E/3/2017.(V.23.) számú rektori-kancellári utasítás a Pályázati Szabályzat egyes rendelkezéseinek részletes szabályozásáról

E/3/2017. (V. 23.) számú
rektori-kancellári utasítás
a Pályázati szabályzat egyes rendelkezéseinek részletes szabályozásáról

A Szenátus 138/2015. (XI.26.) számú határozatával elfogadta a Pályázati szabályzatot (a továbbiakban: Psz.)  (http://semmelweis.hu/jogigfoig/dokumentumtar/szabalyzattar/). A Szervezeti és Működési Rend 3/A. § (12) bekezdésében foglalt hatáskörömben eljárva, a hatályos szabályzat egyes rendelkezéseinek részletszabályait az alábbiak szerint állapítom meg.

1. A pályázati igény benyújtása (Psz. 2.3.1. pont)

            Valamennyi dokumentum ki- és feltöltésében az Innovációs Igazgatóság munkatársai    segítséget nyújtanak.

  • Tekintettel arra, hogy a Pályázati szabályzat 2.3.2. (4) bekezdése szerint a PFB testületi ülésének kezdeményezésére legkésőbb az ülés előtti 5. munkanapon kerül sor, a PFB-kérelmeket – az 5 munkanapot megelőzően – minél korábban el kell juttatni az Innovációs Igazgatóság számára. A nem időben vagy utólagosan benyújtott igények tárgyalására csak kivételes esetben kerülhet sor a késedelem megfelelő indoklása mellett.
  • Nem kell a PFB számára benyújtani a Psz. 2.3.2 (10) és (11) bek. szerinti pályaműveket.

2. Stratégiai pályázati felhívások, projektek 

  • Az egyetem tudományos és gazdasági vezetése stratégiai jellegűnek minősíthet egyes pályázati felhívásokat, tervezett projekteket. A stratégiai jellegűnek minősítés szempontjai különösen a következők:
  •  
    1. a felhívás, tervezett projekt megjelenése az egyetem Intézményfejlesztési tervében;
    2. a tervezett projekt költségvetésének 500 millió Ft feletti összege;
    3. a felhívásra beadható egyetemi pályaművek korlátozott száma;
    4. a tervezett projektben az egyetem több szervezeti egységének részvétele;
    5. a felhívás, tervezett projekt jelentősége az egyetem tudományos és gazdasági érdekei szempontjából.
  • A stratégiai jellegű pályázati felhívások listáját és a támogató szerv által előre jelzett benyújtási határidejét a http://semmelweis.hu/innovacios-igazgatosag/ honlapon az Innovációs Igazgatóság folyamatosan közzéteszi. Az adott felhívás stratégiai jellegét az igazgatóság jelzi hírlevelében is a kiírás meghirdetésekor, valamint felhívja az érdeklődő kutatók figyelmét e tényre.
  • A stratégiai felhívásokra benyújtott pályaművek esetében a PFB testületi ülés [Psz. 2.3.2. (4)-(7) bek.] keretében dönt. Az ülésen a pályázók rövid prezentáció keretében mutatják be a tervezett projektjük legfontosabb szakmai és pénzügyi elemeit. A prezentáció elkészítését és tartalmilag egységes megjelenítését az igazgatóság a http://semmelweis.hu/innovacios-igazgatosag/palyazat/palyazati-felugyelo-bizottsag/ honlapon elhelyezett sablonnal segíti.
  • A pnyr-lapot, valamint jelen utasítás 1.2. pontjában szereplő dokumentumokat benyújtó, stratégai felhívásra pályázók meghívást kapnak a PFB ülésére. Esetükben különösen fontos a pályázati szándék időben történő jelzése a testületi ülés megszervezése, az előterjesztések szakszerű előkészítése, a prezentációk összeállítása, valamint a pályázók és a PFB megfelelő felkészülése érdekében.
  • A PFB döntéshozatalára a továbbiakban a Psz. 2.3.2. pontjában foglaltak érvényesek.

