EKORL/3/2017. (VIII.16.) számú rektori-kancellári körlevél a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódóan előírt, kötelező szakmai beszámoló elkészítéséről

EKORL/3/2017. (VIII.16.) számú rektori-kancellári körlevél

a szervezeti egységek vezetői, munkáltatói jogkör gyakorlói és a kiküldetések szakmai megbízói részére a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódóan előírt, kötelező szakmai beszámoló elkészítésnek szükségességére vonatkozóan.

„A kiküldetések szabályosságának ellenőrzése” tárgyú vizsgálatról készült ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások alapján az alábbiak betartására hívjuk fel a szervezeti egységek vezetőinek, munkáltatói jogkör gyakorlóinak és a kiküldetések szakmai megbízóinak figyelmét.

1.A külföldi kiküldetések esetében a Kiküldetési Szabályzat előírásai szerint a kiutazó a hazaérkezést követően 15 napon belül szakmai beszámolót köteles készíteni és azt az engedélyezőhöz/szakmai megbízóhoz benyújtani. A vizsgálat során megállapításra került, hogy ezen előírások nem kerülnek maradéktalanul betartásra, a Kiküldetési Szabályzatban előírt szakmai beszámoló nem minden esetben készült el, vagy az ellenőrzés adatkérése nyomán került elkészítésre.

Felhívjuk valamennyi szervezeti egység vezetőjének, munkáltatói jogkör gyakorlójának, illetve a kiküldetések szakmai megbízóinak figyelmét arra, hogy a mindenkor hatályos kiküldetési előírások szerinti szakmai beszámoló elkészítésére vonatkozó előírások maradéktalanul betartásra kerüljenek.

2. Az ellenőrzés során néhány esetben megállapításra került, hogy a kiküldetési rendelvényen (belföldi, külföldi) az engedélyező nem a munkáltató jogkör gyakorlója volt, hanem például a kötelezettségvállaló helyettese. Továbbá néhány esetben az aláírási jog gyakorlására a jogszabályokkal ellentétesen került sor, például a kötelezettségvállalási jogot gyakorló közalkalmazott is részt vett kiküldetésben. A leírtak alapján nem minden esetben kerültek betartásra a Kiküldetési Szabályzatban, illetve a Kötelezettségvállalási Szabályzatban foglaltak.

Felhívjuk a szervezeti egységek figyelmét arra, hogy a kiküldetéshez kapcsolódó bizonylatokon a kiküldetésben részt vevő nem lehet azonos személy az engedélyezővel/szakmai megbízóval, illetve a kötelezettségvállalóval. Szükséges, hogy az aláírási jogkörökre vonatkozó előírások maradéktalanul betartásra kerüljenek.

Kérjük, hogy a szervezeti egységek vezetői, munkáltatói jogkör gyakorlói és a kiküldetések szakmai megbízói a fentiekre tekintettel járuljanak hozzá a kiküldetésre vonatkozó előírások betartásához.

 

Budapest, 2017. augusztus 16.

 

Dr. Szél Ágoston                                                       Dr. Szász Károly

egyetemi tanár, rektor                                                          kancellár