Betűméret: A A A

GYIK a Semmelweis Szalonban tartott események rendezvényszervezéséről

Az alábbiakban a Semmelweis Szalonban tartott rendezvények szervezésével kapcsolatban leggyakrabban előforduló kérdések és az azokra adott válaszok olvashatók.

Amennyiben további kérdése van, kérjük, keresse a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság (továbbiakban KRI) munkatársait a rendezveny@semmelweis-univ.hu e-mail címen.

Hogyan és kinek szükséges bejelenteni a Semmelweis Szalonban tartott rendezvényt?

A rendezvényt kezdeményező egység 15 munkanappal az esemény előtt a vonatkozó szabályzat 4. sz. mellékletét, a „Semmelweis Szalon rendezvénybejelentő lap” nevű nyomtatványt eredeti példányát aláírva eljuttatja a KRI-hez. A bejelentő laphoz csatolni szükséges a rendezvény tervezett költségvetését is. Az egyetemi egységek által kezdeményezett rendezvény költségei a kezdeményezőt terhelik. A KRI munkatársa 5 munkanapon belül egyezteti azt a mindenkori rektorral és kancellárral, majd a döntésről és a szalon használat lehetőségeiről egyeztet az igénylő egység vezetőjével. A szalonban kizárólag a fenn említett írásos rektori és kancellári engedély birtokában lehet rendezvényt tartani.

A rendezvény biztonságtechnikai bejelentését kérjük, a Biztonságtechnikai Igazgatóság felé tegyék meg (rendezvenybiztositas@semmelweis-univ.hu).

Hogyan vehetem át szervezőként a Semmelweis Szalont?

A rendezvény előtt 12-24 órával (munkaidőben) a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság (KRI) átadja a szalont a szervező egységnek az Átadás-átvételi nyilatkozat kölcsönös aláírásával, mellyel az egység teljes felelősséggel tartozik a terem és a berendezési tárgyak épségéért.

Hogyan vehetem fel a Semmelweis Szalon kulcsát?

A kulcsot a Központi Igazgatási Épület portáján veheti fel. A rendezvény helyszíni lebonyolítását minden esetben a szervező egység végzi a terem berendezésétől a terem visszarendezéséig. A kulcs felvétele és leadása is az egység saját hatásköre. A szalon berendezési tárgyaiért, azok épségéért a szervező teljes körű felelősséggel tartozik.

Hány fő vehet részt a Semmelweis Szalonban tartott rendezvényeken?

A terem befogadóképessége miatt a rendezvényen résztvevők száma nem haladhatja meg a 80 főt.

Milyen előírások vonatkoznak a Semmelweis Szalon berendezési tárgyaira?

A Semmelweis Szalon bútoraira tilos információs, útbaigazító, vagy tájékoztató plakátok, poszterek (pl. pályázati táblák) rögzítése, ez ragasztással és más fizikai behatással sem megengedett.

A Szalonban található Bechstein zongorát lakattal lezárva tartjuk, csak kérésre nyitjuk fel. A zongora épségének megóvása érdekében, kérjük, ne mozgassák a zongorát és ne vegyék le a zongorát védő huzatot se, ne pakoljanak a hangszerre!

Hogyan és kinél tudom lefoglalni a Semmelweis Szalont?

A Semmelweis Szalont a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságon keresztül lehet lefoglalni, a valyon.beatrix@semmelweis-univ.hu címen. Opcionális foglalásra abban az esetben is van lehetőség, ha a rendezvénybejelentő lap még nem került aláírásra, hogy az adott időpontra ne történhessen más foglalás. Javasoljuk, hogy a foglalt időbe számolják bele az építés és a bontás (vagyis a terem be- és visszarendezésének) időtartamát is.

Ha rendezvény bármilyen okból mégsem valósul meg, jelezzék a JIF és a KRI munkatársa felé.

Hogyan tudom lefoglalni a Semmelweis Szalon kis termét?

A Semmelweis Szalon kistermét jelenleg a Klinikai Központ Kabinet használja irodaként. Kérjük, amennyiben rendezvényükhöz feltétlenül szükséges a kisterem, azt előzetesen jelezzék Takácsné Molnár Irén (takacsne.iren@semmelweis-univ.hu) titkárságvezető asszonynak.

