a Semmelweis Egyetem
51 nap
10 óra
41 perc
52 mp

Az alábbiakban a Semmelweis Szalonban tartott rendezvények szervezésével kapcsolatban leggyakrabban előforduló kérdések és az azokra adott válaszok olvashatók.

Amennyiben további kérdése van, kérjük, keresse a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság (továbbiakban KRI) munkatársait a rendezveny@semmelweis-univ.hu e-mail címen.

Hogyan és kinek szükséges bejelenteni a Semmelweis Szalonban tartott rendezvényt?

A rendezvényt kezdeményező egység legkésőbb 15 munkanappal az esemény előtt a vonatkozó szabályzat 4. sz. mellékletét, a „Semmelweis Szalon rendezvénybejelentő lap” nevű nyomtatvány eredeti példányát hiánytalanul kitöltve (a rendezvény tervezett költségvetésével együtt), aláírva eljuttatja a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságra, végleges időpont jóváhagyásra. Ezt követően az engedélyezett, mindenki – rektor, kancellár – által aláírt eredeti rendezvénybejelentő lap a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóságra kerül továbbításra. A szervező egységet a KRI munkatársa elektronikus úton értesíti az engedélyről. A Semmelweis Szalonban kizárólag ezen engedély birtokában lehet rendezvényt tartani.

A rendezvény biztonságtechnikai bejelentését kérjük, a Biztonságtechnikai Igazgatóság felé tegyék meg (rendezvenybiztositas@semmelweis-univ.hu).

Hogyan vehetem fel a Semmelweis Szalon kulcsát?

A kulcsot a Központi Igazgatási Épület portáján lehet felvenni. A rendezvény helyszíni lebonyolítását minden esetben a szervező egység végzi a terem berendezésétől a terem visszarendezéséig. A kulcs felvétele és leadása is az egység saját hatásköre. A szalon berendezési tárgyaiért, azok épségéért a szervező teljes körű felelősséggel tartozik, az előkészületek kezdetétől a rendezvény elpakolásának végéig. 

Hány fő vehet részt a Semmelweis Szalonban tartott rendezvényeken?

A terem befogadóképessége miatt a rendezvényen résztvevők száma nem haladhatja meg a 80 főt.

Milyen előírások vonatkoznak a Semmelweis Szalon berendezési tárgyaira?

A Semmelweis Szalon bútoraira tilos információs, útbaigazító, vagy tájékoztató plakátok, poszterek (pl. pályázati táblák) rögzítése, ez ragasztással és más fizikai behatással sem megengedett.

A Szalonban található Bechstein zongorát lakattal lezárva tartjuk, csak kérésre nyitjuk fel. A zongora épségének megóvása érdekében, kérjük, ne mozgassák a zongorát és ne pakoljanak a hangszerre!

Hogyan és kinél tudom lefoglalni a Semmelweis Szalont?

A Semmelweis Szalont a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságon keresztül lehet lefoglalni Jassó Gabriellánál a 459 1500/55409 telefonszámon. Opcionális foglalásra abban az esetben is van lehetőség, ha a rendezvénybejelentő lap még nem került aláírásra, hogy az adott időpontra ne történhessen más foglalás. Javasoljuk, hogy a foglalt időbe számolják bele az építés és a bontás (vagyis a terem be- és visszarendezésének) időtartamát is.

Ha rendezvény bármilyen okból mégsem valósul meg, jelezzék a JIF és a KRI munkatársa felé.

Hogyan tudom lefoglalni a Semmelweis Szalon kis termét?

A Semmelweis Szalon kistermét jelenleg a Professzorok Semmelweis Kollégiuma használja irodaként. Kérjük, amennyiben rendezvényükhöz feltétlenül szükséges a kisterem, azt előzetesen jelezzék Márton Emőke (marton.emoke@semmelweis-univ.hu) titkárságvezető asszonynak.

