Betűméret: A A A

K/2/2017. (IV.11.) számú Kancellári utasítás az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén alkalmazandó iktatási rendről

K/2/2017. (IV.11.) számú

Kancellári utasítás

az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén alkalmazandó iktatási rendről

Az egyetemen használt elektronikus iktatási rendszer átmeneti működéskiesése esetén is szükséges biztosítani a Semmelweis Egyetem Iratkezelési szabályzatában foglaltak érvényesülését és az iktatási folyamatok prudens működtetését. Ennek érdekében jelen utasítás szabályozza az iktató szervezeti egységek egyes feladatait az iratkezelő rendszer ismételt működéséig úgy, hogy a jogszabályoknak és a belső szabályozóknak megfelelően az átmeneti időszakban keletkezett iratok utólagos rögzítése megvalósuljon.

  1. Utasítás hatálya

2.1. Jelen utasítás kiterjed a Semmelweis Egyetem mindenkor hatályos Iratkezelési Szabályzata (továbbiakban: IKSZ) alapján iktatás kötelesnek minősülő dokumentumok kezelésére az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén.

2.2. Kiterjed továbbá az átmeneti időszakban beérkező levélküldemények érkeztetésére.

2.3. Jelen utasítás hatálya kiterjed a Semmelweis Egyetem valamennyi iktatási tevékenységet végző szervezeti egységére, továbbá a Központi Postázóra.

2.4. Jelen utasítás a kiadás napján lép hatályba és visszavonásig érvényes.

  1. Iktatandó dokumentumok nyilvántartási kötelezettségéhez kapcsolódó általános rendelkezések

2.1. Az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén is köteles minden szervezeti egység gondoskodni arról, hogy az iktatási kötelezettség alá eső dokumentumok nyilvántartásba vétele maradéktalanul megvalósuljon.

2.2. Jelen utasítás hatályba lépésétől annak visszavonásáig az iktatáshoz szükséges adatokat a szervezeti egységek a jelen utasítás mellékletét képező, szerkeszthető formában az alábbi linken: http://semmelweis.hu/jogigfoig/iratkezeles/iratkezelo-rendszer-atmeneti-elerhetetlenseg/ elérhető, Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzésben kötelesek vezetni az iratok későbbi iktatásáig.

2.3. Az átmeneti időszakban a papíralapú iratok beazonosítására a vonalkód szolgál. Az elektronikus iratokban szerepeltetni kell a Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzésben szereplő sorszámot.

2.4. A Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzésnek tartalmaznia kell minden olyan információt az iratról, amely a hatályos IKSZ alapján az elektronikus iratkezelő rendszerben való utólagos rögzítéshez szükséges.

2.5. Minden szervezeti egység köteles a szervezeti egységnél keletkező és a külső partnerektől beérkező, nyilvántartásba vételi kötelezettség alá tartozó dokumentumot utólag beiktatni az elektronikus iratkezelő rendszerben. Az utólagos rögzítés határideje az átmeneti időszakra vonatkozó rendelkezést hatályon kívül helyező külön kancellári utasításban kerül kihirdetésre.

2.6. Az átmenti időszak végén lezárt Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzés elektronikus másolatát az utólagos nyilvántartásba vétel befejezésével egyidőben, de legkésőbb a kijelölt határnapon meg kell küldeni a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság (jog@semmelweis-univ.hu; másolatban igazgatas@semmelweis-univ.hu) részére iktatott e-mail formájában.

  1. A központi levelezési címre érkező levélküldemények nyilvántartásához kapcsolódó rendelkezések

3.1. Az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén is köteles a Központi Postázó gondoskodni a központi levelezési címre érkező levélküldemények nyilvántartásáról.

3.2. A levélküldeményeket az átmeneti időszakban az alábbi formátumú érkeztetőszámmal kell ellátni:

ÉH-sorszám/év

3.3. Jelen utasítás hatályba lépésétől annak visszavonásáig a Központi Postázó érkeztető munkatársa az érkeztetéshez szükséges adatokat a belső szabályozók szerinti Érkeztető Táblázatban köteles vezetni, illetve ezzel továbbítani a küldeményeket a szervezeti egységek számára.

3.3. Az Érkeztető Táblázatnak tartalmaznia kell minden olyan információt a levélküldeményről, amely a hatályos IKSZ alapján az iratkezelő rendszerben való rögzítéshez szükséges. 

  1. Az átmeneti időszakra vonatkozó különös iratkezelési rendelkezések

4.1. A szervezeti egységnél keletkező vagy oda beérkező elektronikus iratokról az átmeneti időszak alatt papíralapú példányt kell készíteni.

4.2. Az iktatást végző munkatárs minden iratnak minősülő dokumentum egy példányát köteles vonalkóddal ellátni, amit kézzel szükséges felvezetni az irat másolati, valamint másodlati példányaira is.

4.3. A Központi Postázó által az átmeneti időszakban érkeztetett küldemények utólagos iktatásakor az „Érkeztetett” mezőt NEM állásba kell állítani, az érkeztető sorszámot pedig „Megjegyzés” mezőben kell rögzíteni.

4.4. Az átmeneti időszakban a kimenő irányú iktatott iratok átadás/átvételét kézbesítő könyvben kell rögzíteni és azzal megküldeni a Központi Postázónak.

 Kelt: 2017. április 11.

                                                                                                    Szász Károly

                                                                                                                    kancellár

Mellékletek:

  1. sz. melléklet: Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzés bejövő irányú iratok számára
  2. sz. melléklet: Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzés kimenő irányú iratok számára
  3. sz. melléklet: Dokumentum Nyilvántartó Feljegyzés belső irányú iratok számára
  4. sz. melléklet: Érkeztető Táblázat

A K/2/2017. (IV.11.) számú Kancellári utasítás az elektronikus iratkezelő rendszer átmeneti elérhetetlensége esetén alkalmazandó iktatási rendről aláírt, beszkennelt változata az alábbi linken megtekinthető, letölthető: K/2/2017. Kancellári utasítás

Kategória: Körlevelek és utasítások, Utasítások | A közvetlen link.