3. A pályaművek költségvetésének tervezése, a központi hozzájárulás mértéke

  • A pályaművek költségvetését az egyetemi központi költségekhez való hozzájárulás (a továbbiakban: központi hozzájárulás) figyelembevételével kell megtervezni; ennek mértékét az éves vezetői költségvetés tartalmazza [Psz. 2.3.3.1. (3) bek. B) a) pont].
  • Amennyiben a pályázati felhívás, útmutató nem teszi lehetővé a vezetői költségvetésben meghatározott központi hozzájárulás általános (rezsi-) költségként történő elszámolását, a projekt szakmai és adminisztratív megvalósításán a pályázó (vagy a központi, tömb-, kari) szervezeti egységeknél dolgozók személyi kiadásait kell elszámolni a projektben végzett tevékenységük mértékéig vagy ezen szervezeti egységekben a projektmegvalósítással összhangban felmerülő dologi költségeket. E szabály alkalmazásában a Pénzügyi Igazgatóság és az Innovációs Igazgatóság munkatársai nyújtanak segítséget.
  • Amennyiben a pályázati felhívás, útmutató nem teszi lehetővé a 3.1 és 3.2. pontokban foglaltak érvényesítését, a központi hozzájárulás alóli teljes vagy részleges mentesítésről a PFB vagy – két ülés között – a kancellár dönt. [Psz. 2.3.2. (9) bek. d) pont]. A mentesítésre vonatkozó kérelmet jelen utasítás 1.2. pontjában hivatkozott dokumentumokkal együtt kell eljuttatni az Innovációs Igazgatóság számára.
  • Mentesek a központi hozzájárulás alól az infrastruktúrafejlesztési, építési, épület-felújítási, eszközbeszerzési és más, a felhalmozási költségek között elszámolható kiadások (ezek áfa-val számított beszerzési értéke) [Psz. 2.3.2. (9) bek. e) pont].
  • A központi hozzájárulás tervezésekor figyelembe kell venni az adott pályázati felhívásban, útmutatóban foglaltakat. A Horizont 2020 keretprogram legtöbb felhívása esetében a 25%-os rezsit (flat rate) csak a közvetlen költségekre vetítve lehet/kell elszámolni, azaz ezt az összeget kell központi hozzájárulásként érvényesíteni.
  • Nem terheli központi hozzájárulás az egyéni vagy bér- és ösztöndíj-jellegű pályázatok (pl. OTKA, Marie-Skłodowska Curie Akciók) olyan költségelemeit, amelyek a kutató személyéhez (pl. kutatói költség-egység, Researcher Unit Cost) közvetlenül kötődnek. A hozzájárulás ilyen esetekben csak a pályázatban meghatározott intézményi, rezsi jellegű költségekre (pl. intézményi költség-egység, Institutional Unit Cost) vonatkozik.
  • A PFB – a pályázó kérelmére – mérlegeli a központi hozzájárulás alóli teljes vagy részleges mentesítést abban az esetben, ha a pályázó önerőt vállal a felhívásból eredően kötelező jelleggel. A PFB az önerő vállalásához, illetve – ebben az esetben – a központi hozzájárulás alóli teljes vagy részleges mentesítéshez nem automatikusan, hanem szakmai és gazdasági megfontolást követően járulhat hozzá.
  • Amennyiben a pályázatban az egyetem vállalja a konzorciumvezetői vagy projektmenedzsmenti feladatokat, a költségvetésben a felhívás vagy útmutató által lehetővé tett, maximális összegű koordinációs, illetve projektmenedzsmenti költségeket kell betervezni. Közbeszerzést tartalmazó projekt esetén pedig a felhívás, útmutató szerint elszámolható közbeszerzési költségeket kell tervezni a költségvetésben.
  • Az egyetem által benyújtott pályázatok esetében külső pályázatíró, illetve külső projektmenedzser igénybevétele csak kancellári egyetértés mellett valósulhat meg. Az erre vonatkozó döntést az Innovációs Igazgatóság készíti elő a kancellár számára. Ezt a rendelkezést nem kell alkalmazni olyan konzorciumi pályázatok esetében, amelyeknél nem az egyetem a konzorciumvezető.
  • A PFB által hozott határozatokra vonatkozóan későbbi felülvizsgálatnak, mentesítési kérelemnek csak abban az esetben van helye, ha a pályázat szakmai, illetve pénzügyi megvalósításával kapcsolatban korábban nem ismert, lényeges körülményváltozás következett be. Ilyenkor a PFB újratárgyalja a benyújtott kérelmet, vagy két ülés között erről a kancellár dönt.