A Semmelweis Szalon berendezése, takarítása

A terem berendezéséről és takaríttatásáról a Központi Igazgatási Épület gondnokai, Meleg Pál (meleg.pal@semmelweis-univ.hu) és Fábián-Lakos Csaba (fabian-lakos.csaba@semmelweis-univ.hu) gondoskodnak. A rendezvényt megelőző héten kérjük, tájékoztassák őket az igényelt berendezésről (székek száma, berendezés típusa, ruhafogasok, egyéb igények). A rendezvény után a Szalon eredeti állapotát kérjük visszaállítani legkésőbb a következő munkanap reggel 9 óráig, amennyiben adott napon más rendezvényt már nem tartanak a Szalonban.

Hogyan igényelhetek hang- és vetítéstechnikát a rendezvényhez?

Technikai eszközöket az Informatikai Igazgatóságtól igényelhet, a Felhasználói Támogatás Osztály osztályvezetőjénél (hangtechika@semmelweis-univ.hu e-mail címen).

Milyen catering megengedett a Semmelweis Szalonban?

A rendezvényre a tervezett ellátás megrendelése a szervező egység feladata, azonban amennyiben igényt tartanak rá, a KRI szívesen ad elérhetőséget olyan szolgáltatóhoz, aki megbízhatóan dolgozik és megfelelő helyismerettel rendelkezik.

A Rendezvényszervezési és Rendezvénybiztosítási Szabályzat szerint a Semmelweis Szalon berendezéséhez szervesen hozzátartozó értékek (könyvtár, székek, asztalok, zongora, műalkotások) állagmegóvása érdekében a teremben kizárólag evőeszköz használatát nem igénylő, hideg étel felszolgálása megengedett.

Milyen feltételekkel használható a zongora?

Amennyiben használni szeretnék a rendezvény alatt a szalonban található Bechstein zongorát, kérjük, minden esetben jelezzék a rendezvénybejelentő lapon. A zongorát alapállapotában lakattal lezárva tartjuk, csak kérésre nyitjuk fel.

Mivel a hangszer könnyen elhangolódik, rendezvények előtt javasoljuk a hangoltatását, amely az igénylő egység feladata. Kérésre a KRI elérhetőséget tud biztosítani olyan hangszerészhez, aki már többször hangolta a Szalon zongoráját. Minden esetben az igénylő egység viseli a hangolás költségét, továbbá feladata a hangolás időpontjának egyeztetése (a szolgáltatóval, Valyon Beával a valyon.beatrix@semmelweis-univ.hu, és a KRI-vel a rendezveny@semmelweis-univ.hu címen) is.

Hogyan kérhetem, hogy készüljön tudósítás, fénykép a rendezvényről?

Amennyiben a szervezeti egység igényt tart arra, hogy a rendezvény megjelenjen a semmelweis.hu  eseménynaptárában és szeretnék, ha kollégáink tudósítást készítenének (cikk, fénykép), úgy kérjük, azt minimum két héttel a rendezvény előtt jelezzék a hirek@semmelweis-univ.hu e-mail címen a rendezvény meghívójának, programjának megküldésével és az igény megírásával. A szerkesztőség munkatársai az egyetemi Kommunikációs Szabályzatnak megfelelően fognak eljárni.

Kikhez fordulhatok segítségért?

Feladatkör

Illetékes

Elérhetőség

Teremfoglalás

Valyon Beatrix

valyon.beatrix@semmelweis-univ.hu

Klinikai Központ tájékoztatása

Takácsné Molnár Irén

takacsne.iren@semmelweis-univ.hu

Teremberendezés

Meleg Pál

meleg.pal@semmelweis-univ.hu

Fábián-Lakos Csaba

fabian-lakos.csaba@semmelweis-univ.hu

Tudósítás

KRI Kommunikációs csoport

hirek@semmelelweis-univ.hu

Rendezvényszervezés

KRI Rendezvényszervezési csoport

rendezveny@semmelwei-univ.hu

Rendezvénybiztosítás

Biztonságtechnikai Igazgatóság

rendezvenybiztositas@semmelweis-univ.hu

Hangtechnika

Informatikai Igazgatóság,  Felhasználói Támogatás Osztály

hangtechika@semmelweis-univ.hu