Betűméret: A A A

Kommunikáció a honlaprendszerben

A Semmelweis Egyetem kancellárjának és rektorának E/1/2015. (VII.13.)
HATÁROZATA
Kommunikációs szabályzat: külső és belső kommunikációs rend a Semmelweis Egyetemen című szabályzat (pdf)

VONATKOZÓ RÉSZLET:

4. ONLINE KOMMUNIKÁCIÓS ESZKÖZÖK

4.1. Honlaprendszer

(1) Az egyetemi honlaprendszerben megkülönböztetjük a központi honlapokat, melyeket a KRI (idegennyelven a Nemzetközi Kapcsolatok Igazgatósága és a Külföldi Hallgatók Titkársága) szerkeszt, valamint az egyes szervezeti egységekhez tartozó alhonlapokat, amelyeket a tulajdonos szervezeti egységek gondoznak tartalmilag.

(2) A Semmelweis Egyetem központi honlapja jól elkülöníthető statikus, illetve dinamikusan változó felületeket tartalmaz, amelyeket a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság gondoz az Egyetem rektora, kancellárja és a kijelölt Honlapszerkesztő Bizottság irányelvei szerint. A központi honlap statikus felületeinek feladata az Egyetemhez kapcsolódó általános és a szervezeti felépítésről szóló alapvető információk közlése, így pl. az egyetem története, az oktatási, kutatási, gyógyítási tevékenységet általánosságban bemutató tartalmak, felvételizőknek, munkatársaknak szóló tartalmak, stb. A központi honlapokon elérhető információkat részben az érintett szakmai egységek biztosítják, illetve szükség szerint a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság kéri be ezeket az egyes egységektől. A központi statikus honlap főmenüje csak szerkesztőbizottsági és/vagy rektori, kancellári döntés alapján változtatható.

(3) A honlap statikus tartalmai mellett önálló, napi rendszerességgel többször frissülő hírportál üzemel a weboldalon, a Semmelweis Hírek. Az Egyetemet érintő dinamikus információk a Semmelweis Hírek oldalon közölhetők. A hírportál elsődlegesen a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címre bejelentett események, információk alapján frissül, ezeket a KRI munkatársai folyamatosan feldolgozzák. A honlap tartalmai alapvetően nyilvánosak a világhálón, a csak belső hálózaton való közzétételre a közzétételt kezdeményező írásos kérésére van csak lehetőség.

4.1/A. Események bejelentése

Esemény alatt a jelen pont alkalmazásában minden, az Egyetemet érintő, közérdeklődésre számot tartó eseményt, így különösen, de nem kizárólag sajtóeseményt, rendezvényt, konferenciát, előadást, díj, kitüntetés átadását kell érteni.

(1) Az események bejelentése a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen, írásban, elektronikus formában történik. A bejelentéshez szükséges alapinformációk: az esemény megnevezése, pontos dátuma és ideje, helyszíne és az esemény rövid leírása, vagy a meghívó mellékelése. Az információ valóságtartalmáért a beküldő egység felel. A KRI munkatársai nem vonhatók felelősségre a nem a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címre érkezett események feldolgozásának elmaradásáért.

(2) Amennyiben a klinikák, intézetek, karok és más szervezeti egységek vezetői a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen keresztül írásban, elektronikus formában jelzik a KRI-nek, hogy az általuk vezetett egység bármelyik munkatársa kitüntetésben, díjban részesül, pályázati támogatást, ösztöndíjat nyer el, illetve más közérdeklődésre számot tartó eredményt ér el, úgy arról a KRI munkatársainak közreműködésével honlapcikk készülhet, amennyiben az érintett személy is hozzájárul ehhez írásban.

4.2. Események feldolgozása a honlapon

4.2.1. Központi események

A központi esemény meghívója a beérkezést követő egy munkanapon belül bekerül az eseménynaptárba és az esemény időpontja előtt minimum 2 napig szerepel kiemelten az egyetemi honlap főoldalán, az alsó „meghívó kockák” egyikében. Központi eseményeken a KRI részéről minimum egy munkatárs és egy fotós vesz részt. Az esemény beszámolója a kiemelt hírek közé kerül.

4.2.2. Az Egyetem szervezeti egységeinek rendezvényei

(1) Az Egyetem kari, klinikai, intézeti és más szervezeti egységei eseményeinek meghívója a beérkezést követő egy munkanapon belül bekerül az eseménynaptárba, a meghívó kapacitás függvényében látható a honlap főoldalán. Az eseményen a KRI részéről munkatárs és fotós jogosult részt venni. A részvétel a KRI kapacitásának függvényében, illetve abban az esetben garantálható, ha az időpont nem ütközik más központi eseménnyel.

