A szervezeti egységek munkatársainak adatait (név, telefonszám, beosztás, stb.) a Telefonkönyv Adminisztráció elnevezésű felületen keresztül módosíthatjuk.
A program azonos a korábban megszokottal, azonban a kibővített szerkesztési funkciók már egy adott központi rendszerű alhonlapon működnek, a telefonkönyv kezelői itt kapnak hozzáférést a program kezeléséhez.
A felület címe: https://semmelweis.hu/telefon
Tartalomjegyzék
1. Bejelentkezés
A Telefon Adminisztráció felület a Semmelweis Honlaprendszer részévé vált, így amennyiben van valamely szervezeti egység telefonkönyvi adataihoz szerkesztői jogosultságunk, akkor ezentúl a WordPress rendszer keretében fogjuk tudni az adatokat módosítani. Ha emellett van hozzáférésünk bármely egyetemi honlaphoz, akkor azzal az azonosítónkkal és jelszavunkkal be tudunk a telefonkönyvi szerkesztőfelületre is lépni (vagy ha be vagyunk máshol lépve, akkor erre a felületre érkezve a rendszer azonnal be is léptet bennünket).
Ha csak a régi telefonkönyvben volt jogosultságunk, és semmilyen honlaphoz nem volt még betekintő jogosultságunk se, akkor a régi azonosítokkal itt is be tudunk majd lépni. A megjelenő bejelentkezési űrlapon adjuk meg a Semmelweis Honlaprendszerhez használt emailcímünket és régi jelszót. (Ha akarjuk, jelölhetjük a böngésző által felkínált az „Emlékezzen rám” kapcsolót, ezzel egy ideig az éppen használt számítógépen nem fog újra bejelentkezést kérni a rendszer.)
Új felhasználót az egység vezetője igényelhet a honlap@semmelweis.hu címen.
2. Nyitólap felépítése
Az admin felület 4 fő részből áll:
- WordPress Admin menü (bal szélső függőleges oszlop és felső vékony vízszintes sáv, fekete háttérrel)
- Telefonkönyv fejléc (sötétkék háttér)
- Adminisztrációs felhasználói menü (a fehér munkaterület bal szélén)
- Munkaterület (fehér háttér, középen)
2.1 WordPress Admin menü
Alapesetben itt két menüpontot láthatunk:
- Telefon Admin – az adminisztrációs program indítása
- Adatlap – felhasználói adatlapunk, itt módosíthatjuk nevünket, emailcímünket, preferált színkombinációnkat, stb.)
Mivel erre a sávra nem nagyon van szükség, az oszlop alján található „Összezárás” gombbal minimális méretre csökkenthetjük ezt a szélső sávot, ilyenkor csak az ikonok látszanak, így több helyünk lesz a munkaterületen.
2.2 Fejléc
Az Admin felületen a szokásostól eltérő fejlécet használunk, a következő adatok olvashatók itt:
- Egyetemi címer, az egyetem neve (a logóra kattintva a címoldalra jutunk vissza)
- Felhasználónevünk
- A használt adatbázis neve („usn”)
- Segítség (link az admin felületet bemutató wiki oldalra)
2.3 Felhasználói menü
Alapesetben a felhasználói menü az alábbiak szerint épül fel:
- Tartalom szerkesztése
- Szervezeti egység adatai
- Munkatársak
- Csoportosítás
- Telephelyek
- Szervezeti egységeim
- Szervezeti egységek, alegységek abc sorrendben, a-z-ig
A menüben az aktuális szervezeti egység vastag betűvel kiemelve jelenik meg.
2.4 Munkaterület
A képernyő nagy részét a munkaterület teszi ki. Induláskor itt jelenik meg a hozzáféréseink listája, alapesetben a „Helyi információk szerkesztője” jogosultság. A felhasználói menü választása alapján itt jelennek meg az adatlapok és listák.