4. Szerződéskötés, megvalósítás

  • Egy benyújtott pályamű támogatásáról vagy elutasításáról szóló döntés kézhezvételét követő 5 munkanapon belül a pályázó (kijelölt projektmenedzser, kapcsolattartó) köteles az értesítés másolatát az Innovációs Igazgatóság számára megküldeni. Amennyiben az igazgatósághoz jut el a támogatói döntés, e szervezeti egység gondoskodik az érintettek értesítéséről [Psz. 2.4. (2) bek.]. A szerződéskötés folyamatáról a Psz. 2.4. pontja rendelkezik.
  • Alapesetben a PFB jelöli ki a projektmenedzsmentet [Psz. 2.3.2. (9) bek. j) pont]. Amennyiben a benyújtott pályaműre vonatkozó PFB-eljárás során még nem alakult ki javaslat a projektmenedzsment személyi összetételére, a PFB nem hoz erről döntést.
  • A támogatási szerződés hatálybalépését követően, a projektmenedzsment (ha még nincs, akkor a pályázó szervezeti egység) belső rendelési (CO) számot igényel a projekt részére a Kontrolling Igazgatóságtól az erre rendszeresített nyomtatványon, amit az igazgatóság 2 munkanapon belül az igénylő rendelkezésére bocsátja [Psz. 2.5.1. (1) bek.].
  • A PFB által kijelölt projektmenedzsment (vagy ennek hiányában a pályázó szervezeti egység) a projekt feletti kötelezettségvállalási jogot biztosító felhatalmazás kiadását kezdeményezi a projektmenedzser részére a Kötelezettségvállalási Szabályzat szerint a Gazdasági Főigazgatóság felé a projektmenedzser megbízását igazoló dokumentum (rektor vagy kancellár által kiadott megbízás vagy a pályázatban történt megjelölés) másolatának benyújtásával.
  • Felhatalmazás kiadását kell kezdeményezni a projekt egyéb gazdálkodási jogkör gyakorlói számára a Kötelezettségvállalási Szabályzat „Aláírás bejelentő adatlap” c. nyomtatvány Gazdasági Főigazgatóságra történő benyújtásával, amelyen javaslatot kell tenni a szakmai teljesítésigazoló, pénzügyi ellenjegyző, érvényesítő, kancellári egyetértési joggyakorló és helyetteseik személyére, valamint a kötelezettségvállaló helyettesére.

5. Fenntartási kötelezettség

  • A pályázatok jelentős részében a megvalósult projekt eredményeit a zárást követően meghatározott ideig a kedvezményezettnek fenn kell tartania. A fenntartási időszakban felmerülő költségek a projektet megvalósító szervezeti egységeket terhelik (Psz. 2.5.6. pont).
  • A fenntartási időszakban jelentkező, illetve vállalt kiadásokat a pályázat benyújtását megelőzően, a PFB-eljárás keretében kell bemutatni a PFB_palyazati_kerelem_sablon fenntartásra vonatkozó részeinek kitöltésével. A PFB a fenntartási kötelezettségek teljesíthetőségét is mérlegeli döntése meghozatalakor.
  • Az EMMI 7073/2016/FEKUT. ikt. sz. levelében foglaltaknak megfelelően, a hazai operatív programok (pl. EFOP, VEKOP, GINOP, KEHOP) keretében beadni tervezett pályázatok, támogatási igények hivatalos benyújtása előtt 15 nappal az egyetem köteles minden, olyan projektjavaslatot a fenntartónak megküldeni, amely esetében a dokumentáció megőrzésén és a fenntartási időszakban történő adatszolgáltatáson kívül fenntartási kötelezettség van (különösen a HR-kapacitások megőrzése, a szolgáltatások vagy az infrastruktúra működtetése területén). Az előírt adatszolgáltatást az Innovációs Igazgatóság teljesíti az EMMI felé; a pályázók pedig kötelesek a fenntartásra vonatkozó információkat az igazgatóság számára legkésőbb 16 nappal a beadás előtt megküldeni (PFB-eljárás esetén a PFB-dokumentáció részeként.) A szükséges információkat a PFB_fenntartasi_nyilatkozat sablon kitöltésével kell megadni.
  • Az Innovációs Igazgatóság folyamatosan nyilvántartást vezet a fenntartási kötelezettségekkel rendelkező, nyertes projektekről. A kimutatás tartalmazza a szakmai és pénzügyi kötelezettségeket, horizontális vállalásokat a fenntartás teljes időszakára vonatkozóan, évenkénti bontásban. Nem kell szerepeltetni a nyilvántartásban azokat a projekteket, amelyekben a dokumentáció őrzésén és a fenntartási időszakban történő adatszolgáltatáson kívül más kötelezettség nem terheli az egyetemet (megvalósító szervezeti egységet).
  • Az érintett szervezeti egységek éves költségvetésének elkészítésekor a Gazdasági Főigazgatóság ellenőrzi a fenntartás pénzügyi kötelezettségeihez szükséges fedezet rendelkezésre állását az adott egység költségvetésében az Innovációs Igazgatóság által megadott adatok alapján. A szakmai, horizontális kötelezettségek, vállalások teljesítését az Innovációs Igazgatóság követi nyomon. A fenntartási kötelezettség teljesítésének ellenőrzésére – különösen a fedezet rendelkezésre állása tekintetében – ellenőrzési nyomvonalat kell készíteni.
  • A fenntartásra vonatkozó, 5.4. pont szerinti nyilvántartást az igazgatóságnak első ízben jelen utasítás hatálybalépésével párhuzamosan kell elkészítenie és a 2017. évi adatokat a főigazgatóság számára megküldenie.

