Az egyetemi munkatársak nemcsak az internetes oldalon kaphatnak tájékoztatást a projektről, hanem közvetlen emailt is küldött nekik Dr. Szél Ágoston rektor, illetve Dr. Szász Károly kancellár." />

Az egyetemi munkatársak nemcsak az internetes oldalon kaphatnak tájékoztatást a projektről, hanem közvetlen emailt is küldött nekik Dr. Szél Ágoston rektor, illetve Dr. Szász Károly kancellár." /> Folyamatos tájékoztatás az új iratkezelési rendszerről az egyetem honlapján – Semmelweis Hírek

Már elérhetők az egyetemi honlapon az új,  egységes iratkezelési rendszer bevezetésével kapcsolatos információk és tájékoztatók.  Az erről szóló menüpont a  Jogi és Igazgatási Főigazgatóság honlapján belül található és csak az egyetem belső hálózatából látható: http://semmelweis.hu/jogigfoig/iratkezeles.

Az egyetemi munkatársak nemcsak az internetes oldalon kaphatnak tájékoztatást a projektről, hanem közvetlen emailt is küldött nekik Dr. Szél Ágoston rektor, illetve Dr. Szász Károly kancellár. A levélben a projektre vonatkozó információk mellett azt kérték, hogy mindenki támogassa az átalakítást.

A projekt irányító bizottságának november 9-i ülésén elhangzott, hogy Márton Noémi projektmenedzser végigjárta a dékáni hivatalokat, illetve egyeztetett a Doktori Iskola titkárságával is az iratkezelés tervezett változásairól.  Az esetlegesen felmerülő sajátosságok miatt külön egyeztető fórum jön létre ezen szervezeti egységek részvételével. További egyeztetések lesznek klinikaigazgatókkal, az intézetigazgatókkal és a tömbigazgatóságokkal is annak érdekében, hogy a szervezeti egységek vezetői is részletes tájékoztatást kapjanak az iratkezelési rendszer várható változásairól.

A bizottság elfogadta, hogy 2016 január 1-től egységes iktatókönyvet vezetnek be az egyetemen,  a szervezeti egységek nevében pedig csak az arra feljogosított munkatársak rendelkeznek majd iktatási jogosultsággal a Poszeidon rendszerben.  A kijelölt felhasználók számára oktatást szerveznek, mely két részből áll majd: az elsőben áttekintik és felfrissítik az iratkezeléssel   kapcsolatos általános ismereteket, a másodikban pedig a Poszeidon iratkezelési rendszer használatával kapcsolatos  újdonságokkal ismertetik meg a résztvevőket.  Az oktatások november 11-től folyamatosan indulnak.

Az iktatás mellett a hatékony belső postázás érdekében átalakul a körposta jelenlegi rendszere is. Az egyetemi körposta az intézmény belső iratforgalmát és egyéb hivatalos jellegű küldemények továbbítását végzi. A központi postázó a beérkező küldemények és a szervezeti egységek közötti küldemények esetében központi elosztó funkciót lát majd el.  Levélpostai küldeményeket kizárólag a központi postázón keresztül lehet feladni és a szervezeti egységeknek kötelező lesz használni ezt a rendszert.  A változások eredményeként a küldemények gyors (napon belüli vagy a délután feladott küldemények esetében másnap délelőtti) célba juttatása is megoldható lesz. A változásokkal összefüggésben –  a kibővített feladatkör miatt – a központi postázó több lépcsőben új, végleges helyre költözik. Az ezzel kapcsolatos átszervezési és tervezési folyamatokat már elindította a Műszaki Főigazgatóság – derült ki a PIB ülésén.

Tóth-Szabó Szilvia

A cikket a Semmelweis Egyetem Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatósága tette közzé.