3. Szervezeti egységeim
Ebben a szakaszban jelennek meg azok a szervezeti egységek, amelyhez hozzáférést kaptunk. Az egység nevére kattintva az adott egység kerül kiválasztásra és megjelenik a hozzá tartozó munkatársak listája.
Ha a szervezeti egységnek alegységei vannak, akkor a fő egység mellett megjelenik egy háromszög (), amelyre az egerünket ráhúzva egy nagyító ikon () jelenik meg. Ide kattintva lenyílik a fő egység és megjelennek az alá tartozó alegységek.
4. Szervezeti egység adatai
A csak olvasható adatokat a rendszergazda (szuperadmin) módosíthatja. Az adatokat módosítás után az „Adatok tárolása” gombbal menthetjük el.
| Egység státusza (csak olvasható): | Szervezeti egység vagy Alegység lehet. A szervezeti egység kezelője az egységhez tartozó alegységeket is kezelheti. Ha egy egység „szervezeti egység” státuszú, akkor az adatai megjelennek a telefonkönyvben is. |
| Felettes szervezet (csak olvasható): | A szervezeti hierarchiában az egység felettes szervezete. Ezt a Kommunikációs Igazgatóság tudja módosítani, a honlap@semmelweis.hu címre kell írni, ha helytelen az információ. |
| Gazdasági ügyintéző: | A szervezeti egység gazdasági ügyintéző egysége és kijelölt ügyintézője. Az adat megjelenik a telefonkönyv lekérdezésben a szervezeti egység adatai között. |
| Egység neve: | Név magyarul, angolul és németül. Ki kell tölteni, illetve javítani kell, ha módosul az egység neve. Ez jelenik meg a központi idegennyelvű honlapokon. |
| Egység rövidítése: | Az egység rövid neve, ha van. Nem jelenik meg, de a keresés használja a mezőt. |
| Egység egyéb neve: | Gyakran használt egyéb (nem hivatalos) név, nem jelenik meg, de a keresés használja ezt a mezőt is. |
| Honlap címe: | Az egység honlapjának webcíme. A https:// előzéket nem kell odaírni, kivéve, ha még a régi http:// prefixet használják. Ugyanez angol és német változatban is, ha van ilyen. |
| Cím (ir. szám, település, utca, házszám): | Az egység fő telephelyének címe, csak a házszámig írva, emelet és ajtó nélkül! |
| – cím kiegészítés (tömb, emelet, ajtó) | A cím kiegészítése, ha szükséges. |
| Koordináták : | A térképes megjelenítéshez szükséges koordináták. Ha nem tudjuk ezeket, akkor keressünk rá a Google Maps-ben, másoljuk ki a találat webcímét és a „Google Maps hivatkozás” gombra kattintva másoljuk be a megnyíló mezőbe, majd kattintsunk a „Koordináták aktualizálása” gombra. |
| Telefonszám (külső): |
Külső (vezetékes) telefonszám +36 1 felvezetéssel célszerű megadni, hogy mobilról is könnyen hívható legyen. |
| Telefax (külső): |
Külső (vezetékes) telefax szám +36 1 felvezetéssel, hogy vidékről és külföldről is könnyen használható legyen. |
| Belső telefonmellék: |
Telefonmellék(ek) száma |
| Email cím: |
Az egység központi emailcíme |
| Postacím: |
Választhatóan vagy a központi, vagy saját, egyénileg megadott postacím |
| Alintézmények megjelenítése: |
Kapcsoljuk be, ha a telefonkönyvben szeretnénk az alegységeket megjeleníteni |
| Intézmény képe: | Ha van kiválasztott kép, itt megjelenik. Új képet a „Választható képek” gombra kattintva tudunk kijelölni. |
| Egységhez kapcsolódó adatok (csak olvasható): | A szerkeszthető adatok alatt a szuperadmin által megadott egyéb tájékoztató adatok láthatók: – Szakmai felügyeletek – Foglalkozásegészségügyi adatok (kijelölt orvos neve, rendelő száma) |
5. Munkatársak listája
A Munkatársak menüpontra kattintva a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó munkatársak listája látható, az alegységekkel együtt, az alábbi oszlopokkal:
- Munkatárs neve – link a munkatárs adatlapjára
- Alegység
- Csoport
- Telephely
- Vezető – I.-V. szintű vezető, a telefonkönyv adatok lekérdezésénél a vezetők ebben a sorrendben jelennek meg
- Módosítva – utolsó módosítás dátuma
- Műveletek – szerkesztés, törlés
Az oszlopok felett levő „ Új adat” linkre kattintva egy új, üres munkatárs adatlapot nyithatunk meg.