6. Bérmaximum alkalmazása európai uniós projektek esetén

  • Az EMMI 14289/24/2017/FEKUTSTRAT iktatószámú levele bérmaximum alkalmazását írja elő a kiemelt, standard és egyszerűsített kiválasztási eljárású, európai uniós társfinanszírozású projektek megvalósítása során.
  • A projekt menedzsere, pénzügyi és szakmai vezetője esetében a kifizethető személyi bér maximális összege bruttó 747.228 Ft. Amennyiben a projekt keretében alprojektvezetőt foglalkoztatnak, a számára biztosítható személyi bér legfeljebb bruttó 586.444 Ft lehet.
  • A projektmenedzsmentet és a szakmai megvalósítókat segítő asszisztensi, koordinátori, junior és senior munkatársi bérköltség maximumát a hivatkozott levél havonta bruttó 291.000 Ft-ban határozza meg.
  • A szakmai megvalósításban közvetlenül részt vevő szakemberek személyi bérének maximális összege FEOR kód alapján, 30%-os eltéréssel tervezhető. A tervezéshez szükséges statisztikai adatok a Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat honlapján találhatók. (http://nfsz.munka.hu/engine.aspx?page=afsz_stat_egyeni_berek_2015 foglalkozásonként – közfoglalkoztatottak nélkül)
  • Jelen rendelkezéseket alkalmazni kell mind a támogatási szerződéssel még nem rendelkező, mind pedig a már rendelkező projektek esetében. Utóbbiaknál lehetőség van a támogatási szerződés módosításának mérlegelésére, abban az esetben, ha ez nem veszélyezteti a már folyamatban lévő projektek végrehajtását. Ez az intézkedés azonban nem érinti azokat, a konzorciumi formában megvalósuló projekteket, amelyek nem az EMMI irányítási és felügyeleti jogkörébe tartozó tagokat is tartalmaznak.
  • A bérmaximumok alkalmazását valamennyi, európai uniós projekt esetében ellenőrzik a támogatások szabályszerű felhasználásáért felelős szervezetek.
  • Az Innovációs Igazgatóság folyamatosan adatokat szolgáltat az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság számára az érintett európai uniós projektekről; a Pénzügyi Igazgatóság pedig az e projektekhez tartozó belső (CO) rendelési számokról. Az adatszolgáltatást első alkalommal jelen utasítás hatálybalépésével párhuzamosan kell elvégezni. A kimutatás alapján a főigazgatóság áttekinti az érintett projektek esetében alkalmazott bérezési gyakorlatot, és ha ezek nem felelnek meg az EMMI előírásainak, intézkedést tesz az illetményekre vonatkozó megállapodások módosítására.
  • Amennyiben fenti módosítás a támogatási szerződés felülvizsgálatát indokolná, erre az Emberierőforrás-gazdálkodási Főigazgatóság az Innovációs Igazgatósággal közösen tesz javaslatot az egyetem rektora és kancellárja számára.

7. Záró rendelkezés

  • Jelen utasítás a JIF alhonlapján történő közzétételt követő napon lép hatályba.
  • Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Tájékoztatás a pályázatok benyújtásával kapcsolatos követelményekről című, a 2/2016. számú kancellári körlevéllel elfogadott és a 6/2016. számú kancellári körlevéllel módosított körlevél.
  • Jelen utasítás a Pályázati szabályzat – ezen utasítást követő – első módosításáig hatályos.

Budapest, 2017. május 23. 

      Dr. Szél Ágoston                                                                                       Dr. Szász Károly

              rektor                                                                                                     kancellár

 

Letölthető változat:

E/3/2017.(V.23.) számú rektori-kancellári utasítás a Pályázati Szabályzat egyes rendelkezéseinek részletes szabályozásáról