A Semmelweis Szalon berendezése, takarítása

A terem berendezéséről és takaríttatásáról a Központi Igazgatási Épület gondnokai, Meleg Pál (meleg.pal@semmelweis-univ.hu) és Fábián-Lakos Csaba (fabian-lakos.csaba@semmelweis-univ.hu) gondoskodnak. A rendezvényt megelőző héten kérjük, tájékoztassák őket az igényelt berendezésről (székek száma, berendezés típusa, ruhafogasok, egyéb igények). A rendezvény után a Szalon eredeti állapotát kérjük visszaállítani legkésőbb a következő munkanap reggel 9 óráig, amennyiben adott napon más rendezvényt már nem tartanak a Szalonban.

Hogyan igényelhetek hang- és vetítéstechnikát a rendezvényhez?

A rendezvényre tervezett hang-technika megrendelése a szervező egység feladata. Amennyiben igényt tartanak rá, a KRI szívesen ad elérhetőséget olyan szolgáltatóhoz, aki megbízhatóan dolgozik és megfelelő helyismerettel rendelkezik.

Vetítés-technikai eszközöket az Informatikai Igazgatóság, Felhasználói Támogatás Osztály osztályvezetőjénél, Kedves Róbertnél (kedves.robert@semmelweis-univ.hu) igényelhet.

 

Milyen catering megengedett a Semmelweis Szalonban?

A rendezvényre tervezett ellátás megrendelése a szervező egység feladata. Amennyiben igényt tartanak rá, a KRI szívesen ad elérhetőséget olyan szolgáltatóhoz, aki megbízhatóan dolgozik és megfelelő helyismerettel rendelkezik.

A Rendezvényszervezési és Rendezvénybiztosítási Szabályzat szerint a Semmelweis Szalon berendezéséhez szervesen hozzátartozó értékek (könyvtár, székek, asztalok, zongora, műalkotások) állagmegóvása érdekében a teremben kizárólag evőeszköz használatát nem igénylő, hideg étel felszolgálása megengedett.

Milyen feltételekkel használható a zongora?

Amennyiben használni szeretnék a rendezvény alatt a szalonban található Bechstein zongorát, kérjük, minden esetben jelezzék a rendezvénybejelentő lapon. A zongorát alapállapotában védőhuzattal letakarva és lakattal lezárva tartjuk, csak kérésre nyitjuk fel.

Mivel a hangszer könnyen elhangolódik, rendezvények előtt javasoljuk a hangoltatását, amely az igénylő egység feladata. Kérésre a KRI elérhetőséget tud biztosítani olyan hangszerészhez, aki már többször hangolta a Szalon zongoráját. Minden esetben az igénylő egység viseli a hangolás költségét, továbbá feladata a hangolás időpontjának egyeztetése (a szolgáltatóval, Jassó Gabriellával a jasso.gabriella@semmelweis-univ.hu  és a KRI-vel a rendezveny@semmelweis-univ.hu címen) is.

Hogyan kérhetem, hogy készüljön tudósítás, fénykép a rendezvényről?

Amennyiben a szervező szervezeti egység igényt tart arra, hogy a rendezvény megjelenjen a semmelweis.hu  eseménynaptárában és szeretnék, ha kollégáink tudósítást készítenének (cikk, fénykép), úgy kérjük, azt minimum két héttel a rendezvény előtt jelezzék a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen a rendezvény meghívójának, programjának megküldésével és az igény megírásával. A szerkesztőség munkatársai az egyetemi Kommunikációs Szabályzatnak megfelelően fognak eljárni.

Kikhez fordulhatok segítségért?

Feladatkör

Illetékes

Elérhetőség

Teremfoglalás

Jassó Gabriella

jasso.gabriella@semmelweis-univ.hu 

Professzorok Semmelweis Tanácsa (kisterem)

Márton Emőke

marton.emoke@semmelweis-univ.hu

Teremberendezés, takarítás

Meleg Pál

meleg.pal@semmelweis-univ.hu

Fábián-Lakos Csaba

fabian-lakos.csaba@semmelweis-univ.hu

Tudósítás

KRI Kommunikációs csoport

hirek@semmelelweis-univ.hu

Rendezvényszervezés

KRI Rendezvényszervezési csoport

rendezveny@semmelweis-univ.hu

Rendezvénybiztosítás

Biztonságtechnikai Igazgatóság

rendezvenybiztositas@semmelweis-univ.hu

Vetítéstechnika

Informatikai Igazgatóság,  Felhasználói Támogatás Osztály

kedves.robert@semmelweis-univ.hu