u00edt\u00e9s\u00e9t is szolg\u00e1lja, hogy janu\u00e1r 1-j\u00e9t\u0151l az egyetem bels\u0151 levelez\u00e9s\u00e9ben az iktatott elektronikus lev\u00e9l is hivatalosan elfogadott\u00e1 v\u00e1lik az Iratkezel\u00e9si szab\u00e1lyzat el\u0151\u00edr\u00e1sai szerint. Az egyetem r\u00e9sz\u00e9re \u00e9rkez\u0151 lev\u00e9lpostai k\u00fcldem\u00e9nyek janu\u00e1r 1-t\u0151l a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3ba ker\u00fclnek, ott veszik \u00e1t ezeket. A K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 az „SK” vagy „bizalmas” megjel\u00f6l\u00e9ssel \u00e9rkez\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyek kiv\u00e9tel\u00e9vel ki is bontja a leveleket. Valamennyi k\u00fcldem\u00e9ny a Poszeidon rendszer haszn\u00e1lat\u00e1val \u00e9rkeztet\u00e9sre ker\u00fcl, majd az Egyetemi K\u00f6rposta k\u00e9zbes\u00edti az eloszt\u00e1si pontokra, amelyeken kereszt\u00fcl mindenki megkapja a sz\u00e1m\u00e1ra k\u00fcld\u00f6tt k\u00fcls\u0151 \u00e9s bels\u0151 leveleket, illetve elk\u00fcldheti a saj\u00e1t dokumentumait. A kimen\u0151 k\u00fcldem\u00e9nyek postai felad\u00e1s\u00e1t szint\u00e9n a K\u00f6zponti Post\u00e1z\u00f3 v\u00e9gzi, a Poszeidonban a felad\u00f3 szervezeti egys\u00e9gek \u00e1ltal r\u00f6gz\u00edtett adatokb\u00f3l gener\u00e1lt elektronikus k\u00e9zbes\u00edt\u0151k\u00f6nyv alkalmaz\u00e1s\u00e1val.<\/p>\n