(2) Van lehetőség az eseményről szóló beszámoló honlapon való megjelenítésére akkor is, ha a KRI munkatársai nem tudnak azon jelen lenni. Ebben az esetben az illetékes szervező beszámolót és lehetőség szerint fotót készít az eseményről, és 5 munkanapon belül elküldi a KRI központi e-mail címére (hirek@semmelweis-univ.hu), a cikk – szerkesztés után – megjelenik a honlapon. Írásbeli beszámoló helyett lehetőség van szóban (telefonon, személyesen) is átadni az információkat, mely alapján a KRI készíti el a cikket.

4.2.3. Nem egyetemi szervezésű események

Az Egyetemen zajló, nem egyetemi rendezésű eseményen szerkesztő és fotós a KRI részéről a KRI igazgató által kijelölt kommunikációs csoportvezető (a továbbiakban: kommunikációs csoportvezető) mérlegelését követően vesz részt. A mérlegelés szempontjai: az Egyetem érintettsége, a bejelentés ideje, sajtónyilvánosság. A KRI munkatársai nem kötelezhetők nem egyetemi szervezésű eseményen való részvételre, illetve ilyen eseményről való tudósításra. Az esemény meghívója az eseménynaptárba kerül, a honlap főoldalán nem látható kiemelten.

4.2.4. Szenátusi ülések

(1) Az egyetemi holnap és újság számára a Szenátuson meghozott döntésekről ad tájékoztatást a KRI által készített tudósítás, a szenátusi ülésen elhangzó vitákat, véleményeket, pro és kontra érveket nem részletezi. A tudósítás lehetőség szerint az egyetem működését érintő minden döntésről beszámol, a kiemelt témákkal azonban nagyobb terjedelemben foglalkozik a cikken belül.

(2) törölve

(3) A cikk a Szenátus által meghozott személyi döntésekről (kinevezések, kitüntetések) is beszámol. Csak a posztot elnyert személy neve kerül említésre. Zárt ülés esetén további egyeztetés szükséges a kérdésben, a rektor és a kancellár, a Jogi és Igazgatási Főigazgató, valamint a KRI szakmai érveinek meghallgatása után hoz döntést a tájékoztatás módjáról.

(4) A Szenátus ülésén, a meghívottként jelen lévő KRI igazgató mellett részt vesz a KRI egy munkatársa, aki az előterjesztések szövege és a Szenátuson meghozott döntések nyomán legkésőbb 2 munkanapon belül elkészíti a tudósítást, melyet elküld jóváhagyásra a rektornak, a kancellárnak, valamint a Jogi és Igazgatási Főigazgatónak, illetve helyettesítés esetén ezen személyek a szenátusi ülésen jelen lévő helyettesének.. A rektori és kancellári jóváhagyást követően a cikk kikerül az egyetemi honlap nyilvános felületére, valamint szerkesztett változata bekerül az egyetemi újságba.

4.3. törölve

4.4. A cikkek, hírek a Semmelweis Egyetem/Semmelweis Hírek felületen

(1) A KRI a Semmelweis Egyetem központi honlapján (semmelweis.hu), illetve a Semmelweis Hírek (semmelweis.hu/hirek) felületen az egyetemhez kapcsolódó eseményekkel, információkkal kapcsolatos cikkeket tesz közzé a Semmelweis Hírek hírportál egyes rovataiban. A közzétett cikkek további kiemeléséről a kommunikációs csoportvezető és/vagy a KRI igazgató dönt, szem előtt tartva a jelen Szabályzatban megfogalmazott értékeket és a szakmai szempontokat. A kiemelésnek több lehetséges módja van: a cikk kerülhet a Semmelweis Egyetem központi honlap nyitólapjára, a Semmelweis Hírek weboldal kiemelt felületére,  

(2) törölve

4.4.1. A központi honlap nyitólap: képváltó (slide) és blue boksz

Semmelweis Egyetem főoldalának kiemelt felületére kerülnek az Egyetem központi rendezvényeiről készült beszámolók és azok a cikkek, amelyek témája az Egyetem egészét érintik. Ezen felül a kommunikációs csoportvezető és a KRI igazgató döntése alapján erre a felületre kerülhetnek olyan eseményekről készült cikkek is, amelyek – bár nem összegyetemi jellegűek – mégis fontosak az intézmény presztízsének, jó hírének erősítése szempontjából. Szintén főoldalra kerülnek azok az Egyetemmel összefüggő hírek, amelyek aktuálisan a közérdeklődés figyelmének központjában vannak. A szintén a főoldalon kiemelt helyen található „kék doboz”-ba kerülnek az egyetem egészét érintő kiemelten fontos információk (pl. szenátusi tudósítások)

4.5. Semmelweis Hírek kiemelt felülete

Semmelweis Hírek kiemelt felületére (képváltó) kerülnek az egy-egy klinikáról, intézetről, karról és más szervezeti egységről szóló hírek, abban az esetben amennyiben az adott eseménynek nincs általános, az Egyetem egészére vonatkozó része. A kommunikációs csoportvezető az esemény súlyát, jelentőségét és aktualitását mérlegelve dönt arról, hogy az adott klinikai/intézeti/kari/egyéb szervezeti egységhez tartozó hír a Semmelweis Hírek kiemelt felületére vagy a rovat hírei (Semmelweis Hírek/rovat) közé kerül.