5.1 Szűrés
Az oszlopok felett a munkatársak listája az alábbi eszközökkel szűrhető:
- Szűrés mező – a beírt részszöveg alapján szűri a listát (kattintsunk a mellette levő keresés ikonra az indításhoz). A „Teljes lista” linkre kattintva a listát alaphelyzetbe állítja
- ABC linkek – szűrés a név kezdőbetűje alapján
- Csoport, Telephely – szűrés a csoport és/vagy telephely alapján (kattintsunk a sor végén levő filter ikonra az indításhoz)
6. Munkatárs adatok
A munkatárs listában levő névre kattintva vagy új adatlapot nyitva az alábbi mezőket szerkeszthetjük:
| Titulus: | A név előtt szereplő előtag (többet is jelölhetünk). |
| Név: | A munkatárs teljes neve, előtag nélkül. Az „Automatikus kitöltés” gombra kattintva a teljes név alapján kitölti a vezetéknév és keresztnév mezőket |
| Vezetéknév: | FONTOS: A vezetéknév és keresztnév nélkül nem lehet letárolni az adatlapot. A Dr. előtagot csak akkor kell ideírni, ha az asszonynévben a férjre utalóan szerepel! |
| Keresztnév: | Többes keresztnév is lehet. |
| Tudományos fokozat: | docens, professzor, PHD, stb. |
| Beosztás: | magyar / angol / német nyelvű beosztás. A „Fordítás javaslat” gombra kattintva az adatbázisban már szereplő fordítások alapján kitölti az angol és német változatokat. |
| Csoport: | Választható csoport (a csoportok listája a Csoportosítás menüpontban módosítható) |
| Egyetemi cím: | Választható egyetemi cím (professor, rector, stb.) |
| Tartósan távol: | Igen-Nem (igen esetén megjelenik a név mellett a munkatárs listában) |
| E-mail cím: | Egyetemi emailcím, vesszővel elválasztva több megadható (privát címeket ne írjunk ide) |
| Telefonszám: | Munkahelyi (vezetékes) telefonszám. Csak a számot lehet megadni egybefüggően. Több megadható, vesszővel elválasztva. |
| Mellék: | Munkahelyi mellék száma |
| Fax: | Munkahelyi telefax száma |
| Intézeti mobil (csak intraneten látható): |
Munkahelyi mobilszám. Több megadható, vesszővel elválasztva. Nem írható be ide az alatta felsorolt kezdetű mobilszámok. |
| Privát mobil (csak intraneten látható): |
Privát mobilszám. Több megadható, vesszővel elválasztva. |
| Scholar honlap: | https://scholar.semmelweis.hu/ utáni részt kell megadni. |
| Szoba: | Emelet / szoba száma |
| Telephely: | Választható telephely (a telephelyek listája a Telephelyek menüpontban módosítható) |
| Szervezeti egység vagy alegység vezetője: | Itt állítható be, ha a munkatárs valamilyen vezető szerepet tölt be, így a munkatársak abc listájának az elejére kerül a munkatárs, a nevének félkövérítése mellett. Több vezetői szintet is megadhatunk, erre az I.-V. közötti jelölés közül választhatunk. Így pl. igazgató I., igazgatóhelyettes II, stb. Ha a vezető munkatárs egy csoport tagja (pl. X osztály), akkor a kilistázáskor a munkatárs a csoport abc listájának az elejére fog kerülni. |
| Kép feltöltése: | A munkatárs arcképe jpg vagy png formátumban, mérete maximum 1 Mb. A feltöltés az adatok mentésével valósul meg. |
| MTMT azonosító: | A doktori.hu adattárában levő azonosító. |
| Szakmai CV-k | Magyar / angol /német nyelvű önéletrajzok feltöltése, amelyek megjelennek a telefonkönyv keresésénél a munkatárs adatlapján. |
Az online telefonkönyvi adatokból egyszerűen elkészíthető a központi honlaprendszerben lévő alhonlapunkra egy Munkatársak menüpont, amely automatikusan frissül, amikor a telefonkönyvi adatokat frissítik.
7. Csoportosítás
Itt adhatjuk meg azokat a csoportokat, amelyekkel az egységen, alegységen belül további szempontok szerint sorolhatjuk be a munkatársakat. Az így kialakított csoportokat a munkatárs lekérdezések szűrésére használhatjuk fel. Az így kialakított csoportokat az alegységeknél is felhasználhatjuk.
A csoportoknak magyar, angol és német nevet adhatunk meg (célszerű mind a hármat megadni, ha nincs valamelyik név megadva, akkor a magyar név jelenik meg). A program a kilistázáskor kiírja a csoportba tartozó munkatársak számát.
Új csoport hozzáadása – erre a gombra kattintva egy új üres sor jelenik meg, + jellel az elején, jelezve, hogy ez egy hozzáadott sor. Az új csoportot az „Adatok tárolása” gombra kattintva menthetjük el. A csoportban a munkatársak ABC sorrendben jelennek meg. A vezetői szintek beállításával ugyanakkor lehetőségünk van a vezetőket a lista elejére helyezni. A lista elején elfoglalt helyet a vezetői szintek sorrendje fogja meghatározni (I-V).
Törlés – csoport törlése akkor lehetséges, ha a munkatársak száma nulla. Ekkor a gombra kattintva a sor törlésre lesz kijelölve, amit szintén a tárolással véglegesíthetünk.
Sorrend beállítása – az ID (azonosító) mezőre húzva az egeret, a sort „megfogva” átállíthatjuk a csoportok sorrendjét. Ez a sorrend a munkatársak megjelenítésénél használható fel.
8. Telephelyek
A csoportokhoz teljesen hasonló a telephelyek listája, leszámítva, hogy itt nincsenek külön nyelvi változatok. A telephelyek listája a munkatárs adatlapon kerül felhasználásra, a szervezeti egység címe (telephelye) ettől független adat.
9. Műveletek
A munkatársakkal kapcsolatos műveleteket a Munkatársak menüpontban elérhető listán végezhetjük el. Első lépésben jelöljük ki a műveletben szereplő munkatársakat a sor elején levő négyzet kipipálásával (vagy a legfelső sor tetején levő négyzettel az összes munkatársat kijelölhetjük).
Ekkor megjelennek a munkatársak áthelyezését, csoportba, telephelybe sorolását lehetővé tevő mezők.
Áthelyezés – az „Áthelyezési cél” lenyíló mezőből válasszuk ki, melyik egységbe akarjuk áthelyezni a kijelölt munkatársakat. Csak azokat az egységeket választhatjuk ki, amelyhez jogosultságunk van.
Telephely – a szervezeti egység cél kiválasztása után válasszuk ki a telephelyet (nem kötelező). Ha nem jelölünk ki ilyet, akkor nem változik a telephely.
Az áthelyezés befejezéséhez kattintsunk az „Áthelyezés” gombra.
Csoport beállítás – a munkatársak kijelölése után válasszuk ki a csoportot, majd kattintsunk a „Beállítás” gombra.