Az év végi pénzügyi zárlati feladatokkal kapcsolatban az alábbi tájékoztatást adom, és egyben kérem a leírtak szerinti eljárásrend megvalósítását.
1. Átutalásos számlák kezelési rendje
A 2018. év zárásakor csak könyvelt állapotú számla lehet az SAP rendszerben. Ennek érdekében az alábbi ügyviteli folyamatok betartását kérem.
Szállítói és kiküldetési előlegek átutalása 2018. december 12-ig kérhető. A 2018. év folyamán átutalt és teljesített előlegek végszámlával történő rendezésének határideje 2018. december 22.
Azon pályázatoknál, amelyek elszámolási határideje 2018. december 31. napja, a pályázat terhére elszámolni kívánt, szabályosan felszerelt, beigazolt számlák beküldési határideje 2018. december 15.
A 2018. december 14-e előtt a szervezeti egységekhez beigazolásra küldött forintban és devizában kiállított szállítói számlák Pénzügyi Igazgatóságra való beküldésének határideje 2018. december 18.
Az ezt követően beérkezett 2018. évi teljesítésű számlák iktatására, 2019. január 15. napjáig van lehetőség. Az igazolt és a szabályosan felszerelt számlák Pénzügyi Igazgatóságra való beküldésének határideje 2019. január 25. 12 óra.
Abban az esetben, ha a számla beigazolása nem lehetséges (pl.: kerethiány miatt), a szervezeti egységnek haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül előrehozott keretet kell igényelnie a Kontrolling Igazgatóságon keresztül a jelen tájékoztató 1. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően, részletes indoklással ellátva.
A 2018. évi beszámoló kapcsán a könyvekben csak azokat a számlákat lehet kötelezettségként felvenni, amelyek jogilag, gazdaságilag a mérleg fordulónapján már fennállnak és a SAP rendszerben 2019. január 20. napjáig a megrendelés, mint előzetes kötelezettségvállalás berögzítésre került.
A 2018. évben a Magyar Államkincstár 2018.12.21-én fogad utoljára utalást. Ezen a napon KIZÁRÓLAG azokat a számlákat tudjuk elutalni, amelyek 2018. december 20. napjáig, hibátlanul, azaz eredetiben, beigazolt állapotban, hiánytalanul felszerelve és a kötelező aláírásokkal ellátva beérkeznek a Pénzügyi Igazgatóságra.
A 2018. évre vonatkozó 2019. január 31-e után 2019. február 15-ig csak azok a szállítói számlák fogadhatóak be, amelyek rendelkeztek SAP rendszerbe rögzített megrendeléssel a számla kiállítását megelőzően. Amennyiben ez a feltétel nem teljesül, a számlához csatolni kell egy feljegyzést az integritást sértő eseményről a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző aláírásával ellátva. A 2019. évre iktatott és 2018. évi teljesítésű számlához minden esetben csatolni kell a feljegyzést a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző aláírásával. A feljegyzésnek tartalmazni kell az azonosításra alkalmas adatokat (FI száma, számla kiállítója, SAP kódja, teljesítés dátuma, összeg, alap + áfa bontásban) és az indokolást (pl. teljesítés után 15 nappal miért nem történt meg a számla kiállítása, ha kiállítás megtörtént a szállító mikor postázta, iktatás, beigazolás elhúzódásának oka, stb.).
A Pénzügyi Igazgatóság kizárólag szabályosan kiállított, a Kötelezettségvállalási szabályzatnak megfelelő, eredeti bizonylat alapján tudja az átutalást teljesíteni. A nem megfelelő bizonylatok alapján történő kifizetés az Egyetem Szervezeti integritást sértő eseménynek kezelésének eljárásrendje alapján integritást sértő eseménynek minősül, ami a szabályzat szerinti eljárást vonja maga után.
2. Pénztári elszámolások év végi rendje
A Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően év végén készpénzellátmány nem maradhat a szervezeti egységeknél, ezért azokkal legkésőbb 2018. december 12-ig el kell számolni és a maradványt 2018. december 19-ig a Főpénztárba be kell fizetni.
Ezzel egyidejűleg 2018. december 12-ig a Főpénztárba kérjük megküldeni a 2019. évi ellátmányigényeket a terhelendő költséghely és pénzügyi alap megjelölésével, az ellátmányok felvétele 2019. január 03-tól történhet.
Az eseti vásárlási előlegek elszámolása
A korábban a pénztárból elszámolásra kiadott előlegekkel legkésőbb 2018. december 7-ig el kell számolni. A 2018. december 7. napja után felmerült kiadásokra eseti előleg írásban igényelhető a pénzügyi igazgatótól. Ezen előlegekkel a felvételt követő 3. munkanapon belül, de legkésőbb 2018. december 19-én 12 óráig kell elszámolni. Ezt követően a pénztárban kifizetés nem lehet.
A 2018. évi készpénzes számlák könyvelésének tárgyévben kell megtörténnie, 2019-ben 2018. évi készpénzben kifizetett számla nem számolható el.
Készpénzben beszedett bevételek kezelése
A 2018. december 12-ét követő készpénzben beszedett bevételeket minden esetben legkésőbb a beszedést követő munkanapon be kell fizetni a Főpénztárba. A készpénzes bevételek befizetésének legvégső határideje 2018. december 27-én 12 óra.
Kérem, fokozottan figyeljenek a készpénzes számlák beszedés napjára történő kiállítására is.
3. 2018. évi teljesítésű vevői számlák kiállítása és bevételek kezelése
A 2018. évi teljesítésű vevői számlák kiállításának határideje 2019. január 15. napja (azon tételek, melyek esetében a számla dátuma és teljesítési határideje 2018. évi). Amennyiben a 2018. évi teljesítésű számla 2019. január 15-e után, illetve 2019. évben kerül kiállításra a gazdasági vezető koordinátor írásban igazoló jelentést ad a pénzügyi igazgató részére a számla késedelmes kiállításának okáról.
A kincstári utasítás szerint az Egyetem könyveiben az év végi zárást követően azonosítatlan bevétel nem maradhat. Ennek érdekében kérem, fokozottan figyeljenek a számlázási határidők betartására. Amennyiben az Egyetemhez számlahivatkozás nélküli bevétel érkezik, az ehhez tartozó számlát az értesítéstől számított 24 órán belül ki kell állítani.
4. Nyitott megrendelés állomány
A nyitott megrendeléseket kérjük 2019. január 10-ig felülvizsgálni, amelyik teljesült, de még nem érkezett be a hozzá tartozó számla, azt haladéktalanul be kell kérni, és a nem teljesült tételeket pedig törölni kell. Amennyiben a megrendelés a 2019. évben fog megvalósulni, kérjük a szállítási dátumot a SAP rendszerben módosítani, a határidő: 2019. január 29.
Felhívom a felelősök figyelmét arra, hogy a határidők be nem tartása felelősségre vonást von maga után.
Budapest, 2018. december 4.
Tisztelettel:
Baumgartnerné Holló Irén
1. sz. melléklet
Kérelem
2019-es költségvetési keret terhére történő
keretnyitás 2018. évre
Tisztelt Főigazgató Asszony!
Azzal a kéréssel fordulok Önhöz, hogy szíveskedjen engedélyezni a ………………. szervezeti egység részére a 2019. évi költségvetési keret terhére keretnyitást 2018. évre.
Összeg Költséghely Alap Pénzügyi központ
Részletes indoklás:……. .,
Budapest, 2019.
………………………….. …………………………..
szervezeti egység vezetője szervezeti egység ellenjegyzője
kötelezettségvállaló