4.5.1. Meghívók szerepeltetése a főoldalon

A főoldalon az Egyetem által szervezett események ajánlói, meghívói szerepelnek maximum egy héten keresztül. Amennyiben egy időben több, az Egyetem által szervezett eseményt rendeznek, a központi események előnyt élveznek.

4.6. Közérdekű hírek a Semmelweis Egyetemen 

Közérdekű hír megjelentetését a szervezeti egység írásban, a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen kérheti. A hír munkanapokon a kérést követő 24 órán belül kerül fel a honlapra. A honlap tartalmai alapvetően nyilvánosak a világhálón, külön jeleznie kell a közzétételt kérőnek, ha a cikket csak belső hálózatban elérhető módon kívánja megjeleníteni. A megjelentetést kérő szervezeti egység az e-mailben köteles meghatározni a hír címét és mellékleteit.

4.6.1. Álláshirdetések megjelentetése

Az álláshirdetéseket az Emberierőforrás-gazdálkodási Igazgatóság teszi közzé a saját honlapján (semmelweis.hu/human) amely automatikusan megjelenik a Semmelweis Hírek portálon a Közérdekű menüpont alatt.

4.6.2. A Pályázatok, ösztöndíjak

A Pályázatok, ösztöndíjak menüpontba az egyetem szervezeti egységeitől érkező pályázati és ösztöndíj felhívások kerülnek, továbbá olyan egyetemen kívülről a hirek@semmelweis-univ.hu címre érkező – az egyetem érintett szakmai szervezeti egysége által jóváhagyott – felhívások, melyek az egyetemi célközönség számára relevánsak lehetnek.

4.6.3. Továbbképzések

Továbbképzések menüpontba kerülnek az egyetem által szervezett továbbképzések, egyéb kurzusok hirdetményei.

4.6.4. Az Eseménynaptár

Az Eseménynaptár felületre a hirek@semmelweis-univ.hu címre érkező, egyetemi vonatkozású események kerülnek fel. Egyetemi vonatkozású esemény az egyetemi helyszínen vagy egyetemi helyszínen kívül, de egyetemi munkatárs(ak) részvételével megvalósuló rendezvény. Egyéb hirek@semmelweis-univ.hu címre érkező meghívó a kommunikációs és rendezvényszervezési igazgató, valamint a kommunikációs csoportvezető egyedi mérlegelése alapján kerül be az eseménynaptárba, annak függvényében, hogy mennyire releváns az esemény az egyetemi célközönség szempontjából.

4.6.5. Körlevelek, közlemények  

A körlevelek, közlemények menüpontba az egyetemi munkatársak számára közérdeklődésre számot tartó közlemények, valamint a szervezeti egységek, vezetők által kiadott körlevelek kerülnek. A kancellár által kiadott körlevelek, utasítások, valamint a Rektori-Kancellári körlevelek utasítások a Kancellári Hírek menüpontba kerülnek.

4.7. Médiasarok felület

Az Egyetem honlapjáról közvetlenül elérhető Médiasarok oldal a külső médiával való kapcsolattartás egyik eszközeként, a KRI igazgató által jóváhagyott sajtóanyagok (közlemények, témaajánló cikkek, háttéranyagok stb.) és a felhasználható fényképek (nyilatkozók, épületek, események) közzétételére szolgál. Az egyetem belső hálózatából elérhető felületén az egyetemi sajtófigyelés található napi bontásban.

4.7.1. Sajtófigyelés

A KRI a honlapon az Egyetem minden dolgozója számára elérhetővé teszi a sajtófigyelés eredményeit napi bontásban. A sajtófigyelés csak az Egyetem belső hálózatából látható a Médiasarok felületen. Tartalmazza a nyomtatott sajtóban, rádióban, televízióban, valamint az interneten elérhető egyetemi megjelenéseket, napi lebontásban. A Semmelweis Egyetem Médiasarok „Sajtófigyelő” kategóriába azok a cikkek, riportok, összeállítások kerülnek, melyekben az egyetemről vagy bármely egységéről, munkatársáról, és/vagy azok egyetemet érintő vagy szakmai tevékenységéről jelenik meg információ. Nem tartoznak ide azok a megjelenések, melyekben az egyetem munkatársai nem az egyetem feladat- és hatáskörében, nem valamely szakmai szervezet képviseletében, hanem valamely magánellátást végző cég munkatársaként vannak említve. Az egyetem vezetőinek a KRI munkatársai a sajtómegjelenésekkel kapcsolatos hírlevelet küldenek ki minden hétköznap.

4.8. Gyászhírek megjelentetése

Az egyetemi honlap főoldalára az egyetem saját halottjainak gyászjelentése kerülhet fel. Ezzel kapcsolatos döntés és értesítés az egyetem rektorától, a kancellárjától, a rektorhelyetteseitől érkezhet a KRI felé. Egyéb esetben a karok, illetve a szervezeti egységek alhonlapjai lehetnek a megjelentető felületek, a központi honlap vonatkozásában pedig a Semmelweis Hírek/rovat kategória. 

4.9. Intézményi honlapok integrációja a Semmelweis Egyetem honlaprendszerébe 

(1) Az egyetem bármely szervezeti egységének lehetősége van a központi honlaprendszerben költségmentesen alhonlapot igényelni (a honlap megnevezésének, tervezett webcímének és szerkesztőjének megjelelölésével) a honlap@semmelweis-univ.hu e-mail címen, amely az arculati elemek megtartásával változtatható, bővíthető. Az igény bejelentése után legkésőbb egy héttel az alhonlapot a KRI létrehozza és átadásja a megjelölt felhasználó(k)nak. Az egyetemi egységek égisze alatt működő alhonlapok technikai karbantartása, frissítése, fejlesztése az Informatikai Igazgatóság feladata, a tartalmi frissítésért a tulajdonos egység a felelős. Minden alhonlapnak feladata a pontos és naprakész tájékoztatás, ezért az egységek feladata, hogy azt rendszeresen frissítsék és évente legalább egyszer teljes terjedelmében ellenőrizzék.

(2) A KRI a felhasználókat egyéni képzéssel és online tananyaggal is segíti. Az egység köteles az igényelt alhonlapot legkésőbb két hónappal az átadás után alapvető tartalommal (megnevezés, tevékenység általános leírása, elérhetőség, hallgatói vagy beteg tájékoztatás, ha betegellátást végző egység, akkor várólista link, stb.) megtölteni. Amennyiben a szervezeti egység az igényelt alhonlapot két hónap alatt sem tölti meg tartalommal, a KRI két figyelmezető e-mail után törli a weboldalt. 

(3) Amennyiben egy szervezeti egység szeretne saját alhonlapot, vagy szerepéből adódóan szükséges számára az online megjelenés, de önálló honlapra nincs szüksége, úgy a fölé tartozó szervezeti egység honlapján, egy aloldalon tudja megjeleníteni a közzétételre szánt tartalmat. Ebben az esetben az adott aloldal tartalmi frissítése az oldal létrehozását kérő szervezeti egység kötelessége. 

(4) Az egységek saját feladata a központi honlapfelületen keresztül elérhető online telefonkönyvi adatok rendszeres frissítése, napra készen tartása, illetve évi egyszeri teljes ellenőrzése is. Az online telefonkönyv frissítéséhez a felhasználók cseréje vagy újak felvétele a KRI-től igényelhető a honlap@semmelweis-univ.hu e-mail címen.

4.10. Közösségi média

Az egyetem jelenleg három  hivatalos közösségi média csatornát működtet: Facebook-, YouTube- és Instagram-oldalt. A közösségi oldalakon való megjelenésre vonatkozó kéréseket a KRI a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen fogadja a szervezeti egységektől, annak figyelembe vételével, hogy az oldalon kizárólag az egyetemhez kapcsolódó információk jeleníthetők meg. A KRI a kért közzétételekről szakmai szempontok (relevancia, hírérték, kiegyensúlyozott gyakoriság) alapján egy munkanapon belül dönt.

4.10.1. Facebook

Az egyetem hivatalos Facebook-oldalán alapvetően a szabályzat 4.5 pont alapján elkészült és a honlapon megjelent cikkeket teszi közzé a KRI.  Ezen kívül eseti jelleggel megosztja az egyetem más szervezeti egységei által működtetett Facebook-oldalak tartalmát, illetve önálló Facebook-tartalmakat generál.

4.10.2. YouTube

Az egyetem hivatalos YouTube-csatornáján a 6.1 és az 6.2 pontokban meghatározott videók jelennek meg, melyek elérhetők a Hírek/Multimédia rovatban is.

4.10.3. Instagram

Az egyetem hivatalos Instagram-oldalán a 6.1 és az 6.2 pontokban meghatározott fotók jelennek meg.