Alább találja azt a sorszámot, amit beilleszthet üzenete tárgy mezőjébe. Kérem az üzenetet másolatban az iktató munkatársa részére is juttassa el, hogy gondoskodhasson az iktatásáról: 

SE10905080

Amennyiben szüksége van még egy vonalkód sorszámra, úgy nyomja meg az újratöltés gombot és a rendszer generál egy másik sorszámot.

Mire jó a sorszám? A sorszám arra jó, hogy miután a munkatársam elérhető lett és utólag iktatja az üzenetet, a címzettnek nem kell ismernie a iktatási számot ahhoz, hogy az iratkezelő rendszerben ki tudja keresni és válaszolni tudjon rá. Ugyanis megfelelő rögzítés esetén a sorszámra is rá lehet keresni a rendszerben, így onnan visszaolvasható az iktatási szám is.
Mikor érdemes sorszámot adni az e-mailnek? Amennyiben iktatási számmal ellátva kellene továbbítani, de nem a munkahelyen tartózkodom és/vagy átmenetileg egy munkatársam sem elérhető/értesíthető hogy, iktatószámmal lássa el az e-mailt.
Mikor kell leggyakrabban iktatni egy e-mailt (iktatási számmal vagy szükség esetén sorszámmal ellátni)?

1. Ha a veszélyhelyzet nem lenne, akkor is iktatva kellene továbbíttatni (akár papír alapon, akár iktatott e-mailben) a dokumentumot.

2. Valamilyen jog (kiadmányozási, aláírási stb…) gyakorlásakor, ami az ide kattintva elérhető rektori-kancellári utasítás alapján a veszélyhelyzetben e-mailben is megtehető. 

3. Valamilyen hivatalos véleményezést, állásfoglalást, adatszolgáltatást teszek más szervezeti egység hivatalos felkérésére, vagy az egyetem nevében külső szervek számára.

4. Amikor hivatalos felkérésekre, megkeresésekre válaszolok (Pl: belső szervezeti egységeknek, közigazgatási szerveknek, más közintézményeknek, hallgatók kérelmeire, betegek panaszaira stb…)

5. Amikor a szervezeti egységem ügyében kérem más belső szervezeti egység hivatalos eljárását, vagy egyetemen kívüli partner részére hivatalos megkeresést küldök.

6. Amikor hivatalos tájékoztatást, beszámolót, jelentést, feljegyzést kérek egy szervezeti egységtől, vagy kérnek a szervezeti egységemtől.

Általában mikor nem kell iktatni egy e-mailt?

1. Ha érdeklődünk egy folyó belső ügymenet épp hol tart, mikorra várható a befejezése, mi történik az ügyben.

2. Olyan belső megkeresést, ahol előzetesen felvilágosítást kérek, hogyan, milyen módon, kinek, milyen információt kell szolgáltatnom egy eljárás megfelelő előkészítéséhez.

3. Ha a saját szervezeti egységem munkatársától akarok kérdezni valamit.

4. Ha egy ügy megoldásához először informális segítséget szeretnék kérni.

5. Ha egy megbeszéléshez egyeztetek időpontot, vagy egy rendezvényre akarok pár kollégát meghívni.

6. Más szervezeti egység munkatársaival tanakodunk azon mi lehet egy ügy megoldása, de még több forgatókönyv is lehetséges, míg nincs beterjeszthető, hivatalosan elbírálható, vagy elém hivatalosan beterjeszthető verzió.

7. Ha egyébként egyetemen belül telefonon is elég lenne megkérdeznem valakit, de éppen nem vette fel, ezért írok róla